Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

• эффективное время эквивалентно ожидаемому результату.

Кстати, как назвать человека, который организовывает своё личное время? В литературе по этой теме чаще всего – он просто Вы : решайте, не позволяйте, распоряжайтесь, считайте, составляйте и пр. Иногда это – работник, специалист, тайм-менеджер, само-менеджер, сотрудник. Я предлагаю – Организатор, ибо он организует не только рабочее, но и всё личное время, и сама эта организация – скорее не работа, а Игра.

Организатор личного времени выступает в двух лицах – Заказчика и Исполнителя собственных планов. Предположим, перед нами стоит задача, которую нужно выполнить за пять дней. Определяем для себя норму: стоимость задачи – 40 эффективных часов (эч), срок исполнения – 5 дней. Отсюда ежедневная норма – 8 эч. Итак, мы приступили к работе и выполнили её. Какие могут быть варианты:

1) Идеальный вариант: задача выполнена в лучшем виде за 40 часов, 5 дней, заработано 40 эфчасов, так и запишем наш заработок Т e= 40 эч ;

2) Задача выполнена за пять дней на троечку , не хватило времени на отделку, но Исполнитель уговорил Заказчика и тот уплатил Т e= 40 эч ;

3) То же, что и в варианте 2), но опытный Заказчик, знавший заранее, что так и будет, заплатил только Т e= 20 эч и дал ещё три дня на доработку, почему именно 20 эч станет ясно из рассмотрения 4-го варианта;

4) Заказчику известен фундаментальный закон капитана Мерфи: «Каждая задача требует вдвое больше времени, чем запланировано». Поэтому он стал отслеживать выполнение задачи и платить ежедневно

Т е1= Т · К m,(4.7)

где Т е1– эффективное время как результат затраты активного времени на задачу;

Т – активное время, фактически потраченное на задачу, измеренное хронометражем;

К m≤ 1= (0,5 …0,8) – коэффициент эффективности, названный мной коэффициентом Мерфи.

В чём смысл коэффициента Мерфи? Мы не можем заранее определить, сколько точно времени потребует у нас длительная задача. Но как-то нужно отмечать ежедневное продвижение к цели. Таким образом в течение первой стадии, т. е. до завершения задачи, мы имеем результат на каждый день, определяемый формулой (4.7).

Однако в конце нас ждёт премия, бонус Т f = (1 – К m)*Т с время, эквивалентное эффекту – выполнению задачи, которое мы прибавляем после завершения задачи, в результате

T e= T e1+ T f= T · K m+ (1 – K m) T c (4.8)

Эта основная формула — , она показывает, что планирование по эффективности включает в себя планирование по активности и результативности, где

K m учитывает неточность при определении объёма активного времени, потребного для завершения задачи;

T – фактическое время, потраченное на задачу, при этом T ≤ T c ;

T f – размер бонуса, премии за окончательное решение задачи или её этапа;

T c – затраченный ресурс (выделенный из общего ресурса на задачу, т. е. из 8-ми часов ежедневно на все направления деятельности).

В идеальном варианте 1) , когда задача завершена за отведенное ей активное время и в заданный срок, т. е. T = T c формула (4.8) имеет вид

T e= T e1+ T f= T c· K m+ (1 – K m) T c (4.9)

В следующей главе этот принцип положим в основу оценки не только одной задачи, но всей личной деятельности на примере эффективного месячного плана. Подробнее о коэффициенте Мерфи см. в главе 6, Определение необходимого времени на задачу .

Поставим перед нашим Месячным планом такие условия:

• охватывать всю нашу деятельность за месяц;

• распределять эту деятельность по направлениям и конкретным задачам;

• показывать: фактические затраты Активного времени , а также результат в единицах Эффективного времени по каждому направлению и по плану в целом;

• на любой день иметь данные об Эффективности деятельности;

• представлять картину деятельности в виде, удобном для сравнения показателей с аналогичными периодами прошлого.

В табл. 5.1 показан пример Месячного Плана как основной модели нашей деятельности, основного игрового поля (итоги за первые четыре дня).

План состоит из двух частей: Часть планирования (Столбец А) и Дневник Столбцы (D… G)

В левой части месячного плана (Столбец А) представлены Направления деятельности, обозначенные прописными буквами: РБТ(Работа), ЛИТ(Литература), ДОМ, СПР(Спорт).

Каждому Направлению соответствует две строки. Например, в первой отмечается название направления, проект на месяц, выделенное активное время:

РБТ: Кнг; Т = 40.

Т.е. РАБОТА: Книга, активное время = 40 часов.

Во второй строке – частные задачи на месяц и бонусы (премии) за их выполнение:

1) ПЛН = 2, 2) Гл.4 =2 … Т f= 10

Т.е. 1) Составление месячного Плана, Т f= 2 эч (эффективных часа); 2) Глава книги 4 = 2 эч … Итого Т f= 10 эч. Троеточие означает пропуск других задач, включенных в план за пределами 4-х дней табл. 5.1.

Количество направлений – вопрос персонального вкуса. Минимальное количество очевидно равно двум: РАБОТА и ЛИЧНАЯ ЖИЗНЬ. Меньше имеет только пчела. Или гений, которому не нужно изучать Управление временем , чтобы не отвлекаться от создания шедевров. При десяти и больше – логично задать себе вопрос: не слишком ли я разбрасываюсь? В любом случае, не теряем бдительность, ибо направления склонны размножаться как бы сами собой.

Обычно наши Направления остаются постоянными в течение нескольких лет, хотя внутреннее содержание каждого из них может претерпеть большие изменения. Так, у меня направление Работа имело раньше содержание – Судовое электрооборудование, затем – Наука, теперь это – Управление временем. Множество направлений усложняют учет эффективного времени и увеличивают время собственно планирования, это нам нужно?

Кроме того, слишком узкие направления могут исчезнуть в связи с изменением образа жизни и деятельности. Как следствие – затруднение ведения статистики наших достижений за разные годы.