Юрий Волщуков - Успешный руководитель проекта

Как бы ни хотелось «взять все», честнее вовремя предупредить, что вынуждены отказаться. Но при этом вы в оперативном режиме должны уметь показать, какие у вас проекты есть и в каком состоянии они в данный момент находятся.

Мы говорили, что задача руководителя проекта – отслеживание всех задач проекта, умение заранее предусматривать риски, понимать причины и видеть подводные камни, которые могут повлиять на результат, принимать решения.

Хороший руководитель, как правило, управляет несколькими проектами.

Возникает вопрос: «Как все отслеживать и вести?»

Часто у молодых специалистов в этой области по незнанию и неумению правильно организовать работу возникает проблема. У каждого руководителя проекта в процессе трудовой деятельности нарабатывается определенный опыт в использовании инструментария. Самым первым инструментом у первого руководителя проекта, очевидно, были палочки, камни, которые он раскладывал в определенной последовательности.

Самым простым инструментом у руководителя проекта сейчас является записная книжка. Когда одна из проблем – масштабирование задач одного проекта, записной книжки хватает, но если проектов больше, возникают проблемы в использовании записей.

Много времени тратится не на работу, а на поиск информации. Вы начинаете разбивать на несколько блокнотов каждый проект. Но работа руководителя не сидячая, она требует встреч, договоренностей. Хаос с блокнотиками начинает разрастаться в геометрической прогрессии.

В настоящее время появились удобные инструменты – компьютеры, смартфоны и так далее, но неумение их между собой увязать, согласовать приводит к тому, что у человека гаджетов становится много. В определенный момент это приводит к разрыву связи между событиями, приходит осознание, что нужно использовать инструмент, который позволит вести календарный план работ, отслеживать ответственных. Желательно, чтобы рабочий план видели участники от команды заказчика, потому что дублирование и синхронизация задач отнимает время.

Одним из факторов, влияющих на результативность работы руководителя и успешность выполнения его обязанностей, является эффективность работы с перечнем задач.

Важно правильно выбрать инструмент для ведения этого перечня. Чем больше детализация, тем качественней будет работа с точки зрения управленца.

Желательно весь перечень работ формировать от более крупных к менее крупным. На этапе подготовки договора вы не сможете знать деталей и всех сроков, делается некая сводная оценка, а в начале работы ваша задача, как руководителя, из этого крупного состава работ сформировать более детальный перечень, потом разбить его на операции. Этот список не рождается за один день, работа идет с постепенным нарастанием детализации.

Первая фаза работ – автоматизировать процесс ведения реестра работ с перечнем задач. Преимущества, в отличие от записей в блокнот, заключаются в возможности использования шаблонов задач, их копирования, редактирования списков с минимумом временных затрат, но сложность в том, что если я что-то поменял, надо не забыть передать информацию тому, с кем делился этими данными. В результате через какое-то время количество файлов увеличивается, начинается трата времени на поиск.

Сегодня есть интернет, электронная почта, общие ресурсы. Я рекомендую выбирать облачный сервис или программу, которая позволяет нескольким людям работать в одной и той же среде. Какие преимущества? Вы заводите крупные задачи, люди в команде могут детализировать. Ваша работа не пропадает, а используется другими людьми, в том числе и вами.

На этапе выбора системы для отслеживания работы с задачами и поручениями надо грамотно выбрать систему для заведения перечня задач.

Я советую попробовать системы работы с trello.com, worksection.com и jira (сайт atlassian.com).

В самом начале мы акцентировали внимание на трех объектах, которые должны отслеживаться во время исполнения проекта: время, деньги, люди.

Одним из основных составляющих является команда проекта. Что это такое, и кто в нее должен входить?

В команду помимо людей самого исполнителя необходимо включать людей со стороны заказчика. Попробую объяснить. Результаты проекта сами по себе не существуют. Они начинают работать у заказчика. Чем раньше вы привлечете заказчика к совместной работе над проектом, тем быстрее появится тот результат, который требуется заказчику. Как пример, приведу работу над картиной. Набрасывая эскиз, прорабатывая детали на картине, раскрашивая какие-то элементы картины, вы быстрее сдадите заказчику ее, если периодически будете показывать ему промежуточный результат.

В эти моменты произойдет ваше совместное обсуждение того, что вы увидите. При обсуждении произойдет текущая корректировка, и на следующем шаге вы уже окажетесь ближе к цели, а конечная картина станет ясней.

У любого проекта есть фаза «ввод в действие», это период, когда результаты проекта вводятся в эксплуатацию. Чтобы изменения были полезны заказчику, с самого начала на этапе работы с проектом в команду должны быть включены персоны от заказчика.

Например, вы спроектировали систему – поставляете станок с числовым программным управлением. Для того, чтобы станок заработал, его надо запитать электричеством, соответственно, электричество и точку подключения вам должен выдать заказчик, нужно согласование. Если у вас не будет руководителя проекта от заказчика, то все вопросы, которые возникнут в процессе работы, будут тонуть в пучине тяжб между подразделениями предприятия, особенно если речь идет о крупных компаниях.

Важный момент – при формировании команды в обязательном порядке у вас должно быть согласовано персональное лицо от заказчика для решения вопросов на стороне заказчика.

Кто отвечает за формирование команды?

Если вы хотите успешной работы, то должны принимать участие в формировании этой команды (хотя бы ключевых людей). Однако ситуация может складываться по-разному. Мы уже говорили, что руководителем проекта вы можете стать на разных этапах этого проекта. Замечательно, если вы были на этой должности с момента становления проекта, при заключении договора. В процессе предварительной проработки проекта вы поняли глубинные потребности заказчика. Но ситуация может быть и другой.