Сергей Гредников - Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения

Техническая поддержка – ряд организационных и технических мероприятий, направленных на обеспечение бесперебойной работы и своевременное решение проблем пользователей, а также обеспечение их необходимым объемом информации об используемых элементах ИТ-инфраструктуры предприятия.

Каталог ИТ-сервисов– утвержденный список ИТ-сервисов предоставляемых поставщиком ИТ – сервисов/услуг Заказчику.

Уровень обслуживания– совокупность параметров качества предоставляемых сервисных услуг, описанных в Соглашении об уровне сервиса (SLA).

В настоящее время – время бурного развития информационных технологий и их повсеместного применения во всех отраслях бизнеса трудно найти электронное или печатное или ИТ-издание, которое бы активно и регулярно не обсуждало тему «Эффективности ИТ».

Еще труднее отыскать руководителя, который бы хоть раз не задумывался и не задавал себе вопросы: «насколько эффективно ИТ подразделение?» или «почему ИТ поддержка столько стоит?», или «достаточный ли штат ИТ специалистов или наоборот их много?». Большинство руководителей верхнего звена затрудняются ответить на эти вопросы или имеют очень слабое представление об эффективности ИТ-подразделений по сравнению с другими подразделениями предприятий где «все прописано и определено».

На тему эффективности ИТ регулярно проводятся различные тренинги, форумы, семинары. Тренеры предлагают те или иные рецепты построения эффективной ИТ команды. Так что назвать тему «свежей» – нельзя, но, несмотря на обилие подобных материалов, а может быть вследствие их определенной однобокой направленности в сторону сокращения затрат на ИТ, хочется поделиться своими мыслями по озвученному вопросу.

Давайте обратимся к словарю и вспомним: что такое информационные технологии?!

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, ИТ (от англ. information technology, IT) – это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами 2.

Как отметил себе внимательный читатель, именно в определении мы первый раз сталкиваемся с «эффективностью». В данном контексте определения, информационные технологии направлены на применение современных высоких технологий, включающих в себя: аппаратное обеспечение (персональные компьютеры, ноутбуки, сервера и другие современные устройства), средства связи и коммуникаций, программного обеспечения для решения задач по «…эффективной организации труда…» или другими словами – использовать все передовые достижения человеческой мысли для повышения производительности труда, оптимизации материальных ресурсов во всех сферах деятельности отдельного взятого предприятия.

Еще раз обращаемся к словарю с целью освежить в памяти определение эффективности «Эффективность [efficiency, effectiveness] – одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Но, это одна из возможных (важнейшая, но не единственная!) характеристик качества некоторой системы, в частности, экономической, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы. В зависимости от того, какие затраты и особенно – какие результаты принимаются во внимание, можно говорить об экономической, социально-экономической, институциональной, социальной, экологической эффективности. Однако границы между этими понятиями расплывчаты и вокруг них ведутся активные дискуссии 3.

Другими словами, в общем случае, эффективность – это соотношение результата функционирования к затратам по достижению этого результата. Т. е. эффективность тем выше, чем ниже затраты и выше результат.

Логика эффективности распространяется на каждое структурное подразделение предприятия и в том числе и на подразделение информационных технологий.

Информационные технологии сравнимы с лекарством: в одних дозах лечит, в других – не дает никакого эффекта, а в третьих – убивает, т. е. информационные технологии должны применяться «по рецепту» в каждом отдельном случае и требуют правильного сочетания с другими компонентами управления компанией. Но без ИТ не обойтись, и современному ТОП-менеджеру необходимо владеть рядом навыков, чтобы информационные технологии стали одним из органических компонентов успеха бизнеса наряду с менеджментом, маркетингом, контроллингом и т. д.

Как сделать информационные технологии своим союзником, как понять в каком состоянии ИТ сейчас, как построить эффективное ИТ подразделение и в последствии эффективно им управлять, какие шаги необходимо предпринять для этого, и что нужно от бизнеса для достижения требуемой эффективности ИТ – на эти и другие вопросы постараемся ответить в этой книге.

Каждый руководитель, принимая решение, всегда руководствуется соотношением параметров: время, деньги, качество. На рисунке 1 наглядно отображены два ситуационных примера: с одном случае (точка А) – гармония всех трех параметров по времени, стоимости и качеству работы, в другом случае время поставлено в приоритет в ущерб стоимости и качеству работы (точка – В). Возможна ли такая ситуация – да, вполне. Существует множество задач, где необходима скорость работы, порой даже в ущерб цене или качеству или наоборот – в первую очередь качество работы, а время и стоимость уходят на второй план. Такой подход можно с успехом применять почти в любой ситуации. Но в любом случае, при принятии решения, необходимо помнить, что эффективность – это результат, деленный на затраты.

Рис. 1. Треугольник принятия решений

Основная цель бизнеса – получение экономической эффективности от деятельности. Как следствие, трансформации цели на более низкий уровень: экономически эффективно должно быть любое бизнес-подразделение, включая информационные технологии. Данная логика трансформации цели распространяется как на внутреннюю эффективность ИТ подразделения, так и на результат деятельности ИТ подразделения. По возможности необходимо просчитывать экономический эффект от ИТ-подразделений, но это не всегда возможно по ряду причин, например: