Наталья Добровольская - Анализируй этих! Полное руководство по подбору персонала

Таким образом, оба специалиста – инспектор по кадровому делопроизводству и менеджер по персоналу, – являясь неэффективными, уверены в том, что их загрузка неизмеримо высокая. Рассуждая дальше, можно предположить, как эта уверенность отражается на их мотивации и лояльности к руководителю, который для них в данной ситуации является надсмотрщиком, так как вынужден контролировать каждый их шаг. При этом директор по персоналу взял на себя часть их функционала, теряя время на выполнение их работы, вместо того чтобы решать собственные глобальные задачи. Помогая своим подчиненным, директор по персоналу не успевает полноценно организовать систему охраны труда в организации, построить работу по снижению текучести персонала. Что мы можем получить в подобной ситуации? Изможденного работой директора по персоналу, нерешенные задачи, слабую организацию процесса подбора персонала и кадрового делопроизводства и отсутствие системы охраны труда на предприятии. В сложившейся ситуации бизнес подвергается многочисленным рискам: снижение качества бизнес-процессов вследствие отсутствия ключевых специалистов, вакансии которых отдел персонала никак не может закрыть, штрафы со стороны контролирующих организаций в связи с недоработками по охране труда, неснижаемая текучесть кадров и, как следствие, недовольство высшего руководства работой директора по персоналу. Все это ради того, чтобы сохранить рабочие места за сотрудниками, которые некомпетентны и не хотят развиваться и полноценно вести возложенные на них должностные обязанности. Отмечу, что в данном случае изначально загрузка специалистов была равноценной и соответствующей их должности. Если бы они были способны справляться со своей работой полноценно и своевременно, подразделение смогло бы качественно функционировать. Но, так как директор по персоналу взял на себя львиную долю чужой работы, загрузка стала неравномерной, что не могло не отразиться на качестве функционирования подразделения.

На мой взгляд, любое подразделение бизнес-системы будет уместно сравнить с шахматной доской, где линейные специалисты – это простые фигуры, способные двигаться каждый в своем заданном направлении, а руководитель – фигура ключевая, от которой зависит результат шахматной партии. Если ключевая фигура заменит собой, скажем, коня и будет двигаться в ограниченном пространстве, партия будет проиграна. Поэтому руководителю очень важно правильно распределять функционал, объективно оценивать компетенции подчиненных и не брать на себя их работу, ограничиваясь только контролирующими функциями.

Мотивация персонала – это один из трех китов, на котором строится бизнес. Если персонал будет демотивирован, его работа будет некачественной и формализованной, что не сможет не отразиться на бизнес-результатах. В разрезе нормирования труда мотивацию можно представить в виде маятника: если специалист загружен недостаточно, его мотивация снижается. И, напротив, если загрузка специалиста слишком высокая, мотивация также стремится к нулю. Почему так происходит? Мотивация – это сложная материя, включающая в себя множество составляющих. Любые внешние факторы способны существенно влиять на уровень мотивации сотрудников. Критика, нестабильность, необъективная оценка заслуг сотрудника, задачи, не соответствующие функционалу и уровню сотрудника, – все эти факторы негативно влияют на мотивацию. Низкая или, наоборот, высокая загрузка – это тоже негативные демотивирующие проявления. Дело в том, что на выполнение любых задач требуется определенное количество ресурсов. Ресурсы, которые сотрудник задействует при выполнении задачи, можно разделить на две составляющие: трудозатраты и временные затраты. Рассмотрим отдельно каждую из них.

Трудозатраты – это комплекс усилий (умственных или физических) и набор действий, требуемых для выполнения той или иной задачи. Трудозатраты могут быть низкими, средними или высокими. Например, секретарю поставлена задача разобрать входящую корреспонденцию по датам. Эта задача влечет за собой низкие трудозатраты: она не требует физических усилий, серьезного умственного труда и большого количества действий. Другой пример. Финансовому директору нужно составить бюджет на следующий месяц. Эта задача требует организаторских способностей, многочисленных коммуникаций с руководителями подразделений, сбора информации, аналитической работы. Таким образом, трудозатраты в данном случае будут высокими. Чем выше уровень ответственности сотрудника, тем сложнее будут его задачи и соответственно выше трудозатраты. Иными словами, чем выше должность, тем сложнее работа.

Временные ресурсы – это время, которое сотрудник тратит на выполнение задач. В разрезе рассмотрения временных ресурсов не прослеживается их явная зависимость от трудозатрат. Работы может быть много, она потребует больших временных затрат, но трудозатраты будут минимальны. Временные затраты зависят скорее от объема выполняемых работ. Например, тому же секретарю необходимо заархивировать документы. Их нужно разложить, сделать опись, упаковать в коробки. Это не трудозатратная работа, но временные затраты зависят от количества документов, которые нужно заархивировать.

Бывает, что линейному сотруднику достаются задачи, не соответствующие его профессиональному уровню. Например, секретарю поручают закрыть вакансию главного бухгалтера. В данном случае трудозатраты и временные затраты секретаря будут очень высокими, а результат скорее всего неэффективным. Дело в том, что при постановке задачи помимо трудовых и временных затрат важно учитывать компетентность сотрудников. Что такое компетентность? Компетентность – это уровень владения теми или иными навыками. Существует несколько ступеней компетентности сотрудников:

1. Неосознанная некомпетентность. Этот уровень говорит о том, что сотрудник не владеет нужными навыками и не осознает этого. Как правило, неосознанная некомпетентность присуща новичкам.

2. Осознанная некомпетентность. Это означает, что сотрудник не владеет нужными навыками, но осознает это и понимает, что ему необходимо пройти обучение для дальнейшей эффективной работы.

3. Осознанная компетентность. Это определение того, что сотрудник изучил необходимую информацию, старается применять ее в своей работе, при этом он осознанно отрабатывает необходимый навык, контролируя свои действия.

4. Неосознанная компетентность. На данном уровне сотрудник полностью изучил и отработал необходимые навыки и пользуется ими «на автомате», он не прокручивает в голове алгоритм действий и не нуждается в постоянном самоконтроле.