Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Порядок регистрации документов

Регистрация документов – проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.

Регистрация документов необходима для:

• учета количества документов;

• контроля сохранности документов;

• контроля исполнения документов;

• поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования – входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:

• порядковый номер;

Например: 306\02–11, где 306 – порядковый регистрационный номер; 02–11 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов подразделений, вопросов деятельности и т. д.

Внутренние документы при регистрации делят на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т. д.

Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию. В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки и компьютерные базы. Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться. Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);

• название документа;

• дата документа;

• индекс документа;

• дата поступления документа (для входящих документов);

• индекс поступления документа (для входящих документов);

• заголовок документа или его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

• срок исполнения;

• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа);

• номер дела

• исполнители;

• расписка исполнителя в получении документа;

• ход исполнения;

• приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

• поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;

Становится популярным проектирование единых транспортноскладских процессов, связанных с обработкой материальных потоков при разгрузке и приемке товаров.

При определении технологических параметров складского комплекса выполняются:

• разработка требований к территории складского комплекса: основные потоки по территории, конструкция, расположение доков и рамп, их количество, подъезды к складу, внешние транспортные коммуникации;

• разработка требований к складскому оборудованию (подъемно-транспортное оборудование, средства малой механизации и т. д.);

• разработка процессов складской грузообработки;

• расчет параметров складских зон (разгрузки, приемки, хранения, комплектации, отгрузки), административно-бытовых и вспомогательных помещений;

• разработка план-схемы склада с указанием мест размещения складского оборудования, товаров, маршрутов движения подъемно-транспортного оборудования и персонала.

• выделение участков для маневрирования и парковки прибывающих автомобилей с грузами;

• оборудование разгрузочных площадок;

• При проектировании технологии грузообработки выполняются:

• анализ структуры и динамики грузопотока;

• анализ динамики движения грузов с учетом прогноза изменения объема грузопотоков;

• анализ основных характеристик грузов (геометрических, физических и т. д.).

Для планирования операций и расчетов необходимы:

• исходные данные для расчетов, включая классификационные таблицы грузов, среднестатистические значения грузопотоков и средние отклонения от них;

• описание методов расчетов;

• характеристики основных складских технологических зон, в том числе общие и полезные складские площади и объемы, длины погрузочно-разгрузочного фронта, рассчитанные с использованием методов статистического моделирования;

• схемы склада с указанием размещения и характеристик основных технологических зон, складского оборудования, и маршрутов движения подъемно-транспортного оборудования и персонала;

• перечень потребного количества подъемно-транспортного оборудования и средств малой механизации, устройств для автоматизации учета и управления;

• организационная структура складского комплекса;

• оценку затрат на оснащение складского комплекса, включая стоимость складского и подъемно-транспортного оборудования.