Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

В некоторых научных организациях использовалась, возможно, до сих пор применяется оценка выполнения сотрудниками совокупности задач по баллам – типичный пример оценки по результативности.

Показатели группы А:

1. Научный руководитель НИР – 100 баллов;

2. Ответственный исполнитель НИР – 50 баллов;

3. Выполнение оперативного задания – 30;

4. Участие в испытаниях – 30;

5. Участие в разработке инструкций – 20;

6. ………………………………………….

Показатели группы Б:

1. Защита докторской диссертации – 500 баллов;

2. Защита кандидатской диссертации – 300;

3. Патент на изобретение – 100;

4. Инициативное исследование – 30;

5. ……………………………………

Показатели группы А относились к вкладу сотрудника в общее дело организации, группы Б – к личному росту сотрудника как специалиста. Очевидно, выполнение работы показателей группы А зависело не только от возможностей того или иного сотрудника, но и занимаемой им должности. Работа показателей группы Б была факультативная, для утверждения престижа, и косвенно служила продвижению сотрудника вверх по служебной лестнице.

Естественно, сотрудник, прекрасно справлявшийся с руководством основной научной работы, которая поглощала почти все рабочее время, не мог набрать много баллов по группе Б и был как бы в «отстающих», но это ему прощалось, ибо руководство понимало, от кого зависит благополучие института.

Для личного планирования положительность системы баллов – в том, что разнородные работы оцениваются в одних относительных единицах. Минусы также очевидны. Баллы слабо привязаны к затратам сотрудника по времени (оценка производилась раз в полгода). Такая система ценилась хитрецами, набиравшими приличные суммы на мелких работах, вместо того, чтобы «тянуть лямку» на одной большой.

Возможно, подобная оценка подойдёт настоящему мужчине, который должен:

посадить дерево – 10 баллов,

вырастить сына – 20 баллов,

построить дом – 30 баллов и т. д.

Планирование по результативности – это, в наиболее отчетливой форме, семь пунктов Брайана Трейси, приведенные в первой главе нашей книги: список основных целей, крайние сроки, промежуточные сроки. Т. е. сроки завершения важнее затраченного активного времени. Успеть, как говорит шотландец из анекдота, покрасить крышу, пока не кончится краска.

Учет выполнения плана по результативности имеет несомненное преимущество перед учетом по активности в том, что сравниваются не значения наработанного времени, а реальные достижения, в данном случае уложенные кирпичи. Однако выполнение далеко не всякой задачи удается разложить так легко на ежедневные нормы, как стену на кирпичи. Возможно ли тогда отмечать ежедневно свои достижения? Отвечаем, да, возможно, переходим к следующему показателю.

Эффективность E , согласно ISO 9000, – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и затраченных ресурсов C :

E = Q / C (4.4)

Эффективность во многом определяется Производительностью труда, котораяизмеряется количеством продукции, выпущенной за единицу времени:

P = Q / T (4.5)

где Q – результат, как правило, количество выпущенной продукции в принятых единицах измерения;

T – фактические затраты труда в единицах времени.

Эти фактические затраты будем измерять в затратах чистого, или активного времени – Т . Если мы занимались какой-то задачей 3 дня по часу в день, значит активность составила не 3 дня, а 3 часа.

Эффективность труда является более широким понятием по сравнению с Производительностью труда , так как учитывает не только количественные, но и качественные результаты труда, необходимость рационального использования трудовых ресурсов, достижение поставленной цели к определенному сроку.

Эффективность труда будет тем выше, чем выше производительность труда и чем меньше затраты труда при необходимом качестве работы. В персональной деятельности затратам и качеству тоже принадлежит не последнее место. Это прежде всего вопрос личной честности. Как мы сами оцениваем свою работу: сделана начерно, или доведена до высокого уровня?

Для измерения Результативности выполнения задачи, процесса требуется точка отсчета в виде определенной цели и плана. Для измерения эффективности нужно знать, кроме того, затраченные для достижения цели ресурсы.

Пример 4.1.

Поясним разницу между понятиями Эффективность и Результативность на простом примере. Стояла задача получить прибыль 200 рублей к концу недели, что и было выполнено, но при этом:

а) было затрачено 200 руб.;

б) было затрачено 500 руб.

Итого:

Результативность = Результат / План = 200/200 = 1,0,

Эффективность = Результат / Затраты= 200/500 = 0,4.

Что очевидно: при той же прибыли эффективность уменьшается с увеличением затрат.

Не зря до сих пор специалисты в экономике, как только речь идет о точном расчете эффективности, не могут прийти к единому мнению, ибо в конкретном деле такие факторы, как социальные, личностные и другие не могут быть точно выражены в денежном эквиваленте. У них только нет сомнения, что эффективность Е=0,98 – хорошо, а Е=0,3 и ниже – плохо.

Перед нами стоит более простая задача. В нашей системе организации времени из различных ресурсов – деньги, материалы, время – нас интересует только время. Активное время – наши расходы, Эффективное время – результаты.

Вернемся к определению по формуле (4.4): эффективность – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и использованных ресурсов C, то есть E = Q / C.

Выразим обе части дроби Q / C в общем эквиваленте – времени, подобно тому, как производство выражает свою работу в деньгах. Получим

E= Т e/ Т с, (4.6)

где Т e – эффективное время в часах, эквивалентное полученному эффекту за определенный период;

Т с – затраченные ресурсы активного времени в часах, а не фактически затраченное время, как в формуле производительности труда (4.5) .

В формуле (4.6) знаменатель Т с определяет общий ресурс активного времени, который выделяется на все направления нашей деятельности. Причем независимо от нашего желания. Это те 8 часов активного времени в сутки, которые мы можем потратить на дела, а можем просто растратить впустую.

Значение Т e не так однозначно. В нашей игре эффективное время – это понятие, имеющее двойственную природу:

• эффективное время измеряется в часах, как обычное время;