И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Не ознакомление принятых на работу с содержанием коллективного договора и других локальных актов, обязательных для ознакомления.

Чтобы «кадровик» трудился ответственно и эффективно, работодатель может его премировать, а Государственная Инспекция Труда– привлекать к административной ответственности через суд. Одним из преимуществ у специалиста по персоналу служит отсутствие у него полной материальной ответственности, в отличии о тех же бухгалтера и кладовщика.

В целом, работа кадровика в небольшой компании заключается в работе с документацией, взаимодействием с её личным составом, в рамках трудового договора, должностной инструкции, локальных нормативных актов и прочих регламентов.

Приказ, выписка из приказа, справка с места работы, личное дело работника – это всё документы, с которыми работает кадровик. И когда ему поступает распоряжение от директора, он должен понимать, о чём идёт речь и что именно от него требуется. Для этого существует «канцелярский язык», в котором все слова-термины строго определены и исключают двойное толкование. И существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

Поэтому изучение делопроизводства стоит начинать с его тезауруса. Что это такое? Из энциклопедии можно узнать следующее:

тезаурус (от греч. θησαυρός « сокровище»), в общем смысле – специальная терминология. Более строго и предметно – словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике – особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.

Ниже даны общие понятия из «языка делопроизводителя», которыми оперируют в работе все те, кто связан должностными обязанностями с работой с документами: от директора, до офис-менеджера.

Делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.

Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.

Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.