Владислав Волгин - Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Порядок инвентаризации

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:

♦ выявление фактического наличия имущества;

♦ сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

♦ проверка полноты отражения обязательств в учете. Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета. При проектировании процессов необходимо выполнить:

♦ определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;

♦ определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.

♦ выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, «вслепую» или нет);

♦ генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;

♦ методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);

♦ методы анализа результатов пересчета;

♦ методы коррекции товарных остатков.

Современные системы управления складом позволяют осуществлять:

♦ периодическую инвентаризацию;

♦ инвентаризацию по статистической выборке;

♦ перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.

Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными в том время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».

Действия начальника склада в случае обнаружения недостачи:

♦ лично убедится в отсутствии товара;

♦ осмотреть близлежащие места хранения (т. к. возможно, что сотрудник размещавший товар, перепутал полки);

♦ поднять всю историю движения данного товара;

♦ опросить сотрудников с целью выяснения предположительного времени пропажи, или возможной причин пропажи;

♦ в случае явного обнаружения ошибки сотрудника (забыл выдать по заказу, положил на другое место хранения, ошибочно записал другое место хранения и пр.) взять объяснительную записку с сотрудника, акцентировать внимание на необходимости совершать все действия при наличии необходимых документов, проявлять аккуратность;

♦ в случае невозможности выявления ошибки в действиях сотрудников, лично написать объяснительную записку о происшедшем;

♦ сообщить о проведенном расследовании, принятых мерах и предложениях о предупреждении таких ситуаций в будущем руководителю Предприятия;

Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок – на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склады заявки подразделяются на два вида – заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).

Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков или получателей.

Заявки, поступившие после 11–12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется – для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа – на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая приходит и к нам – сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки – 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.

♦ определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;