Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Результативность – душа игры … и планирования. Мы действуем в надежде получить кое-какие результаты, предпочтительно хорошие. «Стоит заметить, что подход к тайм-менеджменту как к азартной и увлекательной игре, а не просто как к «организации времени», еще ждет своего разработчика». [13] Глеб Архангельский, Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – СПб, Питер, 2003 -415с.

В настоящее время успешное обучение новым навыкам иногда применяется с использованием геймификации, или по-русски игрофикации рабочего процесса.

Этот метод основан на нематериальной мотивации сотрудников с увлечением отдаваться труду и жаждать новых достижений. Главная цель – это разжечь желание сотрудник выкладываться на работе так же, как любители компьютерных игр всецело отдаются разного рода стратегиям, гонкам и так далее. Непосредственное отношение к тайм-менеджменту эти игры не имеют.

Подобно настоящему спорту и бизнесу, наша Система Планирования и Контроля (СПК) имеет четкую шкалу достижений в виде значения показателя личной эффектиности, с точностью до 0,01 эффективности (О показателе эффективности см. Главы 4–5).

Рассмотрим первые этапы планирования:

• определение приоритетов в направлениях деятельности;

• выявление бюджета активного и пассивного времени;

• выполнение хронометража, уточнение направлений;

• правила составления недельного расписания;

• простой месячный план.

• покажем, что основная цель управления временем состоит в максимальном сближении весомостей и приоритетов дел.

Рассмотрим в общих чертах нашу СПК – систему планирования и контроля. Она состоит из двух взаимосвязанных подсистем 1-го уровня: Цели и Планы.

Подсистемам более низких уровней соответствуют:

стратегическим целям – долгосрочные планы, на 3–5 лет;

проектам – годовые планы,

задачам – месячные и недельные планы,

занятиям – недельные и ежедневные планы.

Итак, эскиз здания СПК готов, остаётся наполнить её этажи содержанием.

Классическую постановку целей мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей . Теперь нам предстоит операция сбалансирования наших целей в соответствии с запасами имеющегося активного времени.

Приступим к планированию, составив Первоначальный список направлений нашей деятельности или, как иногда их называют, областей жизни.

1) ЛИТ: Литература

2) ПЛР: Плановая работа по специальности

3) ДОМ: Домашняя работа, Семья

4) КЛТ: Культура: книги, театры, Иностранные языки

5) СПР: Парус, Теннис, Шахматы

Поставим на первый план такие направления, которые исходят из наших желаний и жизненных ценностей, и только на второй – внешнюю необходимость. Мы должны решить заниматься больше тем, что действительно имеет для нас значение. Пусть это защита диссертации, карьерный рост, бизнес, культурное развитие, финансовое и семейное благополучие, спортивные достижения, кому что.

Будем считать порядковый номер направления числовым выражением (показателем) ее приоритета. Слово «приоритет» обычно трактуется как первенство в каком-либо открытии, изобретении, либо преобладающее значение чего-то одного по сравнению с рядом других.

Как отмечено ранее ( Раздел 1.3, Определение приоритетов, Правило 80/20 ), в тайм-менеджменте часто расстановка приоритетов – это определение очередности выполнения задач: приоритетные задачи выполнять в первую очередь, остальные – потом, или совсем не выполнять. На коротком промежутке, например, в течение одного дня краткосрочная не важная задача бывает приоритетнее, т. е. выполняется раньше, чем долгосрочная важная задача. Таким образом, в понятии Приоритет важность и срочность задачи взаимосвязаны. Вспомним матрицу Эйзенхауэра в разделе 1.3: А/Важные, Срочные…D/Неважные, Несрочные.

Если от задач перейти к направлениям деятельности, слово Приоритет обретает несколько иной смысл. Будем считать Задачей то, что необходимо выполнить для решения конкретной проблемы. Позвонить другу по телефону, написать третью главу этой книги . Направление деятельности личности – это специфическая область деятельности с её целями и задачами. Например, специальность, бизнес, наука, семья, спорт. Задачи могут меняться ежедневно, направления сохраняются иногда годами, а то и на всю жизнь. И мы можем определить приоритеты направлений в числовых показателях, а не просто в качественных определениях важности и срочности, как для кратковременных задач.

Так, в Списке направлений приоритет Работы по специальности П плр= 2, а домашней работы П дом= 3.

Отсюда, если уж мы какой-то род занятий приняли для себя к планированию, он становится относительно приоритетным, то есть его приоритет определен местом среди других приоритетов.

Далее, мы можем на направления выделять определенное время на неделю, месяц, т. е. составлять бюджет времени, различая два вида Времени – активное и пассивное.

День – наш основной жизненный цикл. Чем бы он ни был наполнен, в нем постоянно присутствует пассивное время (ПВ), свободное от продвижения к нашим целям: сон, прием пищи, утренний и вечерний туалет, поездки на работу и обратно.

Представим это пассивное время в виде остановок на пути нашего поезда к конечной цели – завершению очередного дня. Расписание этих остановок показано в табл. 3.2.

Подведя впервые итог, я удивился с прискорбием, сколь много часов занимает это ужасное ПВ. Оно подобно вынужденным остановкам в пути, неприятно, но что поделаешь. А если это рассматривать как отдых? Остановки способствуют желанию в дальнейшем интенсивнее работать. Ведь осталось еще 9 часов для любимых занятий и работы. Энтузиасты легко найдут в расписании ПВ скрытые внутренние резервы. Например, когда-то я решил работать над своими рукописями в метро (живу недалеко от конечной станции) и так к этому привык, что замечаю порой за собой, пишу не за столом, а на коленях, сидя на диване.