Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

В качестве примера «респектабельных» электронных адресов приведем следующие:

Ivanov.Sergey@company.ru

Ivanov_S@company.ru

Ivanov_SA@company.ru

Последний пример, кстати, говорит о том, что в штате компании может быть больше 1000 человек (то есть в электронной базе сотрудников возможно наличие нескольких Сергеев Ивановых). Или что в организации принято обращаться по имени и отчеству (если вы получите письмо от такого адресанта, на всякий случай запомните его имя и отчество – наверняка, эти данные будут указаны в поле «От кого»).

Блажен, кто вовремя созрел…

К разговору о деловых нормах в области коммуникаций нужно добавить еще одно пожелание. Адресовано оно в первую очередь студентам. А также «вечным студентам» и, в общем, всем, кто вовремя не созрел.

Можно оставаться вечно молодым в душе, но если вы придете в солидный офис в шортах, вам как минимум сделают замечание. Интерьеры молодежных компаний и холлы креативных агентств с баскетбольными кольцами и теннисными столами – не в счет. Мы говорим об общих правилах. Даже «неформалы» из сетей продаж мобильных телефонов или туристического снаряжения обязательно носят корпоративные футболки желтого или оранжевого цвета. Ведь так удобнее клиентам – покупателям.

Поэтому, придя в «обычный» офис, нужно не только сменить шорты на брюки с рубашкой, но и привыкнуть к тому, что теперь вы не Вася «Террор» Петров, бас-гитарист начинающей рок-группы, а менеджер по закупкам Василий Петров – респектабельный сотрудник преуспевающей фирмы. Чем быстрее произойдет эта трансформация в вашем сознании, тем лучше для вашего профессионального роста. Вечером вы можете снова становиться «Террором» и сотрясать слушателей децибелами, но на 8 часов в день (с 10.00 до 18.00) об этом лучше забыть, если только солист вашей группы не начальник фирмы, где вы трудитесь.

В приложении к нашей – информационной – теме это означает, что из angel_1986@mail.ru или vasilek@gmail.com вам придется теперь стать petrova.lidiya@company.ru или ivanov.vasiliy@company.ru. Кстати, имеет смысл завести и «мейловские» (или «гмейловские» и любые другие) личные ящики именно с такими логинами на случай, если понадобится сообщать каким-либо деловым партнерам личный электронный адрес. Да и с любимого «исторического» и неофициального почтового ящика всегда можно настроить переадресацию на новый «резервно-личный» ящик – и сделав последний основным, не потерять прежних друзей.

Это верно даже для такого неформального средства общения, как «аська» (ICQ). Во многих компаниях «аську» не блокируют, а воспринимают как оперативное средство бизнес-коммуникации с внешним миром. Если вдруг вы обнаружите, что большая часть делового общения у вас происходит по этому каналу, то, может быть, пора уже переименоваться из VASVAS в Василия Иванова, а в профиле вместо иконки в виде забавного покемона поставить деловое фото?

Догадываюсь, сколько возмущенных обвинений в формализме я вызову этим эпизодом. Готов возразить на них, исходя из личного опыта. В моем списке в интернет-пейджере нет ни одного ника, огромный список контактов нереально было бы ассоциировать в уме с настоящими именами и фамилиями. Поэтому все новые контакты я заношу в «аське» в группу «Рабочие» под реальными фамилиями и именами (а если хватает места в графе, то указываю и компанию). И мне намного удобнее обсуждать рабочие вопросы, если при общении я вижу в профиле не покемона, а нормальное фото нормальной девушки или нормального молодого человека. Догадываясь, что я и сам могу быть 50-м номером в чьем-то списке контактов, я подписан в «аське» не замысловатым ником, а реальными именем и фамилией, а на фото в профиле у меня даже есть галстук.

Я вовсе не призываю в массовом порядке штамповать «офисных сухарей» из веселых студентов. Я говорю о банальной экономии внимания и интеллектуальных сил ваших деловых партнеров. Что же до неформального общения, то я «отнюдь его не против», но всему свое место и свое время. Мне, например, деловой стиль общения никак не мешает на выходных встречаться со сноубордистами (а в течение рабочей недели – деловыми партнерами) и «зажигать не по-детски» на подмосковных горках.

Bonus pack

Чем еще можно дополнить первичный набор сведений о себе (визитка, подпись к электронному письму)?

В первую очередь можно подумать о своей деловой фотографии в электронном виде. Ваши партнеры могут поместить ее как в ваши контакты в ежедневнике (Outlook отводит для этого специальное поле), так и на определитель номера в мобильном телефоне (большинство современных моделей позволяют настроить индивидуальный профиль на каждую запись из списка контактов). Нужно ли прикреплять ее к каждому письму (подобно графическому наполнению писем в виде фона)? Не думаю, что это хорошая идея. Во-первых, это может значительно увеличить трафик, пользователи мобильного Интернета (владельцы коммуникаторов) не скажут вам спасибо ни за задержку в получении объемных писем, ни за оплату лишнего трафика (бывает ведь, что обсуждение текущих вопросов растягивается на пару десятков писем). Во-вторых, не стоит делать свое фото фоном для писем и таким образом «девальвировать» это изображение. Пусть лучше специальная («ручная») отсылка вашей фотографии будет проявлением хорошего отношения к партнеру. А вот в «аське» фотография, повешенная в профиль, вполне уместно будет сопровождать весь процесс общения.

Также можно задуматься о какой-то дополнительной информации о себе или своей организации, если часто приходится рассылать письма людям, которые не знакомы с деятельностью вашей компании. Эта информация может быть полезна для них. В практике PR такой небольшой набор сведений о фирме называется «бэкграундер» (от англ. background – фон). Он содержит краткий набор информации в виде сухих фактов и тезисов. В каком объеме приводить эти дополнительные сведения, зависит от конкретного случая. Чаще всего дается минимальный фрагмент такой информации, сопровождаемый отсылкой на корпоративный сайт: «Прочитать больше о деятельности нашей компании вы сможете здесь… (ссылка)». В любом случае дополнительные сведения нужно сообщать ниже подписи и как-то отделять их от основного текста, чтобы во время переписки по конкретным вопросам этот бэкграундер не отвлекал.

В зависимости от ситуации может понадобиться снабдить ваши электронные письма (или набор печатной информационной продукции) разными дополнительными материалами (например, ссылками, документами, графиками, видеороликами и т. д.). Готовя все эти информационные продукты (письма, пакет документов или даже визитку), помните, что они ориентированы на потребителя. Попробуйте представить себя в роли этого потребителя, и дело пойдет лучше. Как говорят англичане, try walking in my shoes («Попробуй походить в моих ботинках»). Русская поговорка не менее жизненна: «Побывать в чужой шкуре»…