Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

Большинство людей держит информацию только в своей голове, а это мешает любому начинанию. Многие записывают кучу вещей, но они не решают, какое должно быть следующее конкретное действие по каждому пункту. И даже когда люди фактически думают о требующихся действиях (прежде, чем их придётся делать «в запарке»), никто не организует напоминания так, чтобы те были замечены, когда наступает подходящая ситуация (ситуационный контекст) для выполнения этих действий. Кроме того, большинство тех людей, которые действительно составляют такие списки и получают «взрыв» продуктивности, позволяют своим системам быстро терять актуальность и становиться противоречивыми. Как следствие, без заботы о своих инструментах управления, жизнь и работа становятся опять наполненными импульсивными действиями, вместо ясно направленного выбора из множества вариантов.

« Итак, Дэвид, что же мы должны делать вместо этого? » (некоторые интервьюеры дают фактически ещё пятьдесят три секунды для ответа на этот вопрос!)

« Это комбинация из пяти этапов управления рабочим процессом , — говорю я им, — « Выкиньте всё из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по вопросам, как только они возникнут, а не когда они уже «горят». Организуйте напоминания о своих проектах и следующих конкретных действиях по ним с помощью соответствующих категорий. Поддерживайте свою систему в актуальном и полном состоянии, просматривайте её достаточно часто, чтобы доверять собственному интуитивному выбору относительно действий в любой момент времени ».

Я предполагаю, что мог бы ответить ещё проще: « Сосредоточьтесь на положительных результатах и постоянно предпринимайте следующие конкретные действия по самым важным вопросам ». Но кто этого не знает? Последовательное внедрение этого принципа, включая все аспекты нашей жизни, является самой большой задачей — и не настолько простой.

• Просматривали ли вы в последнее время контрольный список описания собственной работы (четыре-семь ключевых областей концентрации и ответственности)?

• Делали ли вы обзор пяти-десяти областей концентрации своей личной жизни (здоровье, финансы, карьера, взаимоотношения и т. д.), чтобы убедиться, что определены все необходимые проекты, и держите ли вы их все под контролем?

Подсознательно вы в курсе всех своих обязательств, больших и малых, личных и профессиональных, которые хранятся в «психологической RAM » , и это не считая тех, которые сознательно и объективно отслеживаются и просматриваются. Тем не менее, эта часть сознания, не имеет никакого чувства времени — прошлого или будущего — так что, как только понадобится взяться за две незавершённые задачи, это создаст внутреннее расстройство и беспокойство. Творческая часть вашего сознания попытается выполнить оба дела одновременно, даже если это фактически невозможно. Но сознание не сдастся. Оно продолжит пытаться, пытаться и пытаться…

Желаете приступить к новым проектам? Иногда это не самая хорошая идея. Это может быть признаком безрассудства и невыполнения обязательств. Но что является всегда хорошей идеей, так это возврат ко всем своим незавершённым задачам и их завершение.

Кто-то недавно прокомментировал, что моя методология «Как разобраться с делами» является более «реактивной», чем другие программы, в которых делается акцент на приоритетах и более широком видении. Эту критику можно понять. В большинстве своём, наша работа требует сначала концентрации на уровне документов своего стола, заметок, хранящихся в собственной голове (типа «я должен» и «надо бы»), и тысяче электронных писем, осаждающих наш компьютер. Мы же не собираемся сосредотачиваться на том, почему у нас скопились все эти вещи, или как организовать их в порядке важности. Но всё же есть метод работы и таким способом.

Расходование времени и энергии на все незавершённые задачи, которые найдутся вокруг вас, можно было бы счесть реактивным подходом. Но так ли это в действительности? Вы сами позволили всем задачам войти в ваш мир, и на физическом, и на психологическом уровне, и теперь реакция на них (или отсутствие таковой) непосредственно влияет на энергию и способность оставаться при своих психологических ресурсах. Наш процесс ненавязчиво вынуждает вас реагировать на них. Что они собой представляют? Какие у вас обязательства по отношению к ним? Какие следующие конкретные действия необходимо предпринять, чтобы выполнить их? Что вы должны обдумать, и что организовать, чтобы подходящим образом разделаться с каждой из них?

Может быть, мы должны начать с вещей, определяющих приоритеты: с краткосрочных и долгосрочных целей и ценностей? И лучше быть более активным, творческим, и дальновидным, а не сосредотачиваться на мелочах прошлого?

Конечно, но есть одна существенная причина, по которой мы обычно так не делаем. Она заключается в том, что практически невозможно сосредоточиться на более крупном вúдении общей картины, когда бóльшая часть психологической энергии уходит на прокручивание в голове своих «открытых вопросов». Для того, чтобы наиболее легко и эффективно использовать свой творческий потенциал, так необходимый для мышления в современном мире, психологическая RAM должна быть освобождена.

Есть ещё одна настолько же важная причина, по которой мы практикуем обучение людей работе с мелочами: мы тренируем мощное, производительное и активно-оперативное поведение. Много людей, которые заявляют, что они руководствуются в своём поведении только лишь «наиболее важными вещами», имеют с ними дело лишь тогда, когда эти самые вещи уже достигли своего уровня срочности и безотлагательности. Игнорирование вещей, не достигших такого «кризисного» уровня, но которые всё ещё необходимо сделать — на самом деле более «реактивный» подход, чем оперативный. Если вы думаете, что мелочи вокруг вас автоматически исчезнут, когда у вас появится новое, ясное и более позитивное управление, попробуйте обдумать это снова. Вы должны теперь распорядиться всеми этими мелочами согласно вашему новому вúдению. Соберите их все, организуйте, выполняйте, делегируйте, продвигайте их, или отложите действия по ним на более подходящее время.

Эффективная реакция на всё , что привлекло ваше внимание, и есть мастерское поведение. У вас всегда будут приоритеты, и они будут расти и меняться по мере вашего роста. Они, возможно, облегчат выбор журналов, которые вам действительно хотелось бы прочитать, или электронных писем, на которые необходимо затратить время в первую очередь. Но способность чисто и ясно функционировать, и расправляться со всем, что бы ни случилось, не возникает от того, что у вас просто имеются приоритеты.