Нина Осовицкая - HR #digital #бренд #аналитика #маркетинг

Для эффективного управления проектами был создан уникальный программный продукт – repka.biocad.ru. Это онлайн-платформа, разработанная как единый сервис для работы с задачами проектного планирования, управления ресурсами и улучшения взаимодействия между подразделениями. Интерфейс системы очень прост и интуитивно понятен даже новичкам. Каждое подразделение или кросс-функциональная команда, работающая над проектом, имеет собственную доску задач, на которой отображаются все сотрудники. Каждая задача расположена в колонке в соответствии с ее статусом («Очередь» – > «К исполнению» – > «В работе» – > «Готово»). Сотрудники могут назначать задачи коллегам или целым подразделениям прямо в системе.

Количество команд в REPKA на сегодняшний день значительно превышает количество подразделений. Это говорит о том, что компания переходит от иерархической организационной структуры к комбинированной.

Таким образом, система REPKA интегрирует необходимые функции и позволяет:

● наглядно структурировать сложные процессы;

увидеть задачу в разрезе ее выполнения кросс-функциональными подразделениями, что важно для объективной оценки деятельности коллег;

● проанализировать нагрузку сотрудников и планировать деятельность с опорой на текущие результаты, оценить риски;

● упростить и стандартизировать рабочий процесс;

● в рамках единой системы планирования управлять как отдельным продуктовым проектом, так и всем портфелем проектов в целом.

Основные этапы проекта

Этап I: подготовка проекта.

◦ Проведение сравнительного анализа существующих на рынке систем проектного управления (Redmine, «Мегаплан», Planner, MsProject, Taiga, Jira).

◦ Консультации международных экспертов, встречи с сертифицированным KANBAN-тренером Алексеем Жегловым.

◦ Анализ бизнес-процессов в компании, проведение интервью с руководителями о специфике работы подразделений.

Этап II: проектирование архитектуры системы.

◦ Написание UseCases, создание прототипа.

◦ Подготовка технического задания.

◦ Поиск команды-исполнителя для разработки отдельных модулей системы.

Этап III: реализация.

◦ Проектирование интерфейса системы.

◦ Прописывание всех бизнес-процессов для гибкой настройки системы под процессы каждого подразделения.

◦ Загрузка данных в систему.

◦ Интеграция с корпоративными сервисами компании.

◦ Разработка программы очного тренинга, настольной игры и дистанционного курса. Очный тренинг длится 8 часов и состоит из настольной бизнес-симуляции управления биотехнологической компанией, теории KANBAN, группового упражнения, теста и консультации по использованию системы в работе.

Этап IV: внедрение.

◦ Обучение сотрудников компании правилам пользования системой:

● однодневный 8-часовой тренинг «KANBAN. Переход к вытягивающим системам». Тренинг начинается с элемента геймификации – настольный игры KANBAN; команда победителей

● в рамках тренинга получала 1000 баллов, которые можно было обменять на деньги и призы;

● дистанционный курс «Философия KANBAN» на сайте корпоративного университета CUB;

● обучающий блог о нововведениях системы на корпоративном портале.

◦ Разработка и принятие политики по контролю выполнения задач в электронной системе REPKA.

◦ Внутреннее продвижение в компании: статьи в корпоративном журнале, проведение интервью с создателями системы, запуск блога, подготовка рассылок, подготовка роликов о преимуществах системы на корпоративном ТВ.

◦ Разработка принципов нематериальной мотивации сотрудников: конкурс на самого активного пользователя системы [8] Оценка активности по количеству поставленных и выполненных задач. ; победителям начислялось 100 «пряников» в разделе «Геймификация» на портале «Пряничная лавка». [9] «Пряники» – корпоративная валюта, на которую сотрудники могут купить книги по саморазвитию, сувенирную продукцию, сертификаты на разные активности.

Как правило, системы, базирующиеся на философии KANBAN, активно используются ИТ-компаниями. BIOCAD удалость разработать систему, которая удовлетворяет запросы абсолютно всех подразделений, в том числе ученых и исследователей из R&D-департамента.

Поставленная задача № 1 : создать единую систему управления проектами.

Достигнутые результаты

◦ Перевод всех проектов в REPKA: сегодня [10] Здесь и далее по проекту: данные на октябрь 2018 года. в системе 308 562 задачи (на ноябрь 2017 года – 39 139 задач).

◦ Все проекты и задачи, над которыми работают сотрудники, переведены в систему управления проектами REPKA.

Поставленная задача № 2 : развить комбинированную систему управления персоналом и инновационной среды.

Достигнутые результаты

◦ Выявление 253 неформальных лидеров и менторов.

Система помогает идентифицировать новых лидеров, задействованных во многих кросс-функциональных проектах. Официально количество руководителей в компании – 220 человек. В системе на данный момент выделено 473 лидера. Соответственно, 253 человека – сотрудники, являющиеся ключевыми звеньями стратегических проектов.

◦ Улучшение кросс-функционального взаимодействия.

В системе отсутствует категория «подразделение», есть только команды, которые работают над общими проектами. На данный момент система насчитывает 130 168 кросс-функциональных взаимодействий. Эти задачи не поднимаются на уровень высшего руководства, а решаются в рамках работы кросс-функциональных групп.

Поставленная задача № 3 : обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Достигнутый результат:выгрузка аналитики происходит в режиме реального времени. Метрики, связанные со временем выполнения задач, используемым оборудованием, трудозатратами, задействованными подразделениями/сотрудниками, можно выгрузить из системы в режиме реального времени. Данная опция доступна всем сотрудникам компании.

Поставленная задача № 4 : наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить срок выполнения проектов.

Достигнутые результаты

◦ В среднем по компании сроки выполнения проектов снизились в 5 раз. [11] Сравнивали данные при старте запуска REPKA, когда все сотрудники перенесли текущие результаты работы, с данными на октябрь 2018 года.

◦ На 30 % сокращено время вывода на рынок новых препаратов в будущем.

Разработка и вывод нового препарата на рынок занимает порядка 5 лет. Системе REPKA 2 года. Основание для таких прогнозов дает статистика по сокращению сроков выполнения задач в R&D-подразделении. Так, наработка белка (необходимый процесс при разработке препарата, проводится 25 раз в месяц) за 1 месяц теперь занимает 340 рабочих часов. Полгода назад на этот процесс тратилось 680 рабочих часов. Время на проведение синтеза олигонуклеотидов сократилось в течение года на 45 %.