Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Первое, что вам нужно сделать, – отойти в сторону и подняться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и проанализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в стороне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дистанцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примите душ, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Момент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей, подняться над суетой и начать принимать правильные решения. Ваша цель – выработать план действий, который точно и подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, чтобы вы могли заниматься только самыми важными вещами.

Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. Отсортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалите из своего расписания все, что возможно . Спросите себя, от каких дел можно отказаться, а какие – сократить. Рассмотрите возможности делегирования выполнения каждой из ваших задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихорадку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силы для тех задач, которые представляют для вас наибольшую важность, назначая время в своем плане только для этих дел.

Вам придется на время отказаться от некоторых повседневных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратить много времени на приготовление здоровой пищи или постоянно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. Примите это, и не чувствуйте себя виноватым.

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нравится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкость и спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела оказываются срочными, вы должны четко структурировать свое время. Запланируйте “встречи с самим собой” для каждой задачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточенность на работе и высокую продуктивность, и ни одна задача не сможет монополизировать ваше время – в обстановке высокого напряжения вы не можете себе этого позволить.

Ваш план позволит вам сконцентрироваться только на текущем моменте времени. Распланировав, когда и как вы будете проводить свое время и отведя для каждого дела место в своем расписании, вы больше не должны беспокоиться о том, как вы успеете сделать все, что запланировали. Вы уже решили это и теперь можете сосредоточиться только на том, что делаете в данный момент.

Какой бы напряженной ни была ваша работа, убедитесь, что вы всегда оставляете некоторое количество времени для отдыха и восстановления сил. Определите, какая деятельность наиболее эффективно восстанавливает ваши силы (тренажерный зал, массаж, занятия любовью), и отведите для этого время. Это даст вам силы, которые необходимы, чтобы справиться с кризисом. Берегите себя: хорошо питайтесь, отдыхайте и занимайтесь физическими упражнениями. Выберите одно занятие из всех критически важных для вас областей жизни (отношения с детьми, свидания с любимым человеком, общение с друзьями), и встройте его в свой график. Затем запланируйте все остальное и сосредоточьтесь на кризисе.

Восстановите идеальный баланс между различными видами деятельности как можно скорее. Когда кризис прошел, вам может понадобиться несколько недель, чтобы компенсировать то, что вы не смогли сделать в тот период времени.

Имейте в виду, что иногда кризис требует от вас постоянной корректировки ваших планов и расписания, потому что обстоятельства вокруг вас постоянно меняются. После каждого кризиса пересматривайте свой план распределения времени, – возможно, он будет нуждаться в изменениях.

Если вы так и не смогли приступить к выполнению всего, что запланировали на текущий день или в период кризиса, не ругайте себя. Очень немногие люди добираются до завершения последней задачи в своем списке дел на день. По мере того, как вы планомерно добиваетесь достижения всех важных для вас целей в жизни, вам уже не придется беспокоиться о том, что вы не выполнили отдельную текущую задачу.

Поскольку жизнь меняется слишком быстро, ваши приоритеты могут меняться вместе с ней. Ваше настроение непостоянно, и ваши силы и энергия также подвержены периодическим изменениям. Проект, для завершения которого вам, кажется, практически не нужно прилагать никаких усилий, оказывается очень трудным и изматывающим, что, в свою очередь, повлияет на ваше настроение и самочувствие в конце недели. Есть обстоятельства, которые могут вас расстраивать: проблемы в личной жизни, болезни. Есть обстоятельства, которые, напротив, могут придать вам сил и энергии, – вы влюбляетесь, и внезапно у вас оказывается столько энергии и уверенности в себе, что за одно утро вы справляетесь с делами, намеченными на ближайшие два дня. Дайте себе возможность “оседлать” такие приливы энергии и всегда заглядывайте в свой планировщик, чтобы внести в расписание соответствующие изменения.

Худшее, что можно сделать, – это ругать себя за периодическую медлительность, за снижение время от времени темпа работы и за то, что иногда вам не удается сделать все, что вы наметили. Время и энергия, которые вы потратите, обвиняя себя, обернутся вашей собственной непродуктивностью. Даже у самых энергичных и эффективных людей иногда бывают неудачные дни. Искусство тайм-менеджмента состоит в том, чтобы считать эти дни частью своей жизни, прощать себя, вносить соответствующие коррективы в свои планы и идти дальше.

Если день складывается неудачно, найдите время и проанализируйте, что идет не так. Вы слишком сильно загружены, расслабились, устали или чрезмерно напряжены? Какое событие заставило вас пренебречь своими планами? Как можно избежать этой проблемы в будущем?

Самый важный аспект управления временем по принципу “изнутри—наружу”, аспект, который делает нас поистине свободными людьми, – это тот способ планирования и создания собственной жизни, который питает наше существо и дает нам возможность чувствовать всю полноту жизни. Вы – хозяин своей жизни, и хотя вы не можете управлять всеми событиями, происходящими вокруг вас, вы можете управлять своими реакциями на эти события. Вместо того чтобы останавливаться на достигнутом, поверьте в то, чего вы можете достичь.

Особые моменты успеха дают нам повод для радости и возможность отпраздновать их. Слишком часто мы стремимся не обращать внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи в своем расписании. Когда мы так поступаем, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни.

Найдите время, чтобы отпраздновать свои победы. Вы, наконец, заключили большой контракт, над которым долго и напряженно работали? У вас появился верный повод для ликования – ура! Позвоните другу, откройте бутылку шампанского, купите себе билеты в театр – сделайте для себя что-нибудь веселое и приятное. Когда у вас есть цели, и вы достигаете их, вы ощущаете потрясающий вкус успеха! Наслаждайтесь этим чувством и пригласите людей, которые вам близки, разделить его с вами. Это поддержит вашу самооценку, придаст вам сил и вдохновит вас на новые достижения.