Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:

• процесса приемки продукции по количеству;

• процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

• документов, заполняемых при приемке продукции на склад;

• процесса приемки продукции по качеству;

• процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

• документов, регламентирующие приемку товаров на склад;

• нормативных сроков приемки товаров по качеству.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Поэтому организация приемки поступающих товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения приемки:

• набор оптимально необходимых площадей для разгрузки, приемки, разупаковки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

• формы документов, получаемых в результате приемки;

• положения о подразделениях, участвующих в приемке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы закупок, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

• прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

• прием грузов, поступающих на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

• заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

• планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

• приемка товаров и размещение их по местам хранения;

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.

Приемка может включать следующие процедуры для обработки входящих товаров:

• незапланированный прием товара;

• прием товара с уведомлением о поставке;

• прием товара с уведомлением центральной системы.

Процедура приема незапланированного товара – это простейшая форма учета входящих товаров. Эта процедура настолько общая, что может использоваться буквально везде.

Процедура приема товаров с уведомлением о поставке включает полную регистрацию входящих товаров и сравнение фактически поступившего груза с заказом. Информация о заказе для данной формы предоставляется центральным сервером. В обоих вариантах допускается использование смешанных транспортируемых единиц.

Процедура «Входящие товары с уведомлением центральным сервером осуществляется автоматически и без какого-либо диалога. Сервер посылает уведомление с соответствующей информацией для всех входящих товаров. Этот метод работы с входящими товарами особенно удобен для обеспечения производственных систем по принципу «точно во-время», а также в случаях, когда прием товара должны быть сделан в центральном сервере.

Процедуры приемки

Работая с входящими товарами, пользователь регистрирует складируемые товары, вводя в диалоговое окно номер товарной единицы. После этого на экране появляется описание данной товарной единицы для первой визуальной проверки. Затем вводится общее количество полученных товаров данной товарной единицы. Если используется модуль по работе с партиями, здесь также можно ввести код партии товара. Если используется дополнительный модуль для управления консигнационными товарами, то можно задать специальный код клиента для присвоения данного товара тому или иному клиенту. При использовании модуля сроков годности оператор может ввести срок годности или рассчитать этот срок на основе информации, хранящейся в базовых данных для товарных единиц.