Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

Тут можно читать онлайн Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день - бесплатно полную версию книги (целиком) без сокращений. Жанр: Управление, подбор персонала. Здесь Вы можете читать полную версию (весь текст) онлайн без регистрации и SMS на сайте лучшей интернет библиотеки ЛибКинг или прочесть краткое содержание (суть), предисловие и аннотацию. Так же сможете купить и скачать торрент в электронном формате fb2, найти и слушать аудиокнигу на русском языке или узнать сколько частей в серии и всего страниц в публикации. Читателям доступно смотреть обложку, картинки, описание и отзывы (комментарии) о произведении.

Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день краткое содержание

Как находить два лишних часа каждый день - описание и краткое содержание, автор Джуди Джеймс, читайте бесплатно онлайн на сайте электронной библиотеки LibKing.Ru

Вы хотите научиться выкраивать два дополнительных часа каждый день? вы хотите сделать свою жизнь более спокойной и упорядоченной? Вы хотите сами распоряжаться своей жизнью? В книге «Как находить два лишних часа каждый день» бизнес-консультант Джуди Джеймс расскажет, как правильно организовать свою жизнь и научиться экономить время.

Как находить два лишних часа каждый день - читать онлайн бесплатно полную версию (весь текст целиком)

Как находить два лишних часа каждый день - читать книгу онлайн бесплатно, автор Джуди Джеймс
Тёмная тема
Сбросить

Интервал:

Закладка:

Сделать
Офис без бумаг

Не теряйте время на пустые разглагольствования о так называемом «офисе без бумаг». Все мы знаем, что это выдумка и такого офиса в действительности быть не может. Я совершенно не стремлюсь к этой невыполнимой затее, не должны стремиться к ней и вы. ЗАНИМАЙТЕСЬ УБОРКОЙ.

Сортировка документов

Каждый нормальный человек терпеть не может сортировать документы. Пожалуй, самое ужасное здесь это копаться в старых папках и пересматривать документы, которые не попадались вам уже в течение нескольких месяцев, но которые нельзя выкинуть. Вам придется быть особенно внимательным, если ваша работа связана с юриспруденцией.

Но что, если вы это не сделаете?

Все мы знаем, какое наказание ожидает того, кто медлит с уборкой. Он не может найти свои вещи. Он тратит время на бесполезные поиски. Его вещи занимают слишком много места. Он испытывает стресс. Он злится. Любая работа отнимает у него гораздо больше времени, чем могла бы. Он не выкидывает мусор. Чтобы найти что-нибудь, ему приходится разбирать целые горы ненужного хлама. Коллеги считают, что его работа будет хаотичной: ведь они судят по тому, что у них перед глазами.

Итак, разделите документы на три категории:

1. то, что я хочу знать;

2. то, что понадобится мне в будущем;

3. то, на что мне придется ссылаться.

Храните документы первой категории рядом со своим столом. Но не забывайте аккуратно складывать их в папки. Убирайте их на свое место, даже если вы часто с ними работаете. Пусть это станет вашей новой полезной привычкой. Если вы начнете оставлять бумаги на столе тогда, когда они должны вскоре вам понадобиться, то потом вы станете делать это и в тех случаях, когда они понадобятся вам отнюдь не скоро. Они будут мозолить вам глаза до тех пор, пока не скроются из виду под горой новых и срочных документов. А это будет означать то, что вы вновь работаете в хаосе. Поэтому сортируйте документы.

Документы второй категории можно хранить в некотором отдалении от вашего рабочего стола или там, где их сложнее достать.

Для документов третьей категории не существует единого правила хранения. Это значит, что вы должны будете подразделить их на группы: те, которыми вы пользуетесь регулярно, которые бывают вам нужны срочно и, наконец, те, которые не бывают нужны вам ни регулярно, ни срочно. Некоторые из таких собирающих пыль документов или книг вам все равно придется хранить, потому что, несмотря на то, что вы пользуетесь ими очень редко, вы не можете без них обойтись. Другие же, например словари, могут вообще не запылиться, потому что они нужны вам регулярно.

После того, как вы рассортировали документы

• Постоянно продолжайте их сортировать. Не позволяйте документам накапливаться на вашем рабочем столе. Постоянная сортировка и уборка должна стать одной из ваших новых полезных привычек.

• Сортируйте и убирайте документы так, чтобы вы легко могли их найти, но помните, что их также должны быть в состоянии легко найти ваши коллеги в случае, если вы уйдете в отпуск или заболеете. Раскладывайте документы на основании логики и здравого смысла, не пытайтесь придумать новых оригинальных методов сортировки.

• Убирайте только те документы, которые действительно необходимо убрать.

• Если какие-то документы кажутся вам ненужными, выкиньте их.

• Заведите картотеку наподобие той, какой пользуются в библиотеках, чтобы документы не терялись и не пропадали. Записывайте, кто и когда взял у вас тот или иной документ, когда он вернул его вам. Попросите тех, кто берет или смотрит документы в ваше отсутствие, делать это самостоятельно.

• Не храните бумажные копии документов, имеющихся в вашем компьютере, если вы не обязаны делать это.

• Используйте разноцветные папки, чтобы быстрее находить нужные вам документы.

• Даже в том случае, если архив ведет ваш секретарь, убедитесь, что вы способны находить там документы самостоятельно.

• Сортируя документы, перемещайте их. Например, если вы убираете документы за «декабрь 2002 года», найдите папку с документами за «декабрь 2001 года» и выбросите их.

• Если вы не можете сразу же понять, что за бумага перед вами, выбросите ее.

• Создайте свою собственную систему хранения документов. Ведь для этого не существует универсальной, подходящей всем системы. Этот совет, разумеется, не относится к тем случаям, когда вы вынуждены пользоваться общей корпоративной системой.

• Вы должны знать, какие документы стоит убрать, какие передать кому-то еще, а какие выбросить.

• Используйте эту же систему и для хранения электронных документов: заархивировать, уничтожить, убрать подальше, передать другому человеку. Не оставляйте мусор неубранным.

• Избавляйтесь от старых файлов, когда они перестанут быть вам нужными.

• Помните: восемьдесят процентов убранных документов уже никогда не используются снова.

Следите за тем, чтобы документы не оставались лежать на вашем столе. Письменный стол не должен превратиться в корзину для бумаг. Корзина гораздо лучше смотрится на полу. Стол же — это ваше рабочее место. Это ваш дом, ваша территория. Ненужные бумаги и другой мусор, вроде стаканчиков из-под кофе, отнимают у вас эту территорию.

Бумажный хлам на письменном столе также затемняет ясность вашего мышления не дает вам сфокусироваться. Ваш взор невольно бегает по напечатанному тексту. Вы не хотите, чтобы что-либо отвлекало вас от работы? Стол должен стать вашим оружием. Следите за его чистотой.

Хранение компьютерных данных

Я просто поражаюсь, насколько неаккуратно могут храниться электронные данные. Между тем, их следует сортировать точно так же, как и бумажные. Возможности компьютера позволяют получать документы самыми разными способами, например создавать их самому, сканировать, сохранять электронные письма, скачивать документы из Интернета. Все это приводит к тому, что информация становится легко доступной, однако также и к тому, что в компьютере становится можно хранить практически неограниченное количество старого мусора.

Поисковые возможности операционной системы позволяют находить старые и даже восстанавливать уничтоженные файлы. Тем не менее вряд ли кто-нибудь захочет тратить время на поиск каждого отдельного документа. Поэтому храните электронные документы так, чтобы их можно было найти быстро и легко. Давайте файлам такие названия, по которым вы сразу сможете догадаться об их содержании. Раскрывать и читать не те файлы, которые нужно значит попусту терять свое время. Вносите в названия файлов столько деталей, сколько вам потребуется для того, чтобы точно знать, что в нем содержится. Старые операционные системы, появившиеся до Windows 95, ограничивают длину названия восемью символами, но новые системы не имеют подобных ограничений.

Читать дальше
Тёмная тема
Сбросить

Интервал:

Закладка:

Сделать


Джуди Джеймс читать все книги автора по порядку

Джуди Джеймс - все книги автора в одном месте читать по порядку полные версии на сайте онлайн библиотеки LibKing.




Как находить два лишних часа каждый день отзывы


Отзывы читателей о книге Как находить два лишних часа каждый день, автор: Джуди Джеймс. Читайте комментарии и мнения людей о произведении.


Понравилась книга? Поделитесь впечатлениями - оставьте Ваш отзыв или расскажите друзьям

Напишите свой комментарий
x