Евгений Шалагин - Руководство по реорганизации инжиниринговых компаний

Обязательно ли для реорганизации привлекать сторонних специалистов, или можно обойтись внутренними ресурсами? Опыт показывает, хочешь успеха – нужна «свежая кровь», как минимум идеолог реформ, и именно сторонний. Внутренние ресурсы, проработавшие в компании год и более, имеют уже «зашоренное» (предвзятое, ограниченное) представление о возможностях и проблемах компании, вариантах их решения, рыночных практиках. В ходе реорганизации обязательно создавайте и развивайте внутренний кадровый резерв реформаторов – вовлечением их в планирование и проведение реформ, обучение, тренинги. Обычно в эту группу включают всех топ-менеджеров и ГИП компании.

Стандарт ISO 9001 требует применения принципов PDCA-цикла ко всем видам работ. А один из главных принципов менеджмента качества по стандарту ISO 9001 – принятие решений, основанных на фактах, что добавляет в начало базового порядка работ по реорганизации значимый этап – обследование.

Знание – сила. Фрэнсис Бэкон

Кто владеет информацией – тот владеет миром. Натан Ротшильд

Следование одному из семи главных принципов системы менеджмента качества «принятие решений, основанных на фактах», определяет требования к результатам обследования: достоверность, достаточность и краткость .

В книгах по маркетингу и менеджменту этот этап называют «Анализ внутренней среды компании» [6, 7, 10]. При обследовании одним экспертом, этап может занять два – три месяца, это зависит от размеров компании (численности персонала), культуры работ и готовности персонала к обследованию.

Обследование позволяет оценить:

– реальную организационную структуру и функционал подразделений (бумага и реальность отличались всегда);

– эффективность и управляемость компании и системы менеджмента;

– полноту реально выполняемого менеджментом функционала;

– готовность персонала к реформам (потребности, проблемы и пр.);

– готовность и способность компании расти и развиваться, выявляет проблемные области, точки будущего роста и пр.

Обследование – обязательный этап реформ. Оно позволит выявить наиболее проблемные области деятельности компании, их причины, сфокусировать направления реорганизации, запланировать необходимый состав и последовательность этапов реформ. Создаст базу, фундамент для дальнейших улучшений компании, оценки их динамики и эффективности. Обследование должно быть всесторонним, многофакторным и включать в себя следующие этапы: оценка сертифицированной системы менеджмента, интервьюирование менеджмента, анкетирование персонала.

Для менеджмента компании (руководители подразделений, ГИП, директора) на этапе обследования обязательно проводится несколько информационных презентаций и рассылок материалов о планах и методах реформ, с обсуждением и поручением доведения полученной информации до своих подчиненных. Так мы формируем правильную осведомленность о реформах всего персонала компании и проверяем вертикаль управления компании (прямую и обратную связь). Важно добиться понимания целей и плана реформ подавляющим большинством руководителей и персонала. Иначе, комплект предположительных реформ (и, скорее всего, не один) с преувеличенным негативом, непременно придумают и широко распространят за Вас особо впечатлительные работники, а это создаст Вам дополнительные препятствия и трудности.

Обследование компании необходимо начинать с системы менеджмента – проверить наличие и актуальность сертификатов; комплектность, простоту и доступность НД и организационной структуры для рядовых работников; наличие и реалистичность отчетов СМК, в т.ч. отчетов технических и предквалификационных аудитов заказчиков за два-три ближайших года (обычно в них уже выявлено большинство реальных проблем компании). Сверить действующие цели компании и подразделений с требованиями НД СМК: наличие, формат, периодичность, принципы формирования, наличие связей (декомпозиция), сбалансированности (финансовые показатели, цели по персоналу, по заказчикам, по ресурсам и пр.), амбициозность, достижимость, ограничения (бюджет, сроки, ответственные, критерии исполнения), обоснованность (анализ рынка, свидетельства и пр.). Проверить наличие и периодичность план-фактного анализа достижения целей, корректирующих мероприятий, отчетов СМК. Оценить финансовые показатели деятельности компании (выручка, прибыль, производительность труда), их динамику за несколько лет, волатильность, оценку влияющих причин руководством, ее достоверность, адекватность, методы управления, их адекватность и успешность. Этап даст представление о наличии и степени использования компанией инструментов планирования, управления и предварительную оценку степени зрелости системы менеджмента.

Сертифицированной системой менеджмента компании на сегодня обычно является СМК или ИСМ. Наличие такого сертификата – обязательное требование тендеров Заказчиков. ИСМ объединяет требования стандартов ISO 9001 (СМК), ISO 14001 (СЭМ), ISO 45001 (СМПБиОТ). Далее по тексту везде, чтобы не путать читателя, речь будет идти только о СМК, подразумевая, что это вполне может быть и ИСМ. Существуют и другие отраслевые системы менеджмента, требующие сертификации, как допуска к определенному заказчику, – например, Интергазсерт (Газпром). Они также являются дополнением, надстройкой основной СМК, или полностью интегрированы в нее.

Следующий этап – интервьюирование менеджмента компании: собственников, директората, ГИП, руководителей подразделений. Вопросы касаются знания требований к своему продукту на входе и выходе из подразделений, перечня работ в подразделениях, как и где определяются требования к продукту на входе и выходе их процесса, процедурам, какая НД СМК применяется, какие инструменты используются, кем управляются, знание целей подразделения, их связи с целями компании, оценки достаточности ресурсов подразделения, оценки внутренней эффективности (периодической и в сравнении с конкурентами), прямой и обратной связи с подчиненным персоналом. Этап позволяет уточнить степень зрелости системы менеджмента, понимание руководителями целей развития компании, степени обеспеченности ресурсами и реального развития подразделений, оценок эффективности деятельности, выявляет наиболее проблемные области управления и ресурсов, точки будущего роста.

В ходе интервьюирования автор повсеместно сталкивался с желанием руководителей приукрасить положение дел в подразделении, представить процессы и результаты подразделения лучше, чем это есть на самом деле. Этот фактор естествен для человеческой психики и широко распространен, его надо принимать во внимание, и в ходе интервьюирования обязательно просить демонстрировать реальные примеры и свидетельства – формы, документы, процессы, процедуры, журналы, технологические карты и пр. Проверять их формат, актуальность и неразрывность (отсутствие исключений из правил). Это значит, что интервьюирование эффективнее и достовернее проводить непосредственно на рабочих местах опрашиваемых руководителей.