Коллектив авторов - Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Визы согласования

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату

Отметка о контроле

Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Отметка об исполнителе

Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность работы которых напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:

• организационное обеспечениезаключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;

• правовое обеспечениезаключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т. п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;

• техническое обеспечениезаключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;

• кадровое обеспечениезаключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.

В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.

Таблица 4

Система кадровой документации

Вид кадрового документа

Функции документирования

I. Стратегические документы по управлению персоналом

Кадровая политика

Составление документа.

Утверждение.

Ознакомление.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

План реорганизации структуры персонала компании

Составление документа

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

II. Документация по персоналу

Анкета претендента

Прием.

Распределение.

Регистрация

Заявление о приеме на работу

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о приеме на работу

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Трудовой договор (соглашение)

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Подписка о неразглашении конфиденциальной информации

Прием.

Распределение.

Регистрация

Трудовая книжка

Прием.

Распределение.

Регистрация

Личное дело сотрудника

Хранение.

Справочная работа

Заявление о переводе на другую работу

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о переводе на другую работу

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Заявление о предоставлении отпуска

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о предоставлении отпуска

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о поощрении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Форма расчета заработной платы

Разработка формы документа.

Тиражирование формы документа.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

Заявление об увольнении

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ об увольнении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Выходное интервью

Составление документа.

Хранение

Рекомендательное письмо

Прием.

Распределение.

Регистрация

III. Сводные кадровые документы

Реестр приказов по личному составу

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Реестр заявлений

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Регистрация

Реестр трудовых договоров

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

График отпусков

Составление документа. Согласование и визирование. Утверждение.

Ознакомление