Дидье Нуайе - Как провести собрание

Разногласия – хорошее топливо для дискуссий и коллективного обсуждения. Ведение собрания – это искусство обобщения противоположных точек зрения, позволяющее перейти от пустого декларирования к продуктивному анализу.

Иногда разные точки зрения оказываются непримиримыми. Укажите участникам собрания на очевидный вред такой позиции для работы собрания в целом и для каждого из присутствующих.

1. Начинайте и заканчивайте собрание в назначенное время, соблюдайте объявленные перерывы.

2. Контролируйте время сами или назначьте одного из присутствующих.

3. Не выходите за временные рамки, предусмотренные для каждой части собрания.

4. Напоминайте о поставленной цели, когда теряется нить обсуждения.

5. Не давайте воли болтунам, призывайте их к лаконичности.

6. Наглядно показывайте, насколько продвинулась работа за время собрания, и формулируйте задачи, которые еще предстоит решить.

1. Вам удалось создать благоприятную атмосферу для обмена мнениями?

2. Вы следили за регламентом? Все смогли высказаться? Все внимательно слушали?

3. Вы помогли развить и структурировать идеи, сделать выводы?

4. Вы использовали флип-чарты для обсуждения и формулировки выводов?

5. Вы обратили внимание на трения и избежали возможных конфликтов?

6. Вы разумно использовали время? Достигли ожидаемых результатов?

Предложите рабочей группе план действий – это облегчит совместную деятельность. Порядок действий может быть следующим (в случае необходимости обсудите его с присутствующими):

Предусмотрите в плане собрания работу в мини-группах по 2–3 человека. Так участникам проще высказывать свое мнение, и все будут вовлечены в процесс обсуждения. Поставьте четкие задачи.

Например.

• Найдите два варианта решения данной задачи.

• Выработайте точную формулировку затронутой проблемы.

• Подготовьте три вопроса по теме.

• Сформулируйте аргументы в пользу…

• Выдайте рекомендации по продлению сроков эксплуатации оборудования.

• Обозначьте лимит времени 5-15 минут и форму презентации материала: например, подготовка стенда, плаката.

Дайте каждому участнику листок бумаги и фломастер (такая работа возможна и в парах).

Поставьте вопрос на обсуждение и напишите его на доске.

Попросите участников записать свой ответ (предложение, вопрос).

Время пошло (5-10 минут).

Пишем:

• одну мысль – на один листок;

• фразу, понятную без комментариев;

• крупно, ярко, чтобы было видно издалека.

Соберите листочки, прочтите каждую фразу вслух.

Прикрепите их к доске, сгруппировав по смыслу.

Или например:возможные возражения и ответы на них, потенциальные риски и превентивные меры; задачи и действия, направленные на их решение, и.т.д.

Нарисуйте таблицу на доске и запишите идеи участников.

Вы можете также раздать им листки и сгруппировать их предложения на доске.

1. Определите «объект атаки». На какой вопрос мы хотим ответить?

2. Напомните всем участникам правила мозгового штурма.

• Полная свобода. Каждый говорит то, что думает.

• Никого не критикуем. Судить будем потом.

• Чем больше – тем лучше. Максимум идей в сжатый срок.

• Прислушивайтесь к другим, впитывайте их мысли.

• Все записывайте.

3. В течение 10 минут все высказывают свои идеи.

4. Рассортируйте и классифицируйте высказанные идеи.

5. Выберите несколько идей, которые стоит развить и воплотить.

Обсуждение будет продуктивным, если за короткое время каждый сможет высказаться.

Совет:

задаем конкретный вопрос;

каждый записывает ответ на бумаге и передает соседу; приветствуются все идеи;

каждый участник добавляет свою мысль, даже если она кажется нелепой или нереальной, либо повторяет предыдущую (с некоторыми изменениями); каждый листок проходит минимум два круга.

1. Разрядите обстановкуанекдотом, вспомните забавный случай, приведите яркий пример. Опирайтесь на неоспоримые факты.

2. Бросьте вызов.Проведите аналогию между случаем из личной практики и опытом участников. Покажите плюсы и минусы.

3. Меньше общих рассуждений, больше дела.Говорите короткими и простыми фразами. Выражайте свои чувства и намерения к действию.

4. Наступайте по всем фронтам: ваши речь и поза, визуальные средства, текст – все это стратегическое оружие.

5. Следуйте трем правилам: я заявляю тему, я выступаю, я подвожу итоги.

Примеры.

• Разбиваемся на пары, отводим несколько минут на размышление и начинаем обмен мнениями.

• Организуем круглый стол, пусть каждый выскажется по наболевшему вопросу.

• Работаем в мини-группах над поиском решений.

• Записываем на доске предложения каждого участника и обсуждаем их.

• Блиц-опрос: отвечаем на вопросы, проверяем понимание участниками основных моментов.

• Моделируем ситуации для проверки эффективности предложенных решений.

В конце собрания вам понадобится время, для того чтобы:

• убедиться в достижении целей;

• проверить, что все поняли суть решения;

• подвести итоги, обсудив соглашения, возможные разногласия, нерешенные вопросы;

• определить, кто возьмет на себя реализацию принятых решений;

• зафиксировать сроки выполнения задач, назначить дату следующей встречи для контроля и корректировки оперативных решений.