Василина Бабковская - Розничный персонал от А до Я

– нужно решить вопрос с кофе-паузами и обедом (это может быть, как местная кухня, так и кейтеринг). (Из практики могу сказать, что если конференция будет идти весь день, то нужно делать, как минимум, две кофе-паузы и один обед. Заказывая обеды, постарайтесь максимально учесть вкусы коллег, т. е. не нужно заказывать всем одинаковое меню. Вместо этого можно заказать, например, 50/50 блюд из рыбы и мяса, разнообразив гарнир, и горячее. Таким образом, у Ваших коллег будет возможность сделать свой выбор, исходя из вкусовых пристрастий. Заказать обеденные порции лучше с запасом (на три-пять больше, чем участников), если еда останется, это не страшно, а вот если ее не хватит, это гораздо хуже. Если ресторан может предложить шведский стол, то вышеописанные вопросы отпадут сам собой);

– важно организовать навигацию внутри помещения (расставить указатели, чтобы делегаты не плутали в поисках конференц-зала);

– позитивно, если зал, в котором будет проходить конференция, получится оформить (это могут быть как цветы, воздушные шары, в корпоративной цветовой гамме, так и стойки с информацией о мероприятии);

В идеале для проведения подобного мероприятия может подойти крупный отель, в котором есть конференц-залы. Таким образом, Вы сможете «убить сразу несколько зайцев». Ваши делегаты будут размещены и накормлены, им не нужно будет думать о том, как из отеля добраться до места проведения конференции, им не придется нервничать из-за пробок, плутать по городу в поисках указанного адреса и т. д. Но, для того, чтобы Ваши коллеги были размещены все в одном отеле, важно о бронировании номеров позаботиться заранее. Говоря слово «заранее» я имею ввиду срок, как минимум за полтора-два месяца до начала мероприятия.

3.Как только станут известны даты и место проведения конференции, С ДАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ НЕОБХОДИМО ОЗНАКОМИТЬ ВСЕХ УЧАСТНИКОВ. Ваши коллеги должны не только увязать свои планы с планами компании, но и сообщить Вам о том, нужно ли на них бронировать номер в отеле (не исключен вариант, что кто-то захочет остановиться у родственников или друзей и ему номер в отеле не понадобится). Если Вы планируете бронировать двухместные номера, позаботьтесь о двух вещах:

– кровати в номерах должны быть раздельными;

– соседство – приятным (так, например, разместить приглашенных в номере, можно по территориальному принципу (сотрудники, приехавшие из города N-ка будут заселены в один номер), либо, перед заселением сотрудников в отель, нужно предварительно согласовать с гостями с кем из коллег они хотели бы остановиться в одном номере). На первый взгляд, это мелочи, но, поверьте, пренебрежение данными мелочами, может вылиться в весьма неприглядные сцены.

Говоря о рассылке информации, нужно не забыть, отразить в ней ряд существенных моментов:

– (повторюсь) обозначить дату и место проведения мероприятия (например, выслать фрагмент карты, координаты отеля, номер брони и т. д.);

– указать дресс код;

– описать все организационные моменты (когда начнется регистрация, где и у кого можно поставить печать на командировочное удостоверении и т. д.);

– обозначить ответственное лицо, указав его координаты, к которому можно обращаться в случае возникновения вопросов, либо каких-то форс-мажоров;

– подробно изложить схему покупки билетов.

4.Любое важное мероприятие предусматривает наличие РАЗДАТОЧНОГО МАТЕРИАЛА. Обычно раздатка в себя включает:

– бейдж (лучше, если он будет на шнурке);

– ручку;

– блокнот для записей (либо ежедневник на новый финансовый год);

– программу предстоящего мероприятия;

– все вышеназванное кладется в пакет (кроме бейджа, он вручается каждому из участников при регистрации).

Кроме этого можно в раздатку включить корпоративный значок.

5.Излишне говорить, что как минимум за неделю до мероприятия, у Вас на руках должны быть СПИСКИ НОМИНАНТОВ, руководствуясь которыми, Вы сможете заказать ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЛАКЕТОК(либо кубков, а может и того, и другого). (И не забудьте о музыкальном сопровождении: звук фанфар при награждении).

6. Украшением любой конференции будет её ДОСТОЙНОЕ(запоминающееся) ЗАВЕРШЕНИЕ. Что я имею ввиду, говоря о «достойном завершении»? На мой взгляд, это некая изюминка, которая не только украсит мероприятие, но и надолго останется у Ваших коллег в памяти. Например, посещение театра или экспозиции, а может это будет вечерняя (ночная) экскурсия по городу или посещение кого-то знаменательно места. В конечном счете, все будет зависеть от Вашей фантазии и бюджета мероприятия. Лично я являюсь сторонником цивилизованного завершения дня (это особенно актуально в ситуации, когда на следующий день Ваши коллеги должны принять участие в семинаре или тренинге), т. е. вместо основательной пирушки в ресторане, лучше провести легкий фуршет, после которого участникам будет предложена развлекательно-познавательная программа. Опустив таким образом «занавес», Вы решите сразу две проблемы: Ваши коллеги на следующий день будут не только со свежей головой, но и с новыми впечатлениями. Кстати, перерывы в конференции также можно разбавить весьма интересными идеями, которые будут Вашими коллегами приняты на «Ура!». Например, в холле, там, где будут проходить кофе-паузы, можно поставить будку для моментального фото или пригласить фотографа, который в перерывах будет проводить фотосессии, а после завершения конференции все участники смогут получить свое изображение (как одиночное, так и групповое) на магнитите.

Полагаю, вопросу формата конференции стоит уделить более пристальное внимание. Обычно подобного рода мероприятия проходят в один день. Можно приводить весомые аргументы, как «за», так и «против» этого, я же не вижу смысла долго рассуждать на заданную тему, потому, как каждая компания, решение, относительно продолжительности конференции, должна принимать исходя из текущего положения дел.

Последние три конференции, которые я готовила, были двухдневными. Закономерно напрашивается ряд вопросов: «Почему двухдневными? Что было во второй день?» Принимая решение о продолжительности мероприятия, мы хотели совместить «полезное» с «приятным».

В первый день, как уже говорилось выше, подводились итоги деятельности компании, анонсировались планы на будущее, чествовались победители. Второй день был посвящен обучению, которое проходило в формате бизнес-игры-симуляции. Данного рода игры прекрасно сплачивают команду, помогают не только актуализировать, но и решить ряд вопросов, в зависимости от той проблематики, которую Вы заявили на входе. Впервые с играми-симуляциями я столкнулась лет восемь назад, и была приятно удивлена тем результатом, который они дают. Участники не просто играют, а буквально живут в игре (в хорошем смысле этого слова), целиком погружаясь в процесс. Но для того, чтобы добиться этого погружения, важно не ошибиться с провайдером (мне и моим коллегам посчастливилось посотрудничать с компанией из Риги и все мы остались довольны результатом). Говоря об обучении, я бы порекомендовала для каждой из служб провести свой собственный тренинг или семинар, тем самым, Вы не только воспрепятствуете смешиванию «мух» и «котлет», но и сможете заполнить пробелы в знаниях. Например, тренинг по командопостроению или семинар по управлению персоналом, наверное, будет интересен для главных бухгалтеров филиалов, но не настолько критичен, как для директоров магазинов. Вместо этого, главбухам можно предложить пройти семинар, связанный с изменениями в системе налогообложения.