Дидье Нуайе - Как провести собрание

8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?

9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?

10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?

1. Представьте участников друг другу, если они не знакомы.

2. Напомните всем о цели собрания.

3. Подчеркните важность стоящей перед вами задачи и необходимость участия всех присутствующих в ее решении.

4. Определите круг вопросов, вынесенных на обсуждение, и предложите план совместной работы.

5. Попросите участников высказать свое мнение о теме и предлагаемом плане собрания: вам нужно убедиться, что они со всем согласны. Учтите их предложения.

6. Расскажите, каким образом вы хотите организовать обсуждение, и что при этом потребуется от его участников.

7. Обозначьте временные рамки собрания и, если считаете необходимым, установите время для перерывов.

8. Назначьте секретаря собрания.

Встреча участников собрания очень важна для создания рабочей атмосферы. Поэтому обязательно представьте людей друг другу, если они не знакомы.

Для организации рабочей группы необходимо:

• дать людям возможность узнать друг друга, предоставить каждому право быть услышанным и понятым, представиться самому, сообщить, в чем вы видите смысл встречи, чего вы от нее ждете и т. д.;

• добиться, чтобы люди осознали общую цель, стремились к ее достижению и отчетливо представляли себе реальное положение дел.

Никакие совместные действия невозможны без доброй воли участников и активного вовлечения в них каждого.

Начало собрания не должно быть вялым и невыразительным. Нужно пробудить интерес у аудитории, привлечь ее внимание, предложить что-то новое и неожиданное.

Для этого существует много способов, выберите наиболее подходящий.

Вы можете:

• вывести на экран цитату или изображение, связанные с предметом обсуждения и дающие «пищу для ума»;

• показать на экране расчеты, отражающие ваши нынешние или планируемые результаты в сравнении с результатами конкурентов;

• рассказать поучительный случай из жизни, сославшись при этом на свидетельство одного из присутствующих;

• предложить блиц-опрос по обсуждаемой проблеме (по принципу «согласен/ не согласен»);

• предложить присутствующим разбиться на пары и подготовить 1–2 вопроса по теме.

Избегайте рутины, старайтесь каждый раз придумывать новый «зачин», особенно для о регулярных заседаний.

Идите к цели, не отклоняясь от курса.

Установите правила игры, сформируйте рабочую группу, следите за тем, чтобы никто не потерял нить разговора, время от времени обобщайте сказанное и т. д.

Вовлекайте в разговор всех присутствующих и активизируйте рабочую группу.

Создайте непринужденную обстановку, поощряйте дискуссию, следите за реакцией участников и учитывайте ее, чтобы избегать тем, на которых разговор начинает «пробуксовывать».

Вы ведь не всегда одинаково ведете машину? Все зависит от дороги и движения. Так и на собрании: вам приходится менять стиль поведения в зависимости от темы и цели встречи.

Задача ведущего – создать и активизировать рабочую группу, а не работать вместо нее. Однако он – часть команды и не может занимать нейтральную или неопределенную позицию. Ведущий – не судья, но и не простой игрок: он играет и судит одновременно.

1. Ведущий предоставляет слово для выступления и следит, чтобы никто никого не перебивал.

2. Побуждает присутствующих высказываться (особенно тех, кто склонен отмалчиваться), задает вопросы, наводящие на размышления.

3. Создает доверительную атмосферу, в которой каждый, не стесняясь, говорит то, что думает.

4. Сопоставляет различные позиции участников, вовлекая их в обсуждение, чтобы прояснить суть спора.

5. Своим вниманием и интересом к сказанному подает пример успешного взаимопонимания и сотрудничества.

6. Постоянно следит за тем, чтобы все хорошо понимали друг друга. Для этого дает свои формулировки сказанного.

7. Высказывает свои соображения для более глубокого обсуждения проблемы. При необходимости предлагает другие формы работы.

Иногда участники собрания не только не понимают друг друга, но и проявляют по отношению к другим равнодушие, соперничество, враждебность и т. д. Ведущий должен вовремя увидеть и устранить эти трения, чтобы добиться слаженной работы.

Для этого у него есть немало способов:

• придавать вес и значимость мнениям каждого участника, подхватывая и развивая его мысль;

• разрядить обстановку шуткой;

• прояснить мотивы того или иного выступления, причины разногласий;

• правильно представить выступающего;

• обратить внимание докладчика на реакцию окружающих;

• предложить посмотреть на ситуацию со стороны и обменяться мнениями по поводу стиля общения;

• показать собравшимся, что обсуждение зашло в тупик;

• или наоборот, вызвать у них чувство гордости за достигнутые результаты.

1. Лучше всего иметь две флип-чартерные доски, тогда одну из них можно использовать исключительно для записи выводов.

2. По мере необходимости вывешивайте на листах бумаги важную для усвоения информацию.

3. Напишите цель собрания на доске.

4. Запишите и поясните порядок предстоящей работы.

5. Отображайте на доске ход собрания, фиксируйте употребляемые термины.

6. Записывайте промежуточные выводы, пункты, по которым достигнуто согласие.

7. При этом не концентрируйтесь исключительно на доске, сохраняйте визуальный контакт со слушателями.

8. Пишите крупно, понятно.

9. По возможности, заранее подготовьте необходимые графики, рисунки или таблицу для классификации внесенных дополнений к повестке дня.

10. Предлагайте участникам самим активно использовать доску.

Если выступающий многословен, сделайте краткое резюме сказанного или предложите ему подвести итоги.

Подчеркните общую точку зрения, отметьте те аспекты, по которым достигнуто согласие.

Делайте промежуточные выводы по ходу обсуждения и убедитесь, что участники согласны с ними.

Резюмируйте противоположные точки зрения и найдите в каждой из них рациональное зерно. Совместно выработайте третью точку зрения, учитывающую обе конфликтующие позиции и предлагающую конструктивное решение.