Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Работа координационного центра по снабжению поставщиков тарой требует соблюдения всеми участниками процесса правил поведения и применения согласованных методов. Для надежного снабжения тарой поставщика в соответствии с потребностями его производства и производства получателя должен быть налажен учет наличия тары и контроль за ее состоянием и использованием. Ежедневное поступление и отправка тары учитываются на предприятиях получателя и эти данные передаются с помощью телекоммуникаций на центральный пункт управления получателя. В ежемесячном обзоре наличия тары для каждого ее вида указываются все передвижения – от поступления грузовой накладной до выхода транспортной накладной. Все выписки из счетов по таре, высылаемые поставщиком для расчетов, должны проверяться. Если в пределах установленного срока представления информации не поступает возражений, то данные бухгалтерского учета считаются принятыми обоими партнерами и в связи с этим становятся обязательной правовой основой в случае обнаружения различий в ходе инвентаризации тары. При снабжении порожней тарой учитываются требования о необходимом ее типе и об оправданной достаточности в нужном месте и в нужное время. Транспортным документом для пересылки тары является накладная на нее. Для идентификации тары при обратном потоке используют номер поставщика и номер тары. При прямых поставках получатель посылает поставщику порожнюю тару, чтобы получить от поставщика в обратном направлении тару, заполненную товарами определенных артикулов. Контроль движения тары при участии в процессе снабжения многих поставщиков, при различных местах их расположения, а также при подключении в процесс еще и субпоставщиков возможен только при системной поддержке и соответствующей информационной дисциплине всех участников. Пересылка товарных накладных, содержащих данные о таре, должна производиться сразу же после получения товара, чтобы обеспечить соответствующее ведение картотеки наличия тары с ее списанием со счетов поставщика. У каждого поставщика должна проводиться инвентаризация тары. В случае выявленных отклонений важно своевременно согласовать счета.

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.

Комплекс операций включает:

• работу со службой закупок;

• работу с поставщиками;

• работу с перевозчиками;

• работу со службами хранения и учета;

• работу с приемной комиссией;

• работу со службой качества;

• работу со службой реализации;

• работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в приемке

Работа со службой закупок.

Логистической службе должна быть передана информация:

• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

• контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;

• контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;

• после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;

• после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа с поставщиками.

На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

• содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

• требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

• определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;

• подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;

• получение подтверждение перемещения товаров.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.