Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Картотечность— принцип организации информации, предполагающий, что каждая единица информации "материализуется" на своем отдельном носителе (карточке бумажной картотеки, заметке Outlook и т. п.). Применение этого принципа позволяет существенно облегчить ориентацию в информации за счет возможности упорядочивать ее произвольным образом. При этом понятие "единица информации" является относительным, неделимым "атомом" информации можно считать разное ее количество в зависимости от специфики функционирования информационной системы.

Карточка проекта. Способ создать простой обзор для по-проектной аналитики: бумажная или электронная карточка (файл, форма и т. п.), в которой фиксируется значимая "тайм-менеджерская" информация по личному проекту. Например цель проекта, сроки исполнения, плановые и фактические расходы времени, результаты, производительность труда и т. п.

Кастомизация методов управления— дифференциация методов управления людьми в зависимости от их склонностей и предпочтений, поиск "индивидуального подхода" к каждому сотруднику. Термин введен нами по аналогии с кастомизацией товаров и услуг, приходящей на смену господствовавшей в XX в. стандартизации.

Классический/постклассический тайм-менеджмент. Классический ТМ, сложившийся в 70-е гг. XX в., можно охарактеризовать жесткостью (негибкостью) предлагаемых систем, акцентом внимания на планирование и структурирование деятельности. В конце XX в. этот подход был подвергнут активной критике как в отечественных, так и в западных работах. Суть критики сводится к неадекватности классических подходов к: 1) непредсказуемости среды, 2) психологии людей, спонтанных и эмоциональных по типу личности. Основным своим вкладом в постклассический тайм-менеджмент автор считает системный подход к созданию технологий работы с хаосом и неопределенностью (как внутренними, так и внешними), являющийся логическим следующим шагом после эмоциональной критики классического тайм-менеджмента, характерной для современных некомпилятивных западных работ в этой области.

Классическое ("жесткое") планирование— составление списка дел, "привязанных" к определенному времени ("хроносу", четко определенному астрономическому времени).

Ключевые области— основные направления деятельности. Схема ключевых областей (как правило древовидная) позволяет создать стратегический обзор деятельности, поддерживать ее гармонию. Аналог ключевых областей у С. Кови называется "ролями" (человек выступает одновременно как "глава семьи", "руководитель" и т. п.)

Командный тайм-менеджмент— дисциплина на пересечении личного тайм-менеджмента и общего менеджмента, рассматривающая вопросы взаимосвязи систем личного тайм-менеджмента работников, не находящихся в отношении подчиненности. То есть командный тайм-менеджмент отличается от корпоративного меньшей возможностью применения инструментов принуждения и большей необходимостью применения инструментов согласования планов.

Контекст— совокупность внешних и/или внутренних обстоятельств, обеспечивающих наиболее благоприятные условия для выполнения какого-либо дела.

Контекстное планирование— структурирование списка дел в соответствии с оптимальными для их выполнения контекстами; отслеживание в ходе деятельности "появления" или "приближения" различных контекстов и выполнение в эти моменты соответствующих дел.

Контроль— создание обзора указателей на личные либо делегированные задачи, позволяющего обеспечить их своевременное исполнение либо заблаговременное стимулирование исполнителя.

Концентрация внимания. На оперативном уровне — сосредоточение психологического внимания на какой-либо задаче; на стратегическом уровне — уделение задаче или проекту значительной доли ресурсов времени.

Концентрируемость задачи во времени— отношение необходимых на выполнение задачи затрат времени к календарной длительности ее выполнения (количеству дней от начала до завершения). Как правило, чем выше "проблемность", интеллектоемкость задачи, тем ниже ее "концентрируемость", так как любым сильным мыслям и нетривиальным решениям требуется некоторое время на "вызревание". Учет концентрируемости задач во времени — один из возможных шагов от механистического планирования к органическому.

Корпоративный тайм-менеджмент. В широком смысле слова — любые комплексные технологии организации деятельности фирмы, тесно связанные с оптимизацией временных ресурсов. Например, управление проектами, тотальное управление качеством. В узком смысле слова — дисциплина на пересечении личного тайм-менеджмента и общего менеджмента, рассматривающая связь личного тайм-менеджмента работников с системой управления фирмой.

Корпоративный стандарт организации времени персонала (КСОВП) — совокупность принципов и правил, регламентирующих вопросы личного и командного тайм-менеджмента сотрудников, а также вопросы взаимодействия личных систем самоменеджмента сотрудников с системой регулярного менеджмента компании. Например стандарт может указывать, какие сотрудники в силу частых командировок, когда их заменяют коллеги, обязаны содержать свой рабочий стол и документы в порядке, и по какой общеизвестной системе должен строиться этот порядок; а какие сотрудники в силу специфики их функций в компании этими правилами не связаны.

КСОВП может воплощаться как в формальных регламентах (в том числе разрабатываемых в рамках системы менеджмента качества по стандартам ISO, включаемых в виде "системы персональных сбалансированных показателей для такой-то должности" в корпоративный Balanced Scorecard и т. п.), так и в любых инструментах организации деятельности. Например, "материальным воплощением" стандарта командного тайм-менеджмента может быть доска, на которую собирающийся куда-либо сотрудник прикрепляет стикер "тогда-то буду там-то", а другие сотрудники имеют возможность прикрепить стикеры "осведомись, пожалуйста, у Иванова из соседнего отдела о том-то", "забери у Петрова для меня такие-то документы" и т. п.

Одним из ключевых элементов КСОВП является формализация языка, которым сотрудники пользуются для организации и координации деятельности. Реальные (из практики юридической фирмы) примеры такой формализации: ""Сегодня" — означает "сегодня до 18:00""; ""В течение недели" — означает "работа должна быть представлена до 15:00 пятницы"" и т. п. Пример из глоссария в корпоративном проекте автора (формулировка — руководителя проекта со стороны заказчика): "Принцип единичности информации. В каждом сообщении должна быть одна мысль, недопустимо составление сообщений, проведение совещаний и т. д. по широкому спектру вопросов. Один вопрос легче решать, передавать, анализировать. Помогает концентрироваться, и решать вопрос, а не трепаться".