Сергей Пузаков - Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 2

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения при направлении в командировку в пределах территории РФ.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Разрешение работнику производить иные расходы следует зафиксировать в приказе или задании на командировку.

Возможно и письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. При этом необходимо получить резолюцию, разрешающую произвести дополнительные расходы, что будет свидетельствовать о правомерности действий работника. Потребность в иных расходах может возникнуть и в период нахождения работника в командировке – подтверждается работодателем письмом, факсом или телеграммой.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы приложением к авансовому отчету чеков, квитанций, счетов, приходных ордеров, расписок и т. п.

После возвращения из командировки работник в трехдневный срок составляет авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1 с указаниями по ее применению и заполнению утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО – 1 «Авансовый отчет», ОКУД 0504505) с приложением надлежаще оформленных документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с заданием на командировку сдает в бухгалтерию (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») и производит окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

Под надлежащим оформлением оправдательных документов понимается их составление по формам, предусмотренным учетной политикой организации и содержащих реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов как не соответствующая условиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письмо ФНС России от 18.08.2009 № 3–2–06/90 «Об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку»).

Если работник не представит авансовый отчет в трехдневный срок, в соответствии со ст. 137 ТК РФ из заработной платы работника может быть произведено удержание суммы выданного аванса «для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой».

При этом определено, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Однако, в соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируетсявозмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому право работодателя на удержание ранее выданной суммы аванса не лишает работника права на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, после представления им авансового отчета и утверждения его работодателем.

Если изменился срок командировки, производится соответствующий перерасчет, в том числе и в том случае, когда работник самостоятельно сократил срок командировки – это может послужить основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности (если задание по командировке работником не выполнено), но не служит основанием для неоплаты фактических дней командировки. Бухгалтерия производит перерасчет на основании табеля учета рабочего времени и авансового отчета. Причину изменения срока командировки работник указывает в служебной записке.

Оплата командировочных расходов, а также компенсация сотрудникам документально подтвержденных расходов может осуществляться как наличными деньгами, так и с использованием банковских карт в соответствии с положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П. При этом порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт должен быть закреплен в учетной политике организации (см. письмо Минфина России № 02–03–10/37209 и Казначейства РФ № 42–7.4–05/5.2–554 от 10.09.2013).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Тот факт, что поездка не признается командировкой, не означает, что работнику не компенсируются расходы, связанные с любой служебной поездкой. Напротив, работодатель обязан обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором.