Коллектив авторов - Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Общие требования к документированию управленческой деятельности

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрировано в Минюсте России 27 января 2006 г. № 7418). Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (М.: ВНИИДАД, 2003)

Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).

Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом

Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1 октября 2004 г., в ред. от 13 мая 2008 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Кроме того, работа со специфической документацией (бухгалтерская, кадровая, торговая и другая) регламентируется специальными актами

Таблица 3

Общие требования к оформлению кадровой документации

Наименование реквизита документа

Требования к оформлению

Наименование организации – автора документа

Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Код организации – автора документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.)

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией

Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают

Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

Дата документа

Дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно-цифровой способ оформления даты

Регистрационный номер документа

Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ

Место составления или издания документа

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования и др.) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа

Адресат документа

Могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа

Гриф утверждения документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера

Резолюция

Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту документа

Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять

Текст

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы)