Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Определяя то, что работает, вы сэкономите массу времени и сил, поскольку, очевидно, нет никакой необходимости приводить в порядок то, что и без того в порядке и хорошо работает.

Позвольте мне привести один пример.

Джин, работавшая в качестве свободного консультанта по компьютерам, чувствовала настоящее раздвоение личности, когда дело доходило до тайм-менеджмента. Когда бы она ни встречалась с клиентами, она всегда была на месте точно в нужное время, энергичная и сосредоточенная во время встречи, и постоянно демонстрировала высокую работоспособность. Но в те дни, когда Джин работала в своем офисе, занимаясь административной работой или выполняя иные относящиеся к своему бизнесу обязанности, она была чрезвычайно непродуктивна. Не имело значения, какие задачи были запланированы в ее рабочем графике (оплата счетов, переписка, стратегическое планирование), она постоянно откладывала дела, бесцельно бродила по офису, перечитывала почту, делала звонки, растрачивая по мелочам весь день. В результате страдал ее бизнес (а вместе с ним и ее самооценка и уверенность в себе).

Когда я спросила Джин, почему время встреч и переговоров с клиентами проходило намного более продуктивно, она назвала две причины: во-первых, контакты и общение с людьми давали ей большой заряд энергии, и, во-вторых, Джин очень ответственно подходила к планированию встреч и переговоров. Когда время начала и окончания беседы строго определено, объясняла Джин, она могла сконцентрироваться и вести себя так, чтобы наилучшим образом использовать предоставленное время. Каким же образом ей можно было бы использовать эту свою особенность?

В дни работы в офисе я предложила ей установить время начала и окончания работы для каждой задачи в ее рабочем графике. Например, ей следовало записать “Сделать эскиз нового рекламного проспекта: 10:00–10:45”, “Работа с картотекой 12:00–12:45” прямо в своем блокноте. Кроме того, я посоветовала ей чередовать выполнение задач, требующих концентрации и уединения, с деловыми контактами и общением с людьми. Через каждые сорок пять минут сосредоточенной работы в одиночестве ей следовало делать пару телефонных звонков, чтобы восстановить силы и энергию. Она также планировала обеды с клиентами, партнерами или друзьями во время дней работы в офисе в качестве перерыва и дополнительного “вознаграждения” за свою работу. Такие “деловые встречи” с собственными проблемами и задачами в сочетании с общением и контактами с людьми на протяжении всего рабочего дня заряжали Джин энергией и резко повысили продуктивность ее работы в офисе.

Задумайтесь о том, что работает для вас и в вашу пользу. Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения – это поможет вам приступить к анализу. Вы можете набрать ваши ответы с помощью компьютера или записать их в блокнот, оставив побольше свободного места для ответов. Обдумайте глубоко и тщательно эти вопросы и рассмотрите все аспекты своей жизни – работу, дом, взаимоотношения с людьми, личное развитие и т. д., – отвечая на них.

Продолжите следующие утверждения по возможности наиболее подробно:

Как бы я ни был занят, я всегда нахожу время для _______

Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается ___________________________________________

Я точно знаю, сколько времени мне потребуется для ______

Я всегда без промедления приступаю к ________________

Я никогда не опаздываю ______________________________

У меня никогда не возникает проблем, когда ___________

Я безо всяких проблем приступаю к выполнению сложных проектов, когда ________________________________

Я всегда занят в перерывах между _____________________

Мне легко сказать “нет” (кому? в каких ситуациях?) ____

Мне легче уложиться в заданные сроки, когда _________

Я больше всего счастлив, когда я ______________________

Дела, выполнение которых я легко перепоручаю другим, это ________________________________________________

Примеры ответов:

“Как бы я ни была занята, я всегда нахожу время, чтобы перед сном почитать детям книгу, вымыть холодильник, встретиться с новыми клиентами, выписать счета …

Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается моих детей, моей работы, моих отношений с супругом …

Я очень точно знаю, сколько времени мне требуется, чтобы добраться до работы, одеться утром, побриться, приготовить обед, подготовить речь для выступления, сходить за покупками, составить план работы …

Я всегда без промедления приступаю к кормлению ребенка, работам в саду, выплате долгов, к обеду, к ведению дневника…

Я никогда не опаздываю в аэропорт, на свидание, на встречи с клиентами, в кино, к доктору …

У меня никогда не возникает проблем, когда я рано встаю, нахожусь в отпуске, смотрю телевизор, нахожусь в компании…

Я безо всяких проблем приступаю к выполнению сложных проектов в понедельник утром, когда у меня достаточно времени для подготовки, когда рядом нет детей, когда в проекте заняты другие люди …

Я всегда занят в перерывах по дороге из дома на работу и обратно, между выполнением двух творческих задач, между работой с цифрами и игрой с моими детьми …

Мне легко сказать “нет” в ответ на просьбу безвозмездно помочь чужим людям, своей теще, в ответ на неразумные требования или на просьбу поработать сверхурочно…

Мне легче всего уложиться в заданные сроки, когда эти сроки устанавливает кто-то другой, когда я работаю под давлением, когда за это мне платят деньги, на работе …

Я больше всего счастлива, когда работаю в саду, занимаюсь поиском новых идей, танцую, работаю в Интернете …

Дела, выполнение которых я легко перепоручаю другим, это – стирка, ввод информации в компьютер, вынос мусора, редактирование писем, работа с юридическими документами …”

Теперь просмотрите свои ответы и определите, что нового вы можете узнать о себе. Спросите себя, почему выполнение этих конкретных дел и задач у вас хорошо получается. Почему это работает? Вы приступаете к выполнению определенных дел потому, что они вам очень нравятся? Или потому, что вы ловко с ними справляетесь? Или вы поддаетесь внешнему давлению (“Если я этого не сделаю, меня уволят, поэтому я всегда справляюсь с этим”), или воздействию внутренних установок (“Если я не сделаю этого, я не буду удовлетворен и доволен собой”)? Все дело в том времени суток, которое вы выбираете для этих задач, или в количестве времени, которое требуется для их выполнения? С какими задачами вы лучше справляетесь – с теми, которые требуют от вас работы в одиночку или с требующими совместной работы с другими людьми? Спросите себя, что именно побуждает вас выполнять эти задачи.