Олеся Филиппова - Массовый подбор. Телемаркетинг

– Третий ваш шаг – это контент. Контент курсов, регламентов, приложений, инструкций, справочная информация, фотографии, схемы, образцы заявлений, справок, аттестационных листов и т.д. Это называется База знаний. Она может быть встроена как модуль в CRM системы, либо делается в виде web-страниц на конструкторах, довольно простых, так что выложить и оформить все это – не сложно, специальной подготовки для этого не требуется. Но в этом случае потребуется много времени. Я предпочитаю использовать для этой работы контент-менеджера. Он намного быстрее справиться с этой работой, так как знаком с возможностями и функционалом конструкторов баз знаний.

– Четвертым шагом вам потребуется инструмент, который будет работать с вашими сотрудниками в автоматическом режиме (так как их много в этой категории и содержание штата менеджеров по адаптации, тренеров для работы в ручном режиме, не окупит этот процесс – текучесть персонала в массовке довольно высока). На мой взгляд, самым оптимальным инструментом тут будет чат-бот. По подготовленному вами один раз сценарию он проведен пре- и онбординг, напомнит и подскажет новому сотруднику все, что ему надо знать перед и в момент выхода на работу; проведет его через знакомство с компанией, доставит информацию о всех назначенных ему курсах, соберет обратную связь после обучения, в момент и после испытательного срока, подскажет где почитать нужную информацию из базы знаний, пришлет ссылки на образцы заявлений, служебок и так далее.

– Только после этих 4 шагов вы можете приступать к внедрению и развитию этого участка, соединяя все инструменты в сплошную последовательность бесшовного процесса по работе с персоналом.

7. Коммуникации линейного персонала с работодателем.

Какая у вас есть коммуникация между сотрудниками и руководством? А какая бы вас устроила? Этот раздел автоматизации незначителен, но очень показателен. Почему, спросите вы? Все просто – готовность получить обратную связь от рядового специалиста, а также быстро отреагировать на нее, а потом еще предпринять необходимые управленческие действия и снова сообщить об этом своим сотрудникам – далеко не каждая компания к этому готова.

Основная ошибка в данном блоке – собирать информацию от сотрудников и не давать обратной связи. Так что, если не готовы к подобному подходу – лучше не начинайте. Критика далеко не везде воспринимается как инструмент для усовершенствования процессов, условий, системы мотивации и так далее. Не раздражайте коллектив создавая видимость «мы вас слышим».

Для тех же, кто готов слушать и слышать «боли» своих рядовых сотрудников, выявлять нерадивых руководителей и меняться во всем остальном – поехали. Вам потребуются следующие инструменты.

– Для любой коммуникации требуется контент. Все то, что я описывала в прошлом пункте, а также любая другая информация, которой вы хотите делиться с сотрудниками. Привлеките отдел кадров к этим работам, АХО и ИТ – это основные отделы, которые в ручном режиме исполняют каждый запрос. Снова используем Базу Знаний как место хранения всех бланков и регламентирующих документов, справочной информации. Суда же подключаем все справочники – базу сотрудников, по каким вопросам (в том числе можем прописать и группы по интересам, или профессиональным темам для обмена знаниями). Тут же может быть корпоративная библиотека (в идеале, отслеживайте что и в каком объеме читают, когда читают, собирайте запросы на необходимую литературу или видео-контент, дополняйте ее мастер-классами и лекциями сотрудников. Сюда же можно подключить интеграцию с 1С, полезно, например, для ответов на запросы типа «сколько у меня дней отпуска» или «какими льготами я могу воспользоваться как донор крови / мать-одиночка / многодетный отец / …»

– Получение, обработка и доставка обратной связи и т.д. Это важный момент! Когда люди находятся в разных офисах, соответственно, очень важно получать оперативную информацию в доступном виде и очень быстро ее обрабатывать, а также давать обратную связь. Поэтому тут используйте любой приемлемый для вас формат коммуникации, а может и все сразу: чат-бот в мессенджерах или голосовой, смс-рассылка со ссылками на нужные страницы с контентом, e-mail рассылки, групповые ВКС (видео-конференц-связь). Для обработки информации можно использовать «мозги» чат-бота, либо «мозги» вашей HR системы (CRM системы для этого подходят лучше, чем ATS системы, в них всегда есть встроенный модуль аналитики, куда можно подтянуть данные по всем запросам / ответам). Либо использовать аналитические программы, типа Power BI. На BI проще строить аналитические дашборды, так как она представляет собой усовершенствованный excel, который отлично визуализирует все полученные данные.

– Полученная обратная связь требует ответа. Всегда. Продумайте процесс донесения, обсуждения, принятия и реализации решений на базе собранной информации. И делать это надо быстро – дни, максимум неделя, и ДО того, как вы запустите новый опрос или новую рассылку. Когда вы не даете обратную связь сотрудникам, которые их прошли, то на второй раз они подумает стоит ли их проходить, а на третий раз и вовсе откажутся. Либо запускайте информацию, результатами которой вы сами можете управлять.

– Всегда сообщайте срок ответа на запрос. Лучше эти сроки зашить в сценарий чат-бота, например. И контролировать получен ли исполнителем запрос и соблюден ли срок ответа по запросу.

– Никогда не отправляйте новую рассылку прежде, чем сообщили результаты предыдущего запроса. Если только вы не обозначили довольно долгий срок сбора информации. Например, собирая пожелания для графика отпусков от сотрудников, вы можете дать время на ответы один месяц, обозначив этот срок в разосланной информации. Или, в январе сделать рассылку с целью сбора предложений о том, как бы коллеги хотели поздравить друг друга на 23 февраля и 8 марта. За это время у вас могут выйти какие-то новостные рассылки или новые опросы.

– Обратная связь не обязательно должна быть в виде графиков, это может быть информирование типа «Тогда-то был опрос на такую-то тему, результаты по которому мы обещали сообщить сегодня. Рассмотрев все ваши замечания и пожелания, компания вынесла такое-то решение, которое закреплено в таком-то документе, ознакомиться с ним вы можете по этой ссылке. Благодарим вас за внимательность и неравнодушие к повышению благополучия нашей компании!». Или «Благодаря вашим пожеланиям на новогодний корпоратив приезжает такая-то музыкальная группа! Надеемся, что теперь танцы будут зажигательными!»

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».