Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

При выдаче (вопреки рекомендации закона) трудовой книжки кадровый специалист предприятия требует от работника расписку. Срок возврата документа в ней указывается чисто номинально, например «три дня», а в реальности работник возвращает трудовую книжку только когда получит ее из Пенсионного фонда.

Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят выдать им подлинник трудовой книжки для снятия нотариально заверенной копии. Такая копия необходима при сдаче документов для получения сертификата «Профессиональный бухгалтер», «Профессиональный аудитор». Приходится выдавать желаемый документ и в этом случае. Но кадровики «старой школы» поступают иначе. Они добровольно высиживают огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы заверить копии трудовых книжек своих сотрудников самостоятельно. Когда речь идет о трудовых книжках, эти люди доверяют только себе. И это, конечно, не может не вызывать уважения.

Если человек уволился в результате конфликта или если ему необходимо уехать, то он иногда просит переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Помните, что отдать кому-либо трудовую книжку вашего бывшего работника можно только при предъявлении выданной от его имени и нотариально заверенной доверенности. В конце концов, ведь работник может направить вам письмо (но не по факсу!) с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте.

Третьим лицам без нотариально заверенной доверенности трудовая книжка работника выдается только в случае его смерти на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц строго ограничен. Не позволяйте работникам вашей организации, принятым по основному месту работы, как бы они об этом ни просили, в процессе работы хранить трудовые книжки дома. Это незаконно, и у вас возникнут серьезные проблемы при проверке. Не забывайте, что таким образом вы увеличиваете риск утраты трудовой книжки, а выдавать дубликат и оказывать содействие в восстановлении трудового стажа придется именно вам. Ведь ваша организация является последним местом работы такого сотрудника.

Так что берегите трудовые книжки работников и свои нервы.

Редко, но все же случаются на предприятиях серьезные ЧП, в результате которых все трудовые книжки были утеряны. К кому нам следует обратиться за помощью в восстановлении записей в трудовых книжках? Пенсионный фонд в этом случае вправе отказаться помочь восстановить трудовые книжки.

Да, ситуация неприятная. Но не стоит паниковать – восстановить трудовые книжки можно, для этого существует специальная процедура. В п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках» сказано, что если в результате чрезвычайного происшествия у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек сотрудников, трудовой стаж этих работников может определить комиссия по установлению стажа, которая создается органами исполнительной власти субъекта Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателя, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Поэтому советуем вам обратиться в администрацию вашего города с просьбой оказать содействие в сложившейся ситуации и дать необходимые разъяснения.

Комиссия на основании имеющихся у работников документов (справки, профсоюзного билета, расчетной книжки и т. п.) будет устанавливать факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы сотрудников в вашей организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются все восстановленные сведения о трудовой деятельности и стаже работника. На основании этого акта вы должны будете выдать работникам, чьи трудовые книжки утрачены, дубликаты трудовых книжек.

Еще одно распространенное заблуждение – если вы работаете у индивидуального предпринимателя, то он и должен заполнять трудовые книжки. Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели не имеют права делать записи в трудовых книжках своих работников. Для подтверждения стажа работы у индивидуального предпринимателя необходимо заключить с работником трудовой договор и зарегистрировать его в органе местного самоуправления.

С недавних пор на кадровых работников возложена обязанность сдавать в Пенсионный фонд отчет о работниках и их общем стаже. Здесь зачастую возникает вопрос: как можно подтвердить стаж при отсутствии трудовой книжки?

Как известно, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы для назначения государственной пенсии. Что следует делать в том случае, если по каким-то причинам трудовая книжка не сохранилась, либо периоды работы, записанные в трудовой книжке, оформлены ненадлежащим образом и они не учитываются при назначении пенсии, либо документы о работе вообще не сохранились?

Ситуаций, связанных с подтверждением стажа иным порядком, множество. Рассмотрим некоторые из них, чаще всего встречающиеся в практической деятельности.

При отсутствии трудовой книжки, согласно ст. 62 ТК РФ, могут быть приняты во внимание:

1) справки;

2) выписки из приказов;

3) лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

4) удостоверения;

5) характеристики;

6) письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении;

7) трудовые, послужные и формулярные списки;

8) членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов;

9) иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Справки о периодах работы должны быть подписаны уполномоченными лицами, заверены печатью организации, иметь основание для их выдачи.

П. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках» предусматривает, что когда и перечисленных документов не оказывается в наличии, то доказательством трудового стажа могут быть:

1) расчетные книжки;

2) членские билеты профсоюзов;

3) учетные карточки члена профсоюза.

Читать дальше