Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

В крайнем случае промоутеры становятся дополнительными рабочими руками при избытке канцелярской работы: они помогают секретарю-референту оказывать посетителям канцелярские услуги, например подносят стулья и столики, размножают через ксерокс те или иные документы, относят письма и документы на факс для отправки.

Стоит отметить, что степень активности промоутеров служит тем фактором, который во многом влияет на успешность проводимого мероприятия. Выставка становится более зрелищной, интересной, а заодно потенциальные клиенты чувствуют себя более уверенно и комфортно: им помогают найти интересный стенд, предоставляют по первой просьбе раздаточный материал, делают подсказки. А самое главное – вызов стендиста. Когда персонал стенда очень занят, иной посетитель воспринимает это негативно: он не знает, к кому обратиться, теряется, начинает сердиться на экспонента. Зато если промоутер, предлагая полюбоваться экспонатами, сам отправляется на поиски свободного стендиста, это производит на клиента благоприятное впечатление.

Выставочная деятельность сообщает бизнесу высокую степень динамичности, отчего многие традиционные формы рекламы, пиара и паблисити оказываются (при всей их необходимости и полезности) явно недостаточными. Максимум удобств для экспонентов и посетителей в плане обмена информацией дает Интернет. Веб-сайт может и должен служить высокоэффективным сопровождением для любой выставочной кампании. Интернет-ресурс пригоден для размещения самой различной полезной информации: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций, условия участия, списки известных участников, иная документация, программы семинаров (конференций, пресс-конференций), пресс-релизы, тексты (или даже аудио– и видеозаписи) интервью, фоторепортажи, сведения о спонсорах.

Сопровождающий сайт, который правильно будет называть промосайтом, запускается сразу, как только утверждено решение о проведении выставочного мероприятия или об участии в таковом мероприятии. Функционирует же промосайт спустя долгое время после завершения работы выставки, сообщая о ее итогах, значении для развития экономики региона (страны) и т. д. Наиболее примечателен сайт во время самого события, когда ресурс активно загружается разнообразными материалами, в особенности фотографиями стендов и логотипами участников.

В последнее время появилась тенденция к отказу от физического участия в выставках, поскольку веб-технологии позволяют проводить виртуальные выставки в Сети. Следует признать отказ от физического участия глубоко ошибочным. Мировой опыт свидетельствует, что именно реальная выставка, эксплуатирующая максимум чувств посетителей и воспринимаемая как событие в полном смысле этого слова, то есть увлекательное и зрелищное, может иметь успех и принести плоды. Стремление перевести весь бизнес в Сеть приводит к нежелательному снижению уровня сбыта. Сетевые продажи – это рыночная ниша, которую в состоянии занять далеко не каждое предприятие.

Изготовлением, оптимизацией и продвижением веб-сайтов занимаются рекламные агентства или специализированные организации по интернет-рекламе. Выполнение заказа на изготовление промосайта для выставки расценивается в действующем законодательстве как работа, а не услуга, поскольку в результате такой работы приобретается пакет электронных материалов на носителе (веб-странички на DVD-диске), а также нематериальный актив – право на администрирование сетевым ресурсом. По этой причине разработка и последующее обслуживание (размещение в Сети, оптимизация, продвижение и обновление) выполняются фирмой-исполнителем на основании заключенного с экспонентом/организатором подрядного договора, текст которого приведен ниже.

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика работу, указанную в пункте 1.2 настоящего договора, и сдать ее результат Заказчику, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

1.2. Подрядчик обязуется выполнить следующую работу: разработку и обслуживание промосайта Заказчика, именуемую в дальнейшем «Работа».

1.3. Работу Подрядчик выполняет из своих материалов, на своем оборудовании и своими инструментами.

1.4. Работа по разработке и обслуживанию промосайта считается выполненной после подписания Заказчиком или его уполномоченным представителем Акта приема-сдачи работы. Акт приема-сдачи работы подписывается после окончания разработки сайта, после размещения его в сети Интернет, а также после окончания каждого этапа обслуживания сайта соответственно этапам выставки, обозначенным в приложении 1.

1.5. Все права на созданный промосайт Заказчика переходят к Заказчику при подписании Акта приема-сдачи работы.

2. Термины и понятия

Промосайт (далее – сайт) – это совокупность страниц, программное обеспечение, графика, необходимые для правильного функционирования изделия и выполненные в форматах, применяемых при разработке и доступных посредством компьютерной сети Интернет; задачей промосайта является продвижение выставочного мероприятия, чему отвечают дизайн сайта, его посещаемость и другие параметры.

3. Права и обязанности сторон

3.1. Подрядчик обязуется:

3.1.1. До заключения договора предоставить Заказчику необходимую и достоверную информацию о предлагаемой работе, ее видах и об особенностях, о цене и форме оплаты, а также сообщить Заказчику по его просьбе другие относящиеся к договору и соответствующей работе сведения.

3.1.2. При сдаче работы сообщить Заказчику о требованиях, которые необходимо соблюдать для эффективного использования результата работы, а также о возможных для самого Заказчика и других лиц последствиях несоблюдения соответствующих требований.

3.1.3. Выполнять работу с надлежащим качеством, соблюдая сроки разработки и обслуживания сайта, оговоренные в настоящем договоре.

3.1.4. Разработать сайт для дальнейшего его размещения в сети Интернет.

3.1.5. Разместить и проиндексировать сайт в сети Интернет.

3.1.6. Зарегистрировать сайт в поисковых машинах, указанных в приложении № 1 к настоящему договору.

3.1.7. Оперативно производить разработку дополнительных модулей и изменение структуры сайта по требованию Заказчика.