Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

• Подпишитесь на услуги службы рассылки напоминаний об интересующих вас событиях по электронной почте. Отправьте в такую службу список дат событий, напоминания о которых вы хотите получать, и за определенный срок до наступления каждого из них вас уведомят о приближении памятной даты по электронной почте, вместе с предложением о приобретении возможных подарков к этому дню. Вы можете купить подарок через Интернет и заказать его доставку непосредственно тому, кого хотите поздравить. Если вы пользуетесь услугами America On-Line (AOL), чтобы узнать больше об этих услугах, перейдите на вкладку “My AOL” и выберите “Reminder Service”.

• Организуйте у себя дома специальное место для выписки и оплаты счетов. Храните там все необходимое для этого: чековые книжки, бланки квитанций об оплате, конверты, марки, ручки, калькулятор, чтобы вам не приходилось каждый раз искать все это снова. Храните ваши квитанции и отметки об оплате поблизости в специальных папках, чтобы избежать накопления неразобранных и неупорядоченных бумаг.

• Распорядитесь об автоматической оплате ваших ежемесячных счетов. Вы можете выбрать такой порядок оплаты с вашего банковского счета для страховых платежей и пр. Если вы пользуетесь системой электронных платежей типа “Клиент – Банк”, вы также можете установить напоминание о регулярном перечислении ежемесячных платежей, возвращаться к ним раз в месяц, подтверждать ваше согласие на оплату, и компьютер банка переведет деньги с вашего счета на счет получателя. Проконсультируйтесь со специалистами своего банка и спросите их, предоставляет ли банк такие услуги.

• Установите определенное время для наведения порядка в доме. Наводите порядок ежедневно, в одно и то же время, пред сном, перед обедом или рано утром. Когда вы установили для этого определенное время, в течение дня вы не будете расстраиваться и отвлекаться, думая: “Мне нужно еще навести порядок в кухне”, и сможете спокойно делать свои дела.

• Установите определенные дни недели для уборки в доме. Вы, например, можете решить, что каждую среду будете делать уборку в ванной, а каждую пятницу – в кухне.

• Научитесь эффективным приемам уборки. В книге Джеффа Кэмпбелла “Быстрая уборка” объясняется, как команда профессиональных уборщиков может сделать генеральную уборку в большом доме всего за сорок две минуты. Например, одним из их принципов является уборка поверхностей сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их затем можно убрать пылесосом.

• Если вы можете себе это позволить, пользуйтесь услугами профессионалов для проведения серьезных уборок в доме. В этом случае вам нужно запланировать время только для ежедневного наведения порядка.

• Избавьтесь от хаоса и беспорядка в доме. Профессионалы, занимающиеся уборкой помещений, говорят, что порядок в комнате снижает время, необходимое для проведения в ней уборки, более чем на 40 процентов.

• Составьте контрольный список вещей, необходимых вам в командировках и деловых поездках. Включите в этот список одежду, билеты, паспорт, фото– или видеокамеры, необходимые лекарства, туалетные принадлежности и т. д. Вы можете устанавливать количество предметов одежды в соответствии с климатом и со сроками каждого путешествия.

• Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих туалетных принадлежностей – нет никакого смысла тратить время на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать.

• Составьте список последних действий и проверок, которые должны быть сделаны перед отъездом из дома на длительное время, – полить цветы, включить сигнализацию, отключить электробытовые приборы и т. д.

• Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере. Вносите изменения в шаблоны документов, входящие в состав вашего программного обеспечения и создавайте новые. Эта процедура может незначительно отличаться в разных программах, но обычно вам просто нужно создать новый документ, придать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон, а не как обычный документ.

• Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выглядели формальными и сухими, написание каждого письма заново ведет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или образцы для разных видов писем: предложений, благодарностей, уведомлений о просрочках платежей и для любых других документов, которые вам приходится составлять регулярно.

• Сделайте свою файловую систему (систему хранения документов) достаточно простой. Если система хранения документов слишком сложна, вы будете терять время на выяснение того, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. Поэкспериментируйте с системами цветового кодирования документов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов относится та или иная бумага (например, выберите зеленый цвет для финансовых документов, красный – для личных). Залог поддержания порядка в бумагах – простота системы хранения документов и удобство пользования ею, поэтому всегда располагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах досягаемости – не далее чем на расстоянии вытянутой руки от вашего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бумаг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов или специальными тележками для хранения файлов.

• Используйте передвижные стикеры (“Post-It”) с напоминаниями о регулярных делах и задачах. Если вы пользуетесь органайзером на основе бумажных бланков и регулярно выполняете определенные задачи в один и тот же день недели (предположим, оплачиваете свои счета по пятницам), запишите эту задачу на стикере, наклейте его на страницу органайзера, соответствующую ближайшей пятнице, и в конце этого дня переклейте ее на следующую пятницу. Электронные планировщики, такие как Palm Pilot, позволяют вам делать такой перенос задач автоматически, с помощью функции “повторяющаяся задача” (смотрите страницы 134–139, где мы более подробно рассматривали особенности электронных планировщиков времени).

Даже если задача не относится к числу ваших регулярных дел, вы все равно можете найти способы ускорить ее выполнение. Один из таких способов заключается в том, чтобы пропускать отдельные этапы выполнения задачи. Вернемся к нашему примеру переезда в другой регион страны, – вы считаете, что должны организовать распродажу, чтобы избавиться от лишнего имущества, которое не хотите везти с собой за тридевять земель. Однако при ближайшем рассмотрении оказывается, что вам потребуется целых пять дней, чтобы произвести сортировку и оценку всех этих вещей, разложить их в гараже, дать рекламу и начать распродажу. Возможно, оценив затраты, вы сочтете, что время и деньги, выделяемые на организацию этой затеи, не стоят тех дополнительных доходов, которые вы получите от распродажи вещей. Возможно, ваша главная цель – поскорее переехать, а не выгадывать каждый цент любыми способами. Разрешите себе отказаться от идеи распродажи ненужных вещей. Точно так же, если ваша компания выходит на рынок с новой услугой и в вашем распоряжении только один месяц на то, чтобы нанять персонал для новой службы, подготовить его, составить и напечатать рекламный проспект, провести рекламную кампанию, организовать презентацию для журналистов и праздничный банкет, спросите себя: все ли эти мероприятия одинаково необходимы для успеха проекта? Может быть, вы сократите этап подготовки рекламного проспекта и вместо него напечатаете простое приглашение потенциальным клиентам со словами: “Приходите на нашу презентацию и познакомьтесь с отличной новой услугой, которую предоставляет наша компания”.