Андрей Парабеллум - Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

Если ваши бухгалтеры сами все отсылают в налоговую, не предоставляя вам копии, рано или поздно вы столкнетесь с серьезными проблемами.

Лучше решать проблемы до их появления, а не после, когда это будет стоить вам и вашему бизнесу очень дорого.

В этой главе мы поговорим о юридическом сопровождении вашего бизнеса.

Договоры, которые у вас есть, делятся на четыре группы. Если у вас нет договоров, необходимо их срочно собрать, сделав типовые шаблоны.

1. Внешние договоры.

С клиентами, заказчиками, на любые виды работ и поставку товаров – все, за что мы получаем деньги.

2. Внутренние договоры.

С работниками, фрилансерами, партнерами, издательствами, которые печатают ваши книги, и т. п. Это кухня вашей компании.

3. Договоры с поставщиками.

Это разновидность внешних договоров, которые заключаются с поставщиками, которым платите вы.

4. Сопроводительные договоры.

На предоставление юридического адреса, офис, интернет-услуги и т. д.

Ваша задача – собрать все договоры и юридические документы, включая копии уставных документов компании. Первое, что необходимо сделать, – разместить в одном месте все бумажные документы. Затем сделать электронные копии всех документов и архив в зашифрованном виде забэкапить через Интернет.

Я использую сервис SugarSync, который дает бесплатно около 2 Гб, что вполне достаточно для большинства документов, которые вы будете хранить. Если у вас еще нет сканера и вы задумываетесь, как оцифровать бумажные договоры, рекомендую приобрести МФУ. Идеально, если ваш МФУ будет уметь сохранять сканы документов в PDF-формате – это очень удобно и быстро.

Ваша задача на следующую неделю – собрать все юридические документы, подтверждающие существование вашей компании и работу в ней, поместить все бумажные копии в одном месте, а электронные – на сервере, плюс их копии где-нибудь в Интернете.

Вдруг что-то случится с вами или с компанией. Например, всегда может прийти одна из государственных надзорных служб и сделать выемку документов или компьютерных данных.

В этом случае у вас сохранится доступ к электронным файлам через Интернет. Вы сможете быстро их восстановить и продолжить работу, несмотря на внешние проблемы.

Мы заканчиваем книгу-тренинг по трансформации вашего бизнеса.

Надеюсь, что материалы были интересными и полезными и что предложенные шаблоны вам помогли, у вас наметились хотя бы азы порядка в бизнесе. А также что вы привели в порядок свою бухгалтерию, продажи, документы, маркетинг, управление, стандарты производства, отчеты и т. п. Что теперь все ваши бизнес-процессы в норме и работают по определенному стандарту.

Вы проделали гигантскую работу и немного оптимизировали свой бизнес, пройдя этот тренинг. Это уже хорошо. Что делать дальше?

Хочу вас поздравить и огорчить одновременно. Поздравить с тем, что вы сделали важный шаг в своем бизнесе, а огорчить тем, что он первый. Вам еще предстоит большая и серьезная работа над собой и вашим бизнесом.

Мы прошли вместе этап подготовки бизнеса к автоматизации и оптимизации. Теперь вы сами будете двигаться дальше.

Старайтесь автоматизировать в бизнесе все, что можно. То есть все, что могут делать компьютерные программы без вашего участия.

Внедрение автоматизации в том числе поможет сократить расходы. Потому что в разы проще, дешевле и быстрее написать какой-либо скрипт, чем нанимать людей, обучать их, развивать, контролировать и платить зарплату.

Идеально, если ваш скрипт автоматически дает ссылку на свой результат либо e-mail с отчетом о том, что было сделано и когда.

Либо пишет инфрмацию в отдельный файл, который вы будете просматривать. И чтобы все это делалось на автомате.

Например, у нас автоматизированы ежедневные отчеты по продажам: сколько продано, кто купил, какие продукты, на какую сумму, сколько было попыток купить, на чем они застопорились и т. п.

Раньше эти отчеты делались вручную, а сегодня их строит автоматический скрипт, он же присылает отчеты на e-mail. На следующий день на основании этого отчета наш отдел продаж предпринимает соответствующие действия.

После того как все базовые процессы в бизнесе «устаканятся», вы можете начать работать над масштабированием своего бизнеса, то есть над его резким увеличением.

По обьему продаж, предлагаемых товаров (услуг), ценовых категорий, клиентов, офисов и филиалов, работников и по многим другим показателям.

Естественно, как только вы начнете перестраивать свое дело на большие обьемы, сразу начнутся проблемы в управлении бизнес-процессами. Ведь старые схемы не всегда подходят.

Скорее всего, придется снова проработать все ключевые бизнес-процессы в компании для соответствия новой бизнес-модели. С этим мы вам поможем уже в личном коучинге.

После того как ваш бизнес вырастет, вы сможете построить управление таким способом, что не потребуется ваше ежедневное присутствие. И при этом управляемость будет в норме, и контроль за ключевыми показателями и бизнес-процессами сохранится.

Как это сделать максимально просто и передать ежедневное оперативное управление вашей команде менеджеров, оставив себе лишь стратегические вопросы и контроль основных точек, мы расскажем вам при личной встрече.

В каждом конкретном случае все зависит от ваших глобальных задач и текущей ситуации.

Не забывайте изучать опыт успешных бизнесов в вашей нише и бизнесов за рубежом. На сегодняшний день такой информации много, ее легко найти в Интернете.

Я бы рекомендовал потратить минимум месяц на изучение успешных конкурентов в выбранной нише.

Во многих сферах есть ассоциации, ведущие статистику. К ней можно получить доступ и посмотреть, кто сколько тратит и на что. И главное – насколько эффективно они работают. Сравните свою компанию с другими.

Если вы в софтверном бизнесе, можете присылать вопросы мне, и я вам посоветую, где лучше брать статистику. Отмечу, что сервисы интернет-статистики могут сильно отличаться.

Главное – продолжайте постоянно работать над своим бизнесом.

Если вам потребуется более активная помощь с нашей стороны и обратная связь, пишите на maiL@infobusiness2.ru, мы будем рады помочь.

В любом случае продолжайте двигаться вперед!

Приходите к нам на семинары и тренинги или даже в коучинг, задавайте свои вопросы.

Надеемся, что в будущем, после внедрения, у вас появится масса вопросов, на которые у нас есть готовые практические ответы.