Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

• удобное деление на уровни (управления) в соответствии с технологией, подчиненность и права.

Применительно к организации выполнения решения в социальной службе определение организационной структуры для его выполнения представляется в следующей последовательности:

• определение цели действий;

• декомпозиция цели на задачи по признакам: подцели (подзадачи), необходимые специалисты и техника, время выполнения;

• определение состава оборудования, техники и других средств, личного состава и других ресурсов, обеспечивающих выполнение каждой подзадачи;

• разбивка на подразделения (отделения, смены, группы и т. п.);

• изучение порядка выполнения задачи и степени взаимосвязанности действий подразделений, потребностей их координации;

• организация управления и взаимодействия.

Правильно установленная ступенчатость – одно из условий работоспособности организационной структуры. Для этого следует четко определить круг задач и полномочий каждой ступени. При этом ступенчатость построения структуры не следует смешивать со ступенчатостью выполнения решения (задачи). Многоступенчатость выполнения решения (задачи) ликвидируется при рациональной технологии и достаточных полномочиях низших звеньев.

Создаваемая структура должна обеспечить как выполнение решения (задачи), так и примерно одинаковую напряженность деятельности должностных лиц с учетом специфики подразделения.

Следует помнить, что типовая (штатная) структура фиксирует лишь принципиальные моменты структуры подразделения (формирования). Там, где объем и виды деятельности часто изменяются, целесообразно поэтому типизировать не саму структуру подразделения (органа управления) и его численность, а лишь методику ее построения и определения основных факторов, влияющих на структуру. Тогда структура организации (подразделения, ОУ) будет наиболее полно соответствовать конкретным особенностям деятельности. Адаптация структуры к задаче способствует ее выполнению и венчает процесс технологической перестройки функционирования организации (подразделения) в соответствии с решением.

Для организации выполнения принятых решений (планов) крайне важным является определение технологии (порядка и методов) этого процесса, поскольку технология является структурообразующим элементом любой деятельности. Организуя работу (деятельность), следует поэтому определиться, какие задачи (подзадачи) должны быть отработаны для выполнения решения, а также определить, как их выполнить. Это важно, поскольку порядок и методы их решения позволят установить необходимые взаимоотношения, связи для целесообразного течения процесса выполнения решения.

Установление технологической последовательности организаторской деятельности позволяет исключить хаотическое движение к цели. Это важнейший элемент организации управляемого выполнения принятых решений, этап организации процесса деятельности. Он включает в себя: определение содержания процессов деятельности по решению задачи; установление целесообразных (желательных) схем и методов выполнения задач; необходимую регламентацию деятельности по выполнению задач (решения в целом).

Содержание процессов деятельности по решению задачи определяется путем последовательного выделения по каждой функции и задаче входящих в нее действий. Данный этап организации выполняется методом проведения специального анализа, направленного на устранение дублирования работ и операций, их нецелесообразных накладок (совмещений). На практике руководители и органы управления (ОУ) проводят такой анализ, как правило, на основе опыта и исходя из наличия времени. Уровень детализации зависит от звена (уровня) управления. Применительно к конкретному должностному лицу содержание выполняемых работ и операций зависит от разделения и кооперации труда, определяющих специализацию. Разграничение функций и задач специализирует должностное лицо на выполнение определенных видов действий с учетом должности, сложности задач и необходимой квалификации.

Исходя из содержания действий определяются рациональные методы и средства их выполнения. Например, координационную операцию «совещание» можно провести по селектору, а можно собрать должностных лиц в кабинете, то есть для решения задачи руководитель должен представлять и зачастую определять, как ее следует решать, какими методами (способами) и средствами.

Спроектированная руководителем технология выполнения задачи для практической реализации в ходе ее решения подлежит регламентации, то есть закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. Объектами регламентации являются состав и содержание процессов, этапов работ и операций по выполнению решения, а также форма их завершения. Форма регламентации может быть различной: приказ для организации (подразделения); инструкция должностному лицу; указание по порядку выполнения операции; команда для сотрудника; операционно-технологическая карта выполнения работы отделением; алгоритм, график работы для специалистов и т. д.

Поскольку решения и задачи в социальной организации выполняют исполнители, важным практическим этапом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает персонал для конкретной деятельности исходя из оценки самой задачи, ее важности, срочности и сложности, а также оценки персонала – его возможностей, требуемой и имеющейся квалификации, опыта, взаимоотношений и психологической совместимости, психофизиологических качеств и др. Подбор исполнителей проводится по требуемому разнообразию мастерства, определенности задания, существенности задачи и ее самостоятельности (автономности), а также по обратной связи.

Собственно подбор исполнителей осуществляется с учетом их компетентности и ответственности, профессионализма и деловых качеств в соответствии со сложностью, специфичностью и самостоятельностью выполнения стоящих перед ними задач.

При распределении задач и обязанностей следует исходить из принципа строгой специализации по функциям и задачам, что создает наилучшие условия для их выполнения. Полномочия от вышестоящего руководителя делегируются в случае необходимости, а не вообще и, кроме того, в интересах выполнения задачи. Очевидно, что это должно производиться с учетом профессионализма и деловых качеств должностных лиц, коим эти полномочия делегируются, и фиксироваться документально в приказе, распоряжении и т. п.

При организации выполнения решений (планов) должна быть четко определена ответственность исполнителей до конкретного должностного лица включительно. Эта ответственность устанавливается в пределах компетенции, согласно штатному расписанию или предоставленным полномочиям и при необходимости закрепляется документально.