Федор Нестеров - Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как

Проще всего заранее составлять длинный список возможных задач и иметь его наготове. Но никому не показывать!Как только подчиненный временно освободился, нужно доставать из списка очередную задачу и давать ему. При этом у сотрудника будет полная иллюзия, что эту задачу вы придумали здесь и сейчас.

Какие задачи лучше всего для этого подходят? Важные и несрочные:

♦ во-первых, их необходимость очевидна для всех, включая подчиненных. А выполнение таких задач будет каждый раз значительно продвигать вашу организацию вперед;

♦ во-вторых, они несрочные. ВнС задачи могут без потерь подождать в вашем списке, пока до них дойдет очередь, в то время как большинство текущих задач являются срочными и не смогут долго находиться в вашем списке (а слишком часто его обновлять – хлопотно для вас);

♦ в-третьих, ВнС задачи очень удобны для подчиненных тем, что раз они не срочные, то и выполнять их можно без явного напряжения. Это позволяет работать в комфортном и удобном для подчиненных режиме. А общее впечатление складывается такое, что без явных авралов дела сильно продвигаются вперед и все всё успевают. Это очень поднимает корпоративный дух подразделения.

Используя этот принцип, вы достигаете сразу трех целей:

♦ поддерживаете производительность труда подразделения на высоком уровне;

♦ загружаете подчиненных во время спада активности;

♦ сосредоточиваете все ресурсы на решении самых важных задач.

Задание 7. Армия должна быть занята делом

1. Определить периоды колебания загрузки сотрудников.

2. Выделить периоды спадов и авралов, причины их возникновения, длительность по времени.

3. Составить для своих подчиненных список важных и несрочных задач для их загрузки во время простоев.

4. Если длительность спадов явно не соответствует ориентировочным затратам времени на решение задач, разбить крупные задачи на более мелкие подзадачи.

Руководители всегда завалены делами. Поэтому наиболее частый их вопрос – как справляться с множеством дел? На эту тему есть одна старая история, уже давно превратившаяся в легенду [21]. И немудрено, ведь описанные в ней события произошли почти сто лет тому назад – в начале XX в.

Один из ее участников, Чарльз Майкл Шваб [22](1862–1939), – легендарный руководитель, начинавший свою карьеру вместе с богатейшим человеком начала прошлого столетия – сталелитейным магнатом Эндрю Карнеги.

История о том, как Шваб объединил множество разнородных компаний в единую компанию US Steel и фактически создал массовый рынок производства стали, упоминается в известной книге Наполеона Хилла «Думай и богатей».

Но сейчас речь пойдет о другом случае.

Пример

Однажды эксперт по эффективности Айви Ли беседовал с Чарльзом Майклом Швабом, в то время – президентом сталелитейной компании Bethlehem Steel. Ли обрисовал Швабу услуги своей организации и закончил словами:

– Наша служба поможет вам лучше управлять.

– Черт, – сказал Шваб, – я и теперь управляю не хуже, чем хотелось бы. Нам нужно не «знать», а «уметь»; не знание, а дело! Если вы заставите нас делать дела так, как мы должны их делать, я с удовольствием выслушаю вас и заплачу вам столько, сколько попросите!

– Отлично! – ответил Ли. – За двадцать минут я могу рассказать вам кое о чем, что повысит эффективность ваших действий по крайней мере на 50 %.

– О'кей, – согласился Шваб, – валяйте. У меня как раз столько осталось до отхода поезда.

Ли вручил мистеру Швабу чистый лист из блокнота и сказал:

– Напишите здесь шесть ваших самых важных дел на завтра.

На это ушло около трех минут.

– Теперь, – сказал Ли, – пронумеруйте их по мере их значимости. На это у Шваба ушло пять минут.

– Теперь, – сказал Ли, – положите листок в карман и завтра утром первым делом посмотрите на первый пункт и работайте над ним до тех пор, пока не выполните. Потом точно также займитесь вторым пунктом, потом третьим и т. д. Занимайтесь этим до конца рабочего дня. Не волнуйтесь, если выполните только одно или два задания. Ведь вы будете заниматься самыми важными из них. Остальные могут подождать. Если вы не сможете расправиться со всеми делами по этой методике, то не сможете и ни по какой другой, а без системы вы бы и не определили, какое из них – самое важное дело. Делайте так каждый день. После того как убедитесь в правильности этой системы, заставьте подчиненных попробовать ее. Пробуйте, пока не надоест, а потом пришлите мне чек на сумму, которую считаете нужной.

Вся беседа длилась около тридцати минут. Через несколько недель Шваб послал Ли чек на $25 тыс. [23]с письмом, в котором сообщал, что это был самый прибыльный урок в денежном отношении за всю его жизнь!

Этому совету уже почти сто лет, но с годами его ценность только увеличивается: взять самое важное дело и делать его, пока не сделаешь. Потом выбрать следующее самое важное дело и делать его до завершения и т. д.

Как сортировать дела по важности, мы уже рассматривали в предыдущих разделах.

Скептики могут утверждать, что этот принцип в современном мире неприменим, поскольку у современного руководителя слишком много дел и у него просто нет возможности все время заниматься одним из них. Если вы так думаете, то вам нужно снова перечитать предыдущие разделы и еще раз выполнить все относящиеся к ним задания. Там мы говорили о том, как с помощью планирования работы подчиненных руководитель может получить в свое распоряжение некоторое количество свободного времени, в течение которого он может заниматься делами по своему усмотрению. Вот это отвоеванное свободное время вы и можете использовать для того, чтобы сконцентрироваться на выполнении самых важных дел.

Обратите внимание: очень часто для того, чтобы найти решение, нужно изменить формулировку задачи.

Изначальная формулировка была «как справляться с множеством дел», что подразумевает «как в условиях ограниченных ресурсов справляться с множеством дел». Поэтому мы подсознательно искали решение, которое позволит нам растянуть наши ограниченные ресурсы на множество дел.

А правильное решение – без потери эффективности сократить список дел в соответствии с имеющимися ресурсами. И оно очевидно – нужно заниматься только важнейшими делами, на которые хватит ваших ресурсов и которые позволят достичь максимальной эффективности.

Задание 8. Только важные дела

1. Среди своих дел на неделю выберите самое важное и сосредоточьтесь на его выполнении в то свободное время, которое вы уже отвоевали себе как руководитель. Не отвлекайтесь на выполнение других дел, пока не выполните это. После того как выполните его, определите следующее важное дело и занимайтесь им.