Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

Собрания приносят пользу только тогда, когда они предметны. Иметь предмет — значит быть призванным чего-то достичь и в итоге достичь этого. Нет ничего более беспредметного, чем проводить совещание ради самого совещания. Каждое собрание должно быть посвящено какому-то очень важному вопросу, так как оно отвлекает людей от их работы. Собрания, проводящиеся эффективно, должны соответствовать следующей стратегии:

Планирование

• Спланируйте собрание заранее. Вы должны знать, с какой целью оно проводится.

• Составьте программу собрания и заблаговременно разошлите ее всем участникам. Убедитесь в том, что программа написана ясно и конкретно. Если вы напишите просто «Обсуждение бюджета», то участники не смогут понять, идет ли речь о бюджете прошлого года или следующего. Напишите краткую аннотацию под названием каждой темы, в которой было бы также указано, сколько времени отводится для ее обсуждения. Вот советы, которые помогут вам правильно составить программу:

- Объясните, с какой целью проводится собрание.

- Проанализируйте предмет собрания.

- Распределите, сколько времени отводится для обсуждения каждой темы.

- Установите время начала и окончания собрания.

- Определите, какая цель стоит перед каждым из участников собрания.

- Объясните ее каждому из них или предложите им участвовать только в интересующей их части собрания.

• Заранее обсудите собрание с каждым из его участников. Составьте себе представление о взглядах и интересах каждого. Это нужно сделать до, а не во время собрания.

• Позаботьтесь о том, чтобы помещение, предназначенное для проведения собрания, было комфортным. Воздух ни в коем случае не должен быть спертым, а освещение тусклым.

• Подумайте, стоит ли предлагать участникам освежающие напитки и закуски. Когда люди относятся к собраниям как к приятному перерыву в работе, собрания становятся гораздо более продолжительными.

• Подумайте дважды, прежде чем решите предложить участникам стулья. Самые быстрые собрания проводятся стоя.

• Установите строго фиксированное время начала и окончания собрания.

• Не распускайте собрание раньше заявленного срока окончания, даже если участники хотят разойтись.

• Начинайте собрание вовремя, даже если пока вы единственный, кто присутствует на нем.

• Всегда назначайте председателя собрания.

• Всегда назначайте ведущего протокол собрания.

• Всегда назначайте ответственного за соблюдение регламента.

• Никогда не включайте в программу пункты типа «Прочие вопросы». Вновь возникшие вопросы должны быть включены в программу следующего собрания.

• Проводите каждое собрание в определенном стиле мышления. Некоторые из них могут быть посвящены относительно быстро решаемым, обыкновенным деловым вопросам. В таком случае планирование будущего развития и поиск творческих идей должны быть включены в программу другого собрания. Эти два типа вопросов требуют применения различных стилей мышления, один из которых неизбежно будет подавлять другой.

• Поиском творческих идей лучше всего заниматься самостоятельно. Попросите участников обдумать свои идеи заранее. Собрание же используйте для того, чтобы обсудить их и прийти к коллективному решению.

• Если собрание переходит в скандал, попросите кого-нибудь вновь направить его в положенное русло. Этим человеком отнюдь не обязательно должен быть председатель, не участвующий в собрании, или беспристрастный «третейский судья».

• Напишите конечную цель собрания на большом листе бумаги и прикрепите его к стене. Когда разговор будет отклоняться от темы, обращайте внимание присутствующих на этот плакат.

• Собрания, перерастающие в скандал, отнимают больше всего времени. Объявите участникам, что они могут ставить на повестку дня свою жалобу или проблему только в том случае, если одновременно предлагают и способы ее решения.

• Следите за тем, чтобы собрание двигалось в запланированном направлении. Избегайте того, что может отвлечь присутствующих от темы или помешать прийти к общему решению. Также постарайтесь, чтобы участники собрания договорились о способах, которыми предполагается претворять в жизнь полученное решение.

• Спросите себя, зачем вы приглашаете на собрание каждого из предполагаемых участников. Не получится ли так, что многие из них познакомятся с вашим проектом уже во время его обсуждения? Готовы ли вы разрешить людям уходить с собрания сразу после того, как вопрос, ради которого они туда пришли, будет обсужден? Что может быть ужаснее, чем присутствовать на собрании, тема которого не имеет никакого отношения к вам и вашей работе!

• Поддерживайте темп собрания, задавая прямые вопросы, когда это необходимо.

• Если ваши собрания часто перерастают в скандал, раздайте каждому из участников по десять цветных фишек. Скажите им, что каждый раз, когда они будут брать слово, им придется расставаться с одной из них. Вместе с фишками кончится и их право выступать. Этот способ заставит любителей поболтать быть более осмотрительными.

• Напомните участникам, что, несмотря на то, что есть место и тема для разговора, цель собрания — достичь соглашения. Скажите, что всякий конфликт только отдаляет достижение этой цели.

• Если вы не председатель, а рядовой участник собрания, то помните, что от вас и таких как вы зависит, насколько успешным окажется собрание.

• Позаботьтесь о том, чтобы ваши выступления были ясными, конкретными, краткими и позитивными.

• Говорите простым языком. Избегайте неуместного формализма и непонятных другим слов.

• Используйте профессиональный жаргон только в том случае, если вы уверены в том, что им владеют все присутствующие.

• Если вы председатель собрания, убедитесь в том, что темы для обсуждения сформулированы таким образом, что от них нельзя уклониться в сторону. Будьте тверды и настойчивы, обрывая тех, кто переговаривается и шепчется между собой.

• Управляя собранием, пользуйтесь не только словами, но и языком телодвижений.

• Смотрите в глаза каждому из участников, чтобы проверить, в какой степени он понимает, интересуется и соглашается с оратором.

• Перед тем как двинуться дальше, фиксируйте ключевые моменты.

• Ведите протокол собрания. Это поможет прояснить:

Принятые решения.

Согласованные действия (в частном и общем масштабе).

Кто настаивал на принятии тех или иных решений.

Когда они будут выполнены.