Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

• организацию всестороннего обеспечения (информационного, ресурсного, эргономического и т. п.) управленческого персонала, сохранение его здоровья и поддержание высокой производительности труда;

• распределение (уточнение) задач структурных подразделений и обязанностей должностных лиц при выполнении конкретных задач управления;

• выявление и использование резервов экономии труда управленческого персонала.

Технологизация внутренней работы органов управления социальных служб заключается в разработке и применении различных технологий при выполнении тех или иных видов работ с целью обеспечения необходимого качества результатов этой работы. Технологии внутренней работы органов управления определяют целесообразный порядок выполнения конкретных ее видов и даже отдельных операций.

Технологизация внутренней работы в социальных службах предполагает использование технологий:

• планирования работы органов управления;

• планирования личной работы;

• проведения совещаний;

• подготовки выступления

и других.

Планирование работы органов управления социальных служб и его технология. В целях упорядочения деятельности органов управления по формированию и реализации управленческих воздействий для достижения целей организации, а также для обеспечения собственной жизнедеятельности проводится планирование деятельности самих органов управления социальных служб.

Основанием для проведения планирования работы органов управления социальных служб служит «План работы организации в текущем году». Соответственно в каждом органе управления разрабатывается «План работы на год (период)», производится детальное планирование подготовительных и обеспечивающих мероприятий, выполняемых органом управления и направленных на безусловное выполнение соответствующих планов организации и достижение ее целей в указанном году (периоде).

Распределение в «Плане работы органа управления» мероприятий по срокам, масштабам и их содержанию должно быть увязано с целями организации и должно обеспечивать наращивание уровня подготовки органов управления путем перехода от решения простых задач к сложным. При этом, по возможности, «План работы органа управления» должен быть гибким по отношению к возможным корректировкам при изменении обстановки и уточнении задач.

При планировании работы в органе управления должны исходить из принципа приоритетности, поскольку установление приоритетов является фундаментом эффективной управленческой деятельности. В связи с этим заслуживает внимания следующий опыт установления приоритетов. Все задачи рекомендуется разделять на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленной цели. При этом процентная доля более важных дел от всего их количества остается в целом неизменной. Статистика свидетельствует, что важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % от количества всех задач и дел, которыми занят орган управления (руководитель). Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %. На важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20 % общего числа и 20 % значимости всех дел или мероприятий. Менее важные или «несущественные» задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач (мероприятий), но имеют незначительную долю – примерно 15 % в общей «стоимости» всех дел. Из всего этого вытекает важный вывод для планирования управленческой деятельности: планировать время следует в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел. Указанный анализ (подход) получил наименование – «АБВ».

Технологическая последовательность планирования деятельности органа управления социальной службы поэтапно представляется в следующем виде:

1. Определение исходных данных, к которым относятся:

• цели деятельности, определяемые из уяснения задач, стоящих перед организацией, и задач на планирование; при этом следует определить иерархию целей – главные, текущие, последующие, первоочередные;

• сроки достижения целей;

• задачи, решаемые организацией в настоящее время и предстоящие в перспективе;

• период или этап деятельности организации;

• состояние организации, достигнутый уровень развития, наличие ресурсов;

• состояние органа управления (укомплектованность, квалификация, распределение специалистов и персонала по задачам, текущим и перспективным, уровень методического обеспечения, обеспеченность оргтехникой и ЭВТ и т. д.);

• участие органа управления в мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями;

• перечень задач, в которых орган управления участвует прямо, частично или косвенно, а также другие необходимые данные.

2. Определение замысла работы органа управления (главной задачи деятельности, основных путей и способов ее решения) по управлению подчиненными, а также по обеспечению собственной деятельности.

3. Определение перечня задач, которые следует решить в планируемом периоде, их ранжирование в соответствии с главной задачей и целями деятельности, а также в соответствии с мероприятиями и задачами, решаемыми вышестоящими организациями.

4. Определение мероприятий, проведение которых обеспечит решение задач и достижение целей руководства организацией и функционирование органа управления.

5. Распределение персонала органа управления с учетом загруженности, квалификации и др. по решаемым задачам и мероприятиям с определением сроков и целесообразной последовательности их решения.

6. Распределение ресурсов органа управления для решения стоящих задач.

7. Определение методов, способов и форм деятельности, используемых при решении задач.

8. Определение порядка коммуникаций.

9. Планирование контроля выполнения мероприятий, решения задач и достижения целей, включая контроль исполнения.

10. Определение имеющихся резервов органа управления в целях решения задачи адаптивного управления.

11. Оформление результатов планирования в виде документа требуемой формы и содержания.

Результаты планирования деятельности органа управления социальной службы отражаются либо в соответствующем плане работы организации, либо в плане работы органа управления, либо в различных планах для решения соответствующей задачи.

План работы органа управления социальной службы оформляется согласно требованиям, установленным в соответствующем ведомстве, организации. План подписывается руководителем (начальником) органа управления и утверждается руководителем организации.