Елена Мазилкина - Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

– рекламные материалы;

– выставки, презентации, семинары, конференции;

– общественные организации;

– архивы и библиотеки;

– Интернет.

При сборе необходимого материала следует учесть, что внутрифирменная информация должна дополнятся информацией, полученной из внешних источников.

В процессе подготовки к переговорам предметом изучения должны стать обстоятельства, сопутствующие принятию решения, правовые противопоказания, возможные последствия. По всем пунктам к началу переговоров должна быть собрана полная информация. Они очерчивают игровое поле переговоров вне зависимости от общих пожеланий. Далее следует продумать, как реализовать выбранное решение, как распределятся обязательства, как одна стадия будет переходить в другую.

Хорошо подготовлен тот, кто задумывается над следующими вопросами:

– Насколько цель партнера по переговорам отличается от вашей собственной?

– Насколько пути, которые может выбрать партнер отличаются от вашего?

– Из каких параметров собственного плана может исходить партнер?

– Насколько широк его временной горизонт?

– Располагает ли партнер информацией, которой нет у вас?

– Каковы его собственные представления об организационном обеспечении своего варианта решения?

Коммуникативная функция переговоров предполагает налаживание новых связей и отношений в процессе взаимодействия.

Коммуникация– это обмен информацией с помощью различных коммуникативных средств. Таким образом, когда мы говорим о коммуникации, мы имеем в виду обеспечение успешной передачи адекватной информации, с помощью которой происходит убеждение и мотивирование аудитории. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие коммуникатора (или отправителя коммуникации – лица, передающего информацию), получателя (лица, которому направлена коммуникация) и самого сообщения.

Когда человек испытывает желание поделиться своими мыслями или идеями с кем-то еще, он формирует сообщение, отталкиваясь при этом от прошлых событий, опыта, ожиданий и текущей мотивации. Свои мысли и идеи он с помощью букв, символов, жестов кодирует и предает им конкретную материальную форму, понятную тому человеку, до которого он хочет донести информацию. Декодируя сообщение, получатель переводит буквы, символы и жесты в понятную для него форму. Чем больше схожи точки зрения двух людей, тем проще им общаться друг с другом.

Процесс постижения людьми смысла окружающих их вещей называется восприятием. Само по себе восприятие не обеспечивает формирования правильного мнения об окружающей среде. Как правило, из всего комплекса явлений люди отбирают лишь некоторые привлекающие их внимание объекты и раздражители. Как только человек обращает свой взор на определенный раздражитель, он определяет его категорию и «кладет на полочку» в соответствии со своими воззрениями, т.е. происходит организация восприятия. Человеческое общение образуется громадным множеством сообщений, зачастую передаваемых одновременно.

В коммуникации могут возникать различные помехи, так называемые «шумы», которые прерывают или искажают передаваемое сообщение. В рабочей ситуации могут возникать следующие «шумы»:

плохое качество копирования переданного по факсу счета-фактуры, в результате чего работником бухгалтерии были неправильно прочитаны цифры и произошла переплата;

плотный обед и слишком высокая температура в зале заседаний в послеобеденное время приводят участников в дремотное состояние;

плохая телефонная связь не позволила полностью получить сообщение, переданное сотрудником из другого города.

Необходимо представлять себе, как сообщение поступает от отправителя к получателю. Средства сообщения – это описание способа кодирования сообщений. Основными средствами коммуникаций в коллективе являются печатные и произносимые слова. Однако сообщения могут представляться и многими другими способами – образами, звуками и даже запахами. Канал сообщения – это специальный маршрут или технология, используемые для передачи сообщения получателю. К основным каналам коммуникации относятся: беседа лицом к лицу, письмо, телефон, факс, электронная почта, афиша, брошюра, видео. Наиболее эффективным каналом является личное общение, так как оно гарантирует прямое воздействие, передачу множественных информационных сигналов, немедленную обратную связь и личный подход. Общение по телефону или с помощью иных электронных средств связи (голосовая и электронная почта) ускоряют процесс коммуникации, однако в них отсутствует «эффект присутствия». Контакт глазами, пристальный взгляд, румянец на щеках, поза, язык жестов – все это отсутствует. Персональные письменные сообщения – записки, письма, замечания – тоже могут иметь личностную направленность, но они доносят только написанные на бумаге слова, и не могут обеспечить быструю обратную связь.

Для эффекта коммуникации большое значение имеет умение слушать: навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значения. Только тогда получатель имеет возможность дать адекватный ответ исходному отправителю, т.е. создать обратную связь и замкнуть коммуникативный круг. Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта.

Коммуникации имеют сложную структуру и включают несколько типов:

– внешние коммуникации – обмен информацией с партерами, консультативными и правительственными организациями;

– внутренние коммуникации – обмен информацией между членами делегации, являющимися представителями одной организации;

– вертикальные коммуникации – обмен информацией между руководителем и подчиненными (они могут осуществляться как по нисходящей – от руководителя к подчиненным, так и по восходящей – от подчиненных к руководителю);

– горизонтальные коммуникации – обмен информацией между сотрудниками одного ранга;

– неформальные коммуникации – это слухи, передаваемые «из уст в уста» и имеющие большую скорость передачи информации.

Если рассматривать передачу информации в рамках одной делегации, то эффективность передачи будет определяться количеством каналов связи.

Рис. 1. Последовательная коммуникация

Рис. 2. Веерная коммуникация