Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Развернув таблицу 3.2 по дням недели, получим бюджет активного времени по всем направлениям деятельности.

Выполнить это совсем не трудно: общее активное время по направлениям и в целом определено, пассивное время – сон, приём пищи, ничегонеделание – не принимаем во внимание.

После этой прикидки в табл. 3.3 у нас практически всё готово для недельного расписания активного времени по дням и часам, табл. 3.4.

Неизбежен конфликт дневного и недельного плана, например, срочные дела «ломают» ровную стену недельного расписания или мы не успели вовремя уложиться с выполнением какого-либо дела, но не желаем прерывать его.

Конфликт месячного и недельного плана: появилась большая задача, и направление, под флагом которого она выступает, съедает время у других направлений.

В этих случаях преимущество отдается дневному и месячному планам по отношению к недельному. Дело в том, что дневные и месячные планы относятся к конкретным задачам, малым для одного дня и большим для месяца. Недельное расписание – просто регулярные ориентиры.

Другой случай похуже: мы увидим, что все дела, которыми хотели бы заниматься, не умещаются в рамках недельной стены. Можно, конечно, увеличить ее высоту за счет уменьшения сна и другого отдыха. Не будем делать этого! Мы не вечный двигатель, лучше доберемся до наших целей чуть позднее, чем упадем от усталости в нескольких шагах от нее. Подумаем, на какие занятия нужно сократить время.

Основной принцип строительства «стены» – недельного расписания – работа крупными блоками, а не мелкими кирпичиками. Экономия времени несомненная. Мы знаем по опыту, любое новое дело требует подготовительного периода для вхождения в него.

Недельный план (расписание, распорядок) даст ориентировочное представление, чем и сколько времени мы можем заниматься для достижения наших целей, – в этом его главное значение.

Чем стабильнее наша недельная «стена», тем уютнее мы чувствуем себя во времени. Недельные планы – статические планы, которые желательно изменять не слишком часто. Ведь именно в малой изменчивости их основное преимущество.

Конечно, мы не собираемся подобно хозяйке пансиона мисс Рони из книги Федина «Города и годы» устанавливать распорядок жизни раз и навсегда. Но все же их статичность – хорошая опора для динамического движения к нашим целям. Чтобы прыгнуть дальше, отталкиваются от прочной опоры. Пусть это будет летний недельный распорядок. И зимний распорядок.

Итак, поверив на слово или проверив хронометражем, будем считать, что затраты времени по всем направлениям деятельности (в сумме) около 50 час в неделю реальны.

Но затраты времени – далеко не все. Остается вопрос, действительно ли нам удастся хотя бы по нескольким основным направлениям выполнить то, что мы хотели, скажем, за месяц?

Естественно, наилучшая проверка достигается практикой. Попробуем составить для себя Простой месячный план , как это показано в табл. 3.5.

В первый столбец данного плана включим список основных Направлений Деятельности.

В столбце 2 записываем активное время, выделенное на каждое направление ( Время по плану Тп ).

Третий столбец ( Дневник выполнения плана ) разделен на более мелкие части соответственно числу дней в месяце, и число этих дней в каждом месяце равно 25. Это сделано для удобства подсчета: норма времени в день – 8 часов, в неделю – 50, в месяц – 200. Эти дни я называю Активными днями. Параллельно шкале активных дней можно разместить шкалу Дней календарных, которая здесь не показана. Естественно, в ней тоже должно быть 25 ячеек: суббота и воскресенье – как один день. Аналогично первым двум-трём дням месяца – все они помещаются в один день, это маленькие каникулы, дни подведения итогов и расслабления. Естественно, правило 8 * 25 = 200 – вопрос не принципа, а индивидуальной нормы.

Каждому направлению в Дневнике соответствуют две строки. В верхней строке ставим наработку активного времени с точность до 0,1 часа (6-ти минут). Нижняя строка каждого направления предназначена для отметки о выполнении той или иной задачи. Содержание задачи дано в Примечаниях под таблицей 3.5.

Например, по направлению ПЛР в первый день затрачено 4 часа активного времени (верхняя ячейка). На этот день намечено завершение задачи з1 , согласно примечанию з1 – Месячный план. Задача з1 выполнена, что отмечено как Jз1. Ана 23-й день намечена задача з3 – НИР, раздел4 , которая не выполнена, почему и осталась с первоначальной отметкой з3 .

В строке Итого записывается суммарная наработка нарастающим итогом, т. е. с начала месяца.

В центре таблицы (после 4-го дня) Дневник имеет разрыв для экономии места.

В четвертый столбец ( Время Т ) заносится итоговое за месяц активное время, затраченное по направлению и всему объему месячного плана.

Продвижение по плану затрат времени отмечается на любой день коэффициентом активности, или просто Активностью.

А=Т/Т п, (3.1)

где Т – суммарное время наработки с начала месяца на данный день;

Т п – плановое время, исходя из нормы 8 часов в день.

Например, на 2-й день А= 15,8/16 = 0,98, где 15,8 – наработка активного времени за 2 дня.

Месяц прошел, пора оценить его результаты. Как видно, сделать это очень просто, за что план и назван Простым . Каждый день мы видим, насколько выполняется план по активности, причем не только текущего дня, но и всего прошедшего периода данного месяца. Это можно сравнить с получением зарплаты не раз в месяц, а ежедневно.

Однако, простота, как известно, хуже воровства. Да, коэффициент активности в итоге равен 0,96, но сколько-то задач не выполнено. Итог вызывает сомнение. Хотелось бы иметь более однозначную оценку, как, например, прибыль в бизнесе или три очка за победу в футбольной встрече. Выход есть, придётся дочитать до 5-й главы.

Примечания:

ПЛР: з1 – Месячный план; з2 – Испытания двигателя; з3 – НИР, раздел4; з4 – Заявка на изобретение генератора

ЛИТ: з5 – Беловик «Киномарины»; з6 – Черновик «Крыма»

ДОМ: з7 – Ремонт пылесоса; з8 – в театр

СПР: