Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Нельзя ли провести собрание по телефону или в форме телеконференции?

• Убедитесь, что оно будет удобно для каждого из участников.

• Попробуйте отменить несколько собраний и посмотреть, как пойдут дела после этого.

• С какой целью вы собираетесь провести собрание?

• Продумайте темы дискуссий. Вместо «Как остановить уход из нашей фирмы сотрудников?» укажите «Как удержать сотрудников в нашей фирме?».

• Приглашенные на собрание должны иметь возможность участвовать в составлении программы.

• Строго следите за дисциплиной. Не пускайте на собрание опоздавших. Повторение уже сказанного отнимает драгоценные минуты.

• Продумайте, как рассадить участников собрания. Постарайтесь, чтобы любители поболтать сидели подальше друг от друга.

• Убедитесь, что каждому из присутствующих будет удобно видеть и слышать все происходящее.

• Перед началом собрания убедитесь, что все необходимое оборудование на месте.

• Запишите то, что вам необходимо помнить, на обратной стороне вашей папки ведущего. В отличие от всего остального, ее вы наверняка не потеряете и нигде не забудете.

• Планируйте собрания таким образом, чтобы они продолжались не более получаса.

• Пресекайте посторонние разговоры во время собрания.

• Проводите собрания в таком месте и в такое время, которое было бы удобным для всех. Вы находитесь в пути? В таком случае вы можете провести собрание в поезде или на станции. (Ведущие транспортные компании оборудовали на станциях специальные залы заседаний, оснащенные телефонами и факсами.) Вы находитесь в придорожной гостинице? На этот случай в них существуют специальные залы заседаний, в которых есть компьютеры, Интернет, телефон и все прочее, что необходимо для проведения собрания. А может быть, вы летите на самолете?

• Может ли собрание быть проведено посредством видеоконференции?

Чтобы организовать мероприятие, вам потребуется сохранять ясность мысли даже в критических ситуациях. Вот советы, которые помогут вам в этом.

Как подготовить место проведения мероприятия

• Убедитесь, что вы достаточно хорошо понимаете, с какой целью проводится мероприятие, и вкратце объясните эту цель своей команде.

• Когда вы будете осматривать предполагаемое место проведения мероприятия, пообщайтесь с его персоналом. Сотрудники, принимающие заказы, всегда дружелюбны и готовы помочь, однако не стоит думать, что такими же окажутся те, кто будет обслуживать ваше мероприятие.

• Убедитесь, что автостоянка сможет вместить достаточное количество автомобилей.

• Не просто заказывайте оборудование (например, столовые приборы, мебель и так далее), а попросите позволить вам осмотреть его. Гостиницы печально известны тем, что предлагают старое, сломанное оборудование, которое смотрится просто ужасно.

• Убедитесь в том, что в помещении имеется достаточное количество туалетов и они содержатся в чистоте.

• Осмотрите общие помещения, например холл. Можно ли будет их украсить?

• Смогут ли ваши гости найти дорогу из холла к тому помещению, в котором проходит мероприятие, с помощью бросающихся в глаза указателей?

• Хорошо ли работает система отопления/кондиционер? Не просто убедитесь, что работа этих систем вас удовлетворяет в настоящий момент, но и подумайте о том, насколько она будет удовлетворять вас в день проведения мероприятия. Возможно, что сейчас февраль, а вы заказываете помещение для конференции, которая будет проходить в июле.

• Попросите, чтобы в договоре была оговорена возможность отмены заказа.

• Обратите внимание на высоту потолков и освещение. Свет должен быть мягким и не слишком ярким. У некоторых людей низкие потолки вызывают клаустрофобию.

Как спланировать детали

• Используйте ежедневник. Оптимальным вариантом являются различные компьютерные программы для планирования, например предлагаемые компанией «Майкрософт».

• Вступите в Ассоциацию организаторов выставок.

• С самого начала ведите журнал, куда вносите имена всех людей, с которыми вы контактировали, их адреса и номера телефонов. Записывайте их все в одну тетрадь, в том числе и те, которые, как вам кажется, уже никогда вам больше не понадобятся. Всегда носите эту тетрадь с собой. Перепишите туда все номера телефонов из своей директории. Пусть этот журнал станет вашей настольной книгой.

• Назначьте ответственного за мелкие подготовительные дела, вроде рассылки по факсу схем проезда и уточнения времени. Снабдите его ответами на все обычные в таких ситуациях вопросы: какое будет меню, можно ли привести с собой гостей, как добраться до места проведения конференции, в котором часу она закончится, можно ли будет уйти оттуда раньше, будут ли напечатаны тексты докладов, можно ли будет не прийти на нее и так далее. Доверьте этому человеку выполнение всей подобной работы, иначе вам придется постоянно отвлекаться на нее.

• Бюджет. Этот вопрос встает особенно остро в ситуациях, когда времени до проведения мероприятия остается совсем мало. Когда вы и без того испытываете стресс от организации мероприятия, становится почти невозможно следить за состоянием кассы, квитанциями и мелкими расходами. Лучше поручите подобные дела кому-нибудь другому, имеющему опыт ведения финансовых операций и способному обращать внимание на мелочи, быть аккуратным и хладнокровным. Если этот человек еще и умеет торговаться, он для вас настоящая находка. Тем не менее следите за тем, чтобы он постоянно поддерживал с вами контакт. Обсуждайте с ним состояние вашего бюджета.

• Прежде чем приступите к организации мероприятия, составьте список расходов: сколько вам придется потратить на страховку, оборудование, гонорары докладчикам, аренду помещения и так далее.

• Не забудьте о налогах. Они могут весьма значительно сказаться на вашем бюджете.

• Планируя будущие расходы, учитывайте инфляцию.

• Убедитесь, что в приглашении указана вся необходимая информация. Одна компания, организующая конференцию, забыла указать в приглашении время ее начала, и была вынуждена потратить еще три недели на то, чтобы обзвонить всех приглашенных.

Как успешно провести само мероприятие

• Подготовьте все необходимое на случай непредвиденных ситуаций, в том числе запасные маркеры, степлер, ручки, чистые аудиокассеты, дополнительные экземпляры тезисов докладов и так далее.

• Пусть в вашем офисе присутствует кто-нибудь на протяжении всей конференции, чтобы люди могли позвонить туда в любой момент и получить ответы на возникшие вопросы.

• Храните письма с приглашениями в отдельных конвертах. Не разбрасывайте их на своем столе, это выглядит неопрятно. Кроме того, гости будут отвлекаться на то, чтобы постараться разглядеть, кто еще приглашен на конференцию.