Алексей Дудин - Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

Практическое задание № 7Подумайте и запишите, как можно исходя из специфики вашего бизнеса и размеров компании наладить процесс обмена необходимой информацией по «дебиторке» и долгам между сотрудниками.

Шестое: определите, как будет документально закреплена созданная система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами. Какими документами будут руководствоваться сотрудники в своей работе. На крупных предприятиях, безусловно, необходимо написать и утвердить соответствующие приказы, процедуры и регламенты и ознакомить с ними весь персонал, участвующий в работе с «дебиторкой». Что касается небольших компаний с численностью 5–7 человек, то можно обойтись минимальным количеством документов, ознакомить с ними персонал и убедиться, что сотрудники поняли и приняли к исполнению соответствующие стандарты работы с дебиторской задолженностью и долгами. В случае неправомерных действий сотрудников, которые повлекли за собой причинение имущественного ущерба компании, наличие документа с подписью сотрудника об ознакомлении с «правилами игры» по предоставлению клиенту отсрочки платежа и взыскании долга в случае просрочки платежа клиентом будет правовым основанием для предъявления претензий к сотруднику и применением мер дисциплинарного взыскания.

Практическое задание № 8Определите и затем запишите, какими документами будут закреплены в вашей организации правила работы с клиентами при предоставлении им отсрочки платежа и при взыскании просроченной задолженности.

Седьмое: созданную систему управления «дебиторкой» и долгами, как и любую другую систему менеджмента, необходимо регулярно проверять, анализировать и совершенствовать. При этом важно, чтобы по итогам внесенных в систему изменений происходило повышение результативности и эффективности [14] ее работы. Именно эти два показателя имеют значение для бизнеса, а отнюдь не показная красота от созданных бумаг или инструментария, которым никто по факту в своей деятельности не пользуется.

Так, например, включение в число обязательных интернет-ресурсов какого-либо нового сайта, на котором можно многое узнать о потенциальном контрагенте, приведет к улучшению результатов проверки контрагента перед заключением сделки и будет полезно для компании. А вот, скажем, разработка и выпуск красиво оформленного корпоративного кодекса по работе с клиентами-должниками, могут обернуться «выброшенными на ветер деньгами», если данный документ не будет использоваться персоналом в работе.

Практическое задание № 9Определите, а затем запишите, как часто вы будете собирать сведения по работе с «дебиторкой» и долгами (один раз в неделю, один раз в две недели, один раз в месяц, один раз в квартал и т. п.); какую именно информацию вы будете брать для анализа (например, общий размер дебиторской задолженности, соотношение нормальной и неоправданной «дебиторки», размеры сомнительной и безнадежной задолженности и причины ее возникновения и т. п.); какую информацию вы будете принимать по итогам анализа для решения о необходимости (или отсутствии таковой) изменения созданной системы для повышения ее эффективности.

Нурматова Екатерина, заместитель директора компании «Гарант-Викомэс». Начав читать, сразу понимаешь – а ведь это про нас! В стремлении увеличить клиентскую базу и расширить рынки сбыта товаров и услуг многие предприятия вынуждены сознательно идти на сделки, результатом которых становится дебиторская задолженность. В практике, когда целью нашего взаимодействия с покупателем являются его повторные покупки у нас, мы регулярно сталкиваемся с проблемой: оказывать ли услуги и дальше, если у клиента уже образовалась дебиторская задолженность? Каков размер лимита доверия по срокам и суммам, который мы можем предоставить данному конкретному клиенту, учитывая, что на рынке есть конкуренты? В своей деятельности мы регулярно сталкиваемся со следующим аргументом клиентов: «Мы заплатим вам позже, подождите…» Верить или нет? И если верить, то насколько? И какому количеству клиентов мы можем таким образом пойти навстречу, чтобы их сохранить? Особенно острой эта проблема становится в условиях, когда клиентская база большая и руководитель уже физически не может отслеживать каждого должника и держать руку на пульсе. А значит, встает вопрос о назначении ответственных лиц и о разработке системы, которая помогла бы этот процесс контролировать.

Скрипник Олег, внутренний аудитор интегрированной системы менеджмента, инженер по маркетингу ООО «Волгоградсервис». Поскольку каждая компания индивидуальна, то и создаваемая система управления дебиторской задолженностью должна быть разработана с учетом общих принципов, но под задачи и особенности конкретной компании. Помнить об особенностях и возможностях компании важно не только на этапе создания системы управления, но и в процессе ее анализа и совершенствования. Любое улучшение должно внедряться не для «галочки», а для того чтобы компания получала от этого действительную пользу.

Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». Создав и внедрив систему управления дебиторской задолженностью, важно очень тщательно контролировать действия сотрудников компании, исполняющих все разработанные регламенты и процедуры. При этом особое внимание должно уделяться тем сотрудникам, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами. Так, мне в своей профессиональной практике доводилось сталкиваться с тем, что кредитные комитеты, создаваемые в компании для оценки клиентов, вводятся в заблуждение торговыми представителями, которые предоставляют (иногда по собственной инициативе, а иногда по договоренности с клиентом) «подправленную» отчетность, чтобы согласовать сделку и обеспечить себе выполнение плана продаж. Порой встречаются случаи откровенного мошенничества. Например, торговые представители порой отгружают товар без документов. То есть приезжает покупатель, забирает товар, делая при этом себе «левые» документы на провоз. В документах указывается, что покупатель везет свой же товар, но между удаленными складами. Для решения вопросов с ГИБДД в случае остановки и проверки транспорта в процессе перевозки этого было достаточно. В подобной ситуации у компании официально не возникало дебиторской задолженности, но и товара при этом у нее тоже не было.