Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

Кроме того, задачи должны быть доведены своевременно с учетом времени доставки приказа и времени, необходимого для работы подчиненных органов управления; способы передачи информации о задачах должны соответствовать обстановке и возможностям подчиненного.

Общий порядок работы органов управления по доведению задач обычно устанавливает руководитель организации. Выбор форм, способов и средств доведения задач должен отвечать требованию обеспечения быстрой и надежной постановки задач, чтобы предоставить подчиненным достаточное время на всестороннюю подготовку к решению поставленной задачи.

Основными способами доведения решений (задач) являются следующие:

• устно – при непосредственном общении с подчиненными лично или по техническим средствам связи;

• письменно – путем передачи приказов, распоряжений и т. п.;

• передачей заранее определенных условных кратких команд, приказов (сигналов).

Доведение решений, задач может осуществляться одновременно до всех подчиненных, формирований, должностных лиц (циркулярно) или избирательно.

Выбор способа доведения решений (задач) зависит от многих обстоятельств: срочности и важности решаемой задачи, взаимоотношений между руководителем и подчиненным, обстановки, наличия сил и средств и т. д. В любом случае выбранный способ должен исключать возможность искажения смысла передаваемого.

Как правило, устные, недокументированные распоряжения отдаются в связи с решением задач малой и средней сложности в небольших подразделениях, а также при дефиците времени. Смешанный способ доведения решений (задач) – сначала устное, например по телефону, с последующим письменным подтверждением применяется при выполнении важных задач для повышения оперативности управления.

Решения (задачи) могут доводиться с использованием языковых, зрительных и слуховых форм передачи информации. Это могут быть приказы, указания, поручения. Приказ обязывает подчиненного точно в установленные сроки выполнить задание определенным способом. По содержанию приказ может быть предписывающим, запрещающим или инструктирующим. Приказ, отдаваемый устно, называется командой. Иногда приказы в качестве дополнительной информации могут содержать перечень санкций, следующих при нарушении сроков или порядка их выполнения.

В отличие от приказов указания и поручения регламентируют только содержание задания, оставляя обычно подчиненным свободу выбора способа действия, а иногда и сроков исполнения.

При доведении решения следует иметь в виду, что в большинстве своем люди слабо воспринимают отдаленную перспективу и всегда начинают с того, что им ближе и понятнее. Следует поэтому ясно формулировать задание, четко определять сроки выполнения его этапов для правильного распределения сил в процессе работы. Чтобы исполнитель хорошо понимал смысл, важность и обоснованность поставленных задач, их необходимо увязывать со сложившейся ситуацией; поэтому информирование о ней должно быть по возможности более полным, а выводы – логичны.

Ставя задачу, руководитель обязан убедиться в хорошем понимании ее смысла, исключив возможность дополнительных несанкционированных поручений, определить исполнителю сроки и формы отчетности. Чтобы убедиться в правильном понимании задачи, руководитель может использовать различные методы (способы): повторение подчиненным полученного распоряжения или его ключевых моментов; представление подтверждения о получении задачи; представление ему на утверждение замысла действий (решения) по выполнению поставленной задачи и т. д. В любом случае порядок доведения задач, выбранные формы и способы должны обеспечить исключение искажений, изменения смысла и одинаковую трактовку руководителем и подчиненным стоящей задачи.

• Этап создания организационной структуры имеет главной целью подбор такой совокупности исполнителей и органов управления (в том числе из имеющихся), которая обеспечила бы выполнение принятого решения (задачи).

Создание организационной структуры осуществляется в целях учреждения нового формирования, объединения потенциалов подразделений для новых возможностей, использования (получения) новых технологических возможностей. При ее создании должна обеспечиваться возможность адаптации к новым условиям, обеспечения структурно-функциональной устойчивости созданной системы, а также совершенствования и развития системы.

К основным методам создания организационной структуры можно отнести собственно создание новой структуры, интеграцию, реорганизацию; модернизацию и реформирование с сохранением основы существующей структуры. В зависимости от решаемых задач данный этап реализуется с использованием таких форм организационных мероприятий, как формирование, переформирование, расформирование, перевод в другой штат, внесение изменений в штат, передислокация, переподчинение.

Для создания организационной структуры необходимо структурировать много элементов так, чтобы подразделения могли выполнять свои планы и тем самым достигали бы целей предназначения. К элементам, подлежащим структуризации, можно отнести: существующие организации, подразделения и их элементы; силы и средства управления и их элементы; задачи и их составляющие; подразделения и персонал, решающие задачи; полномочия и ответственность; ресурсы и порядок деятельности; связи и отношения.

Главным в создании (адаптации) организационной структуры является совокупность функций и задач, определенных в решении: именно они определяют состав формирования, число и предназначение подразделений, их соотношение и формы взаимодействия. Организационная совокупность функций на пути решения задачи в той или иной комбинации образует структурное построение подразделения.

В общем случае для построения структуры, выполняющей решение, необходимо определить:

• функции и задачи организации в целом, а также возложенные на штатные подразделения (должностных лиц) и степень их соответствия решаемой задаче;

• состав работ и операций, их характер и содержание, а также возможности выхода их за рамки штатных (возможностей);

• какие структурные подразделения (штатные или нештатные) привлечь к выполнению задачи;

• какими средствами следует выполнять задачу;

• каких должностных лиц и какой квалификации требуется привлечь;

• целесообразный тип построения создаваемой структуры той организационной формы, которая будет осуществлять процесс выполнения решения (при этом предпочтение следует отдавать типу структуры, позволяющей упростить связи);