Василий Голованов - Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть

Вторая функция , которую выполняет офис, – это прием клиентов . В каких случаях надо принимать клиентов? По опыту моей работы, 99,9 % договоров удобнее и эффективнее заключать именно у клиента. Почему? Это вопрос очень существенный. Эффективность проведения переговоров и их результативность в разы увеличиваются, если вы находитесь у клиента, потому что можете провести «разведку» потребностей клиента, т. е. клиент у вас перед глазами. Вы можете судить о размере его компании и даже о том, какой рекламой он пользуется и как он находит своих покупателей.

Прием клиентов в своем офисе чаще всего требуется, когда вы рекламируете свои услуги и обслуживаете тех клиентов, которые к вам сами обращаются. Другими словами, вы работаете с первоначально заинтересованными в ваших услугах клиентами на так называемом теплом рынке . Клиенты будут сами вам звонить и стараться к вам приехать, чтобы выяснить все условия ваших услуг, посмотреть на вас и подписать договор. В этом случае эффективность заключения договоров в вашем офисе, естественно, будет выше – ведь вам будут звонить только клиенты, которые уже так или иначе заинтересовались вашими услугами, потому что у них уже есть какая-то проблема и потребность в ваших услугах. И вам остается только грамотно преподнести вашу услугу и, собственно, подписать договор и взять с клиента деньги. Но для этого ваш офис и ваш персонал должны внушать доверие и располагать к сотрудничеству с вами.

Поскольку здесь мы говорим о начале работы с минимальными вложениями и по возможности без офиса (особенно в первые месяцы предпринимательства), то эффективнее всего вести переговоры у потенциального клиента, а именно у лица, принимающего решение! Чтобы убить двух зайцев: собрать больше информации о клиенте и сэкономить на собственном офисе. Таким образом, мы избавляемся от необходимости вложений в аренду офиса на начальном этапе работы.

Третья функция офиса – он нужен для работы менеджеров продаж , если ваша организация работы предполагает наличие наемного персонала, который работает по определенному графику и именно в офисе. Замечу, что можно организовать работу так, чтобы менеджеры продаж работали по свободному графику и в домашних условиях, т. е. дома, с домашнего телефона. Тогда отпадает необходимость в содержании самого офиса.

Кроме того, в офисе помимо менеджеров по продажам может еще работать бухгалтер или целая бухгалтерия, а также руководство фирмой – это четвертая функция офиса. Но в нашем случае в первые месяцы работы, особенно если вы индивидуальный предприниматель и тем более если вы работаете по упрощенной системе налогообложения, можно вполне обойтись и без наемного бухгалтера. Ведь ваша налоговая отчетность в таком случае очень проста. Она сведется к минимуму, если вы, как я рекомендую, во время вашего первого производственного цикла будете работать в одиночку и обойдетесь без дополнительного персонала.

Пятой функцией офиса является проведение общих собраний , встреч с персоналом, «разбор полетов» менеджеров продаж, т. е. собственно работа с людьми, работа с персоналом, управление компанией.

Понятно, что все это делать, например, в домашних условиях не всегда можно, но, как я уже сказал, если первые месяцы работы вы работаете в одиночку, то необходимость в этой функции также отпадает. Если же в первое время штат ваших наемных сотрудников небольшой (1–3 менеджера по продажам), то вполне возможно встречаться и разговаривать, например, в кафе или даже у кого-то дома, выделив для этого буквально 2–3 часа в неделю. В конце концов, собирая людей у себя на квартире, вы можете договориться со своими близкими и родственниками, чтобы вам никто не мешал, чтобы можно было сесть, разобрать все нюансы работы и решить все вопросы.

Шестая функция офиса – обучение персонала . Чтобы ваш персонал добивался нужных вам результатов, чтобы эффективность работы тех же самых менеджеров продаж повышалась, время от времени необходимо устраивать обучение, контролировать их навыки и знания. Но и это можно реализовать в домашних условиях, если условия вам позволяют, либо арендовать на час-два любое пригодное для этого помещение. И это окажется гораздо выгоднее, чем платить за аренду офиса.

Седьмой функцией офиса является, как я уже говорил, отчетность персонала . Отчеты также можно проводить один раз в неделю на той же самой квартире.

Восьмой функцией является проведение собеседований при приеме на работу . Когда вы набираете, скажем, менеджеров продаж, особенно опытных, то далеко не каждый соискатель захочет проходить собеседование, например, в кафе. Возможно, он в принципе не захочет работать в только начинающей свою деятельность фирме.

Насчет только что созданной фирмы у соискателей могут быть свои опасения. Они могут опасаться, что их «кинут», т. е. используют в первые две недели или месяц, а потом не заплатят. Что в глазах соискателя указывает на надежность той ли иной компании? Естественно, ее солидность, о которой неискушенные люди судят, в частности, по офису и его наличию. Для более опытного соискателя, знающего себе цену, может быть важно, сколько времени компания на рынке и каковы отзывы работников, которые на эту компанию работают, что об этой компании слышно, как она себя зарекомендовала и т. п.

Ясно, что, когда вы только начинаете предпринимательскую деятельность, у вас нет ни имени, ни имиджа, ни стажа работы на рынке, ни отзывов людей, которые у вас уже работали или работают. У вас также нет ни солидного офиса, ни каких-то супер-пупер «шоколадных» условий, разнообразных льгот и многого из того, что может дать сотруднику солидная компания, у которой есть деньги на все это.

В этом случае выходом для вас и вашим коньком будет наем, скажем так, необученного и малоопытного персонала, для которого устройство в другие, более известные и раскрученные компании невозможно. Ведь эти компании сразу предъявляют к профессиональным навыкам новых сотрудников повышенные требования. Для таких непритязательных соискателей (в частности, студентов!), с небольшим опытом работы или полным его отсутствием, вполне подойдет и проведение собеседований в каких-нибудь публичных местах. Для встречи с ними подойдут кафе, различные деловые центры, библиотеки, т. е. места, где можно с человеком просто сесть и спокойно поговорить. В каких-то случаях вполне можно пригласить человека и к себе домой.

Мне приходилось проводить собеседования и в офисах других компаний, в которые был свободный доступ. Например, это могут быть офисы сетевых компаний, таких как «Маджерик», «Амвей», «Орифлейм», куда есть возможность свободного прохода, без выписывания пропусков. Они, как правило, специально предусматривают залы с офисной мебелью для проведения презентаций и встреч с соискателями. Там можно сесть за свободный стол и спокойно поговорить вдвоем или даже впятером, попить чаю или кофе.