Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

● выполнять распоряжения руководителя, не противоречащие законодательству;

● выполнять правила трудового распорядка.

Это как раз и есть общие фразы, поэтому в этом разделе пишите только то, что обязательно нужно, без чего нельзя обойтись. Также к обязанностям можно отнести те функции, выполнение которых требуется лишь эпизодически (например, актуализация организационной структуры, регламентирующих документов, стандартов и т. д.).

Большинство должностных инструкций сегодня обязательно содержат раздел «Права работника», где обычно можно найти очень малозначащие фразы типа:

● Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

● Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

● Принимать решения в пределах своей компетенции.

В данном разделе для вашего подчинённого нужно обязательно отразить конкретику:

● право работника на расходование средств (или других ресурсов) предприятия в оговорённых пределах;

● право использования оборудования (служебного автотранспорта, офисной техники);

● право принимать решения в стандартных ситуациях (при этом надо конкретно описать, в каких ситуациях и в каких пределах);

● какие документы компании работник имеет право подписывать и визировать (либо сослаться на другой документ – доверенность, положение о правах подписи и т. д.);

● права работника в социальной сфере (отпуска, отгулы, больничные листы, перерывы для отдыха). Это можно не отражать в должностной инструкции, если эти права работника подробно расписаны в трудовом договоре или в правилах трудового распорядка.

Прежде чем приступать к наделению подчинённых правами, каждому руководителю необходимо проверить наличие таких прав у него самого. Приступая к работе, вы чётко должны знать, в каких пределах можете тратить деньги и другие ресурсы компании, в каких случаях можете принимать самостоятельные решения, какие документы визировать и подписывать. Лучше, чтобы эти права были прописаны на бумаге (в идеале в вашей должностной инструкции), и эта бумага была подписана руководителем. Иначе есть риск оказаться в неприятной ситуации, когда вы воспользовались правом, а прав-то у вас и не было.

Давайте разберём, что такое права на использование ресурсов компании. Приведём некоторые примеры.

● Можно дать торговому агенту право угостить своего клиента деловым обедом в пределах оговоренной суммы, при этом оформив соответствующие документы для бухгалтерии, или дать право снабженцу передвигаться на такси в командировке, но ограничить его право на проживание в дорогих гостиницах. Иногда подобные права и ограничения выносят в отдельный документ.

● Если вы руководите отделом закупок, то можете дать право своим сотрудникам закупать продукцию по предоплате либо под гарантийные письма компании, также можете давать право совершать закупки в пределах оговорённого лимита и т. д.

● Можете дать право ключевому сотруднику использовать служебный автомобиль для деловых поездок (если такое практикуется в вашей компании).

Теперь поговорим о правах на принятие решения.

Если вы предполагаете, что в работе вашего подразделения может возникнуть какая-либо ситуация, требующая решения, то дайте права квалифицированному работнику на принятие такого решения на месте. Это почти всегда касается случаев различных поломок, возникновения непредвиденных задержек или образования нежелательных очередей. Прописывая эти права в должностной инструкции, обязательно укажите возможные случаи применения предоставляемых прав.

Это сильно разгрузит вас от текучки, что здорово. Но, как обычно, есть и обратная сторона медали, связанная с контролем вашего подчинённого, насколько правильно он принимает решения и как своевременно он это делает. Вам придётся тратить на это определённое время, но это стоит того.

Очень значимой становится функция наделения правами и полномочиями, если ваши подчинённые сами являются руководителями или старшими специалистами. Здесь без делегирования полномочий не обойтись. Особенно важными являются права ваших сотрудников в области управления и принятия таких решений, как:

● наказание виновных;

● поощрение лучших работников;

● увольнение или приём на работу;

● изменение технологии работы в своём подразделении.

Делегируя полномочия вы, с одной стороны, частично теряете контроль над ситуацией, но в делегировании есть явные плюсы:

● вы высвобождаете часть своего времени для более важных задач;

● делегирование прав для ваших подчиненных является явной мотивацией;

● подчиненные растут как управленцы.

Поэтому совет может быть только один: наделяйте правами и делегируйте полномочия, как только почувствуете, что подчинённый готов их взять. Фиксировать переданные полномочия лучше сразу, и ни в коем случае не на словах, а в должностной инструкции, под роспись.

Если что-то случается в вашем подразделении и нельзя сказать, кто виноват, то, скорее всего, виноваты вы сами – в том, что не возложили на своих сотрудников ответственность. Ответственность всегда является спутницей прав и полномочий, поэтому, когда наделяете работника правами на принятие решений в какой-то деятельности, сразу же закрепляйте его ответственность за результаты этой деятельности.

Пример: дал право постовому регулировать движение на перекрёстке – возложи на него ответственность за пробки и аварии, произошедшие в его присутствии ☺.

Ну а если кроме шуток, то обычно ответственность на работников возлагают за:

● выполнение плана производства (продаж, отгрузок и т. д.);

● соблюдение технологических норм;

● сохранность вверенного имущества;

● обеспечение качества выпускаемой продукции (производимой услуги);

● ущерб, полученный по вине работников;

● соблюдение техники безопасности.

На сотрудников коммерческих подразделений также возлагают ответственность за дебиторскую задолженность покупателей и поставщиков.

Наделение ответственностью своих подчинённых решает для руководителя сразу две задачи:

1. Вносит ясность – кто и за что отвечает (определяет зону ответственности).

2. Определяет меру наказания.

Давайте посмотрим более подробно, какие бывают зоны ответственности. Появился новый клиент – сразу закрепите его за ответственным торговым агентом; установили в офисе новую технику – определите, кто будет отвечать за её сохранность; решили организовать вечеринку в отделе – назначьте организатора.