Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

2. Каковы ваши текущие проекты? На этот раз — это результаты, которых вы решили достичь, и для которых требуется выполнить больше, чем одно действие. Например, установка новых шин на собственный автомобиль, отправка детей в летний лагерь и покупка компании. У большинства людей имеется от тридцати до ста проектов.

3. Каковы ваши текущие сферы ответственности? У большинства людей их от десяти до пятнадцати, включая основные сферы ответственности на работе (например, формирование штата сотрудников, управление активами, планирование, техподдержка клиентов и т. д.), и ключевые жизненные категории (финансы, здоровье, семья, домашнее хозяйство, карьера, отдых и т. д.).

4. Что вы собираетесь изменить в своей работе и личной жизни в течение года? Это и есть цели, выполнению которых будут посвящены следующие несколько месяцев — цели, намерения что-то изменить, большие проекты и так далее.

5. Что планируется поменять в вашей организации, вашей карьере и вашей личной жизни? Это более крупные картины — вúдение того, как должны измениться вещи за следующие несколько лет.

6. Каково ваше предназначение на земле? Это ваша цель существования — ваша «работа» как человека.

Для того, чтобы привыкнуть к своему возрасту, требуется примерно лет десять.

Если вы, руководствуясь этими шестью уровнями, составите полный перечень обязательств, вопросов и проектов, которые актуальны для вас в настоящее время, то вы уже будете иметь хорошее представление о собственной работе. Пока что я знаю очень немногих людей, которые на текущий момент близко подобрались к полному пониманию всех этих уровней.

Дисциплина не означает подавление и контроль, и не является подгонкой под какой-то образец или идеологию. Она лишь означает, что ваш разум в курсе того, «что есть» и изучает это.

Мне часто приходилось тратить десять-пятнадцать часов с каким-нибудь человеком, только для идентификации его или её работы на двух наиболее приземлённых оперативных уровнях: на уровне текущих действий и уровне проектов. Без составления этого списка для очистки «психологической палубы» на этих уровнях, люди редко готовы беседовать со своим боссом или деловым партнёром или супругой об изменениях своей должностной инструкции, или о необходимости изменений во взаимоотношениях. Те, кто не обратился к основным вопросам относительно своей текущей работы на наиболее функциональных уровнях, обычно сопротивляются и серьёзным размышлениям относительно необходимости изменений, связанных с восстановлением баланса, нарушенного изменениями, происходящими в организации, мире или в собственной жизни.

Множество людей имеет смутное чувство, что им необходимо что-то сделать или самим измениться в будущем — одним словом, что-то изменить. Но не имея начальной точки отсчёта — не имея знания реального положения вещей в данный момент на всех уровнях жизни, они подобны Летучему Голландцу, обречённому на вечный дрейф. Кроме того, прояснение всех моментов и управление всем тем, что является для вас актуальным на данный момент, пусть даже в небольшой степени, откроет в вас естественный источник вдохновения и творческого потенциала для выполнения текущих дел, и, к тому же, без дальнейших усилий с вашей стороны.

Без знания, где вы находитесь на карте, вы не будете знать, налево или направо необходимо повернуть, независимо от того, насколько для вас ясна конечная цель. Это по-настоящему трудная задача — осознанно помнить полный список всех актуальных вопросов, которые вы насоздавали на своей работе и в жизни. Но, если вы примете это за правило, всё изменится самым положительным образом.

• Что для вас является истинным на данный момент? Полезно ли было бы внести изменения во что-либо из выше названного в вашей жизни и работе?

• Какие фактические данные заставляют вас думать, что ваша проблема — неважно какая — является именно проблемой? Не могли бы вы взглянуть на эту информацию с другой стороны?

Попытки всё сделать, всё заиметь или по «полной программе » измениться самому, способны исчерпать ресурсы любого человеческого организма. Всегда будет хотеться получить «больше и лучше » , тем более, что вы постепенно добиваетесь этого. Чтобы находиться «на гребне волны «и не тонуть, необходимо все эти «бесконечные желания » преобразовать в выполнимые, физические кусочки действий. Для своей жизнеспособности всё расширяющиеся запросы должны разумно и сознательно ограничиваться.

Возможно, владение многими вещами излишне. Человек с одними часами точно знает который час; человек с двумя — ни в чём не уверен.

Я многократно давал «экспресс-интервью» по радио и телевидению, на которые обычно выделяют около пятидесяти трёх секунд времени для того, чтобы сообщить ключевые факторы достижения здоровья, богатства и счастья. Меня вынудили ужать своё сообщение и оставить только вещи первой необходимости. Типичный вопрос звучал так: « Дэвид, какую единственную вещь мы должны сделать, чтобы попасть на путь увеличения собственной продуктивности? » Вот мой ответ: «Это не одна вещь, а пять вещей, взаимосвязанных друг с другом: Люди держат информацию в своих головах. Они не решают, что именно они должны сделать относительно своей информации, хотя и знают, что сделать что-то надо. Они не организуют напоминания о действиях и не поддерживают расположение материалов в функциональных категориях. Они не ведут и периодически не просматривают полный и объективный перечень своих обязательств. Поэтому они тратят впустую энергию и изнемогают, позволяя «рулить» собой самым последним или «горящим» делам, надеясь, что они делают правильный выбор из всех возможных вариантов, но никогда не чувствуют в этом уверенности».

Что я сделал? Я просто подчеркнул худшую практику для каждой из пяти стадий управления рабочим процессом (сбор, обработка, организация, обзор и выполнение). Я не могу дать интервьюеру более подробное описание этой проблемы. Вы можете по-настоящему хорошо делать работу на четырёх стадиях управления рабочим процессом, но позволить пятой ускользнуть от вас, и в результате всё управление выскользнет из под вашего контроля. Процесс управления настолько же хорош, как самое слабое звено в этой цепи.

Если не контролировать рабочий процесс, работа будет перетекать к квалифицированному человеку до тех пор, пока полностью не потопит его.

Когда жизнь требует от людей больше, чем они требуют от жизни — обычное дело — результатом будет озлобленность, почти столь же глубокая, как и страх перед смертью.