Наталья Добровольская - Анализируй этих! Полное руководство по подбору персонала

В данной ситуации получается, что:

1. Руководитель оказался в глазах подчиненных ниже, чем его заместитель.

2. Стратегия реализации проекта выработана без участия руководителя.

3. Посредник укрепил свой статус «значимого и знающего».

4. Руководитель растерян и демотивирован.

Как видно, плюсов от неподходящих посредников нет и быть не может.

На рисунке ниже приведена схема назначения посредников в линейной структуре.

Посредники в линейной структуре.

Таким образом, посредник становится носителем информации и одновременно транслятором информации. Ключевая роль посредника – в оперативной и качественной трансляции информации.

Выстраивание эффективных внутрикорпоративных коммуникаций состоит из следующих шагов:

1. Анализ организационной структуры. В процессе оптимизации внутрикорпоративных коммуникаций в первую очередь необходимо проанализировать существующую организационную структуру по следующим параметрам:

• соотношение продающих и обеспечивающих подразделений;

• количество линейных руководителей;

• уровень коммуникаций и скорость взаимодействия между подразделениями;

• эффективная централизация всех процессов относительно филиалов и центрального офиса;

• логика структуры подчиненности;

• отсутствие штатных позиций, дублирующих друг друга по функционалу;

• соответствие численности штатных единиц функциональной нагрузке;

• соответствие должностей выполняемому функционалу;

• наличие релевантных посредников в каждом бизнес-подразделении;

• возможность коммуникаций линейных сотрудников с руководством компании.

2. Выстраивание связей между подразделениями. Бывает, что в организации несколько взаимосвязанных между собой подразделений по факту являются обособленными друг от друга. Причины могут быть разными: проблемы в личных взаимоотношениях руководителей этих подразделений, неразрешенный конфликт, соперничество, несогласованность, негативное профессиональное взаимодействие, личная неприязнь – в любом случае это наносит существенный урон внутрикорпоративным коммуникациям и, как следствие, ухудшает качество бизнес-процессов. Вне зависимости от причин очень важно разрешить сложившуюся ситуацию. Погасить конфликт, объединить проблемные подразделения для реализации одного проекта, в конце концов принять административные меры к участникам конфликта, но выстроить полноценное взаимодействие между подразделениями просто необходимо.

Пример.

В торговой компании возник конфликт между двумя руководителями: директором по логистике и коммерческим директором. Казалось бы, что делить этим достаточно обособленным друг от друга бизнес-подразделениям? Корень проблемы крылся в негативном профессиональном взаимодействии: клиенты компании отказывались пролонгировать договора в связи с несоблюдением сроков доставки. Директор по логистике не считал это проблемой, требующей немедленного разрешения; коммерческий директор, напротив, утверждал, что в сложившейся ситуации есть риск потерять ключевых клиентов. Позиция директора по логистике была следующей: «Да, мы обеспечивающее подразделение, но не менее важное, чем подразделение продающее. Да, у нас есть недоработки, но со временем мы с ними справимся. Я не потерплю, когда другие сотрудники вмешиваются в организацию работы моего подразделения и тем более критикуют качество и скорость работы моих сотрудников».

Позиция коммерческого директора была такой: «Мы лишаемся клиентов, компания теряет прибыль, между отделами возникают конфликтные ситуации, что способствует снижению эффективности моих подчиненных».

Основная проблема заключалась в том, что участники конфликта не шли на контакт и не пытались оптимизировать совместную работу.

Генеральный директор попытался разрешить сложившуюся ситуацию путем организации личной встречи руководителей противоборствующих подразделений. Оба участника конфликта не сдавали свои позиции. Тогда генеральный директор счел необходимым разработать и внедрить систему KPI для сотрудников отдела логистики, основные показатели которой сводились к срокам доставки и целостности продукции.

После того как система мотивации была реализована, ситуация утратила свою остроту, конфликтогенные факторы были устранены, и руководители постепенно вышли на уровень конструктивного взаимодействия.

3. Выбор посредников. Выбор посредников – это один из важнейших элементов выстраивания эффективных внутренних коммуникаций. Основная сложность заключается в перераспределении ролей посредников между сотрудниками компании. Есть такие понятия, как формальная и неформальная структура, формальные и неформальные лидеры. Также важно не забывать о значимости тех или иных подразделений внутри компании. Разберемся по порядку.

Относительно формальной структуры все понятно: это реализованная в компании организационная структура. В случае, если в компании существуют неформальные лидеры, существующая структура перестает работать, образуется некий перекос в уровне подчиненности. Например, вновь назначенный директор по персоналу де-юре является руководителем департамента персонала. Но в данном департаменте есть старейший сотрудник, который так или иначе завоевал авторитет среди коллег и высшего руководства, его мнения и суждения воспринимаются с большим вниманием, у него сложились доверительные отношения с руководителями бизнес-подразделений организации. Фактически данный сотрудник занимает линейную позицию внутри структуры: например, он является менеджером по персоналу. Но в связи с тем, что он, по сути, неформальный лидер, в большей степени именно он до поры до времени управляет потоком информации и выстраивает коммуникации внутри структуры. Таким образом, неформальный лидер является полноценным посредником, так же как и лидер формальный.

Вариантов искажений внутрикорпоративных коммуникаций при наличии неформальных лидеров может быть множество. Но все они являются препятствием на пути выстраивания эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Выход один: ограничить неформального лидера в общении с носителями информации, повысить лояльность неформального лидера, направить его коммуникации в нужное русло, например, делегировав ему часть полномочий и ответственности.

Что касается значимости тех или иных бизнес-подразделений: на разных этапах деятельности компании это могут быть совершенно разные подразделения. Например, на этапе оптимизации штатной численности – это отдел персонала, так как именно сотрудники этого отдела владеют информацией о предстоящих сокращениях. На этапе реструктуризации кредитов это может быть финансовый отдел, так как его сотрудники знают, как обстоят дела у компании в финансовом плане. Когда подразделения становятся значимыми, они являются носителями информации и испытывают приток коммуникаций со стороны остальных сотрудников. Таким образом, уровень информированности значимых подразделений повышается, так как коммуницирующие с ними сотрудники транслируют известную им информацию с целью получить новую информацию от сотрудников значимых подразделений.