Е. Злобина - Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

Остается заметить, что эти цифры являются весьма приблизительными и во многом зависят от специфики деятельности организации и ее финансовых возможностей. В небольших организациях со штатом 30–50 человек обязанности инспектора по кадрам могут в порядке совмещения возлагаться на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Активность проверяющих организаций (прежде всего налоговой инспекции) заставила руководителей предприятий усилить внимание к порядку составления и оформления документов, в т. ч. по личному составу.

Сегодня, порядком оформления трудовых отношений с работниками интересуются представители соцстраха, пенсионного фонда и прокуратуры. Наиболее активно в этой области работают инспекторы Государственной инспекции труда, среди которых немало квалифицированных юристов. В последнее время государственные предприятия активно проверяет Счетная палата.

Юристы отмечают рост правовой активности работников, которые обращаются за защитой своих прав не только в государственную инспекцию труда, но и в суд. Отстаивая правомерность своих действий, работодатель обязан представить проверяющим органам или судебным инстанциям документальное подтверждение принимаемых руководством предприятия управленческих решений, фактов и событий, происшедших в жизнедеятельности организации, документы, фиксирующие отношения с работником, достигнутые соглашения и другие предусмотренные законодательством процедуры.

Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он оставался верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка– это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» указывает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Указанным постановлением Правительства РФ утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Этим же постановлением с 1 января 2004 г. были введение в действие бланк новой трудовой книжки, а также вкладыш в нее.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Введение 1 января 2004 г. трудовых книжек нового образца обернулось стихийным бедствием для кадровиков большинства предприятий. Приобрести трудовые книжки стало значительно сложнее. А у трудовых инспекторов появился еще один повод для претензий – отсутствие запасных бланков. Если раньше бланки трудовых книжек можно было приобрести без проблем, они продавались на каждом углу, то теперь ситуация изменилась в корне: трудовая книжка действительно стала документом строгой отчетности. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина РФ были разработаны бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению таких бланков, которые гораздо серьезнее защищены от подделок.

Бланки выпускаются в заранее определенном количестве, их распространяют только уполномоченные на это организации и индивидуальные предприниматели. При изготовлении новых бланков используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование. Создана специальная бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком «ТК» (его можно увидеть на просвет). Применяется особый способ печати с плавными переходами цвета – ирисовая печать.

Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись «Трудовая Книжка» и вживленные микроволоски. Трудовая книжка теперь сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы. Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем. Можно назвать три крупнейшие организации, где можно заказать и получить бланки трудовых книжек нового образца. Это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб» правительства Москвы и ЗАО «Разносбыт». «СпецБланк» работает в основном по заявкам республиканских министерств и ведомств. ГУП «Главснаб» правительства Москвы – с крупными организациями в Москве и Московском регионе. «Разносбыт» напрямую взаимодействует с организациями всех регионов РФ.

Для того чтобы оформить заявку на изготовление трудовой книжки, необходимо направить письмо-заявку. В письме следует указать наименование организации, банковские реквизиты, ОКПО, ОКОНХ, регистрационный номер в налоговой инспекции, почтовый адрес, индекс, телефон, факс. Письмо должно быть подписано руководителем и бухгалтером и заверено круглой печатью. Получив письмо от работодателя, организация-изготовитель высылает счет на предварительную оплату. С даты оплаты счета организация ставится в очередь на получение трудовых книжек. Поскольку печатает бланки трудовых книжек только Гознак, то ждать приходится около месяца. Доставка изготовленных бланков трудовых книжек будет произведена через ФГУП «Главный центр специальной связи» Министерства связи России, которое занимается доставкой бланков строгой отчетности по всей стране. Но надо отметить, что отправка требует дополнительных расходов. Ограничений по количеству нет. Можно и на 2–3 книжки оформить заявку. Учет всех выданных книжек и вкладышей к ним ведется по номерам. В настоящее время учет ведется очень строго, потому что бесконтрольное расходование трудовых книжек в прошлом имело негативные последствия, с которыми в настоящее время столкнулись пенсионные фонды и органы внутренних дел.

Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек. Она была принята в порядке реализации постановления Правительства РФ «О трудовых книжках», утвердившего правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. С принятием новой инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками. Главным из которых, пожалуй, была Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 г. и немного не дотянувшая до своего 30-летия.

Читать дальше