Патрик Ленсиони - Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса

Повестка дня в режиме реального времени

Сразу же после окончания разминки и обзора статистики (что занимает, как правило, не более чем четверть часа) самое время поговорить о повестке дня. Да-да. Вопреки распространенному убеждению, повестку дня нужно составлять не заранее, а на совещании, после разминки и обзора статистики.

Повестка дня должна отражать текущее положение дел в компании и успешность продвижения к целям, а не предположения и догадки руководителя, запечатленные на бумаге за два дня до совещания. Неразумно пытаться предугадать, какие вопросы нужно будет обсудить, не обладая всей полнотой информации.

Руководители совещаний должны овладеть тем, что я называю дисциплинированной спонтанностью; им нужно преодолеть искушение составить повестку дня загодя и позволить ей самой сформироваться на совещании. Несмотря на то, что в этом случае они несомненно будут меньше влиять на ход событий, эффективность совещания заметно повысится.

Выработать повестку дня в режиме реального времени не так-то сложно. Некоторые темы неизбежно всплывут в виде вопросов: "Нужно ли нам увеличить объемы рекламы в этом месяце, чтобы стимулировать рост продаж?"; "Следует ли отделам маркетинга и коммерческого развития обсудить с аналитиками нашу продукцию?"; "Принимать ли на работу новых сотрудников?"; "Что мы будем делать с перерасходами?" Тактические вопросы должны быть решены для того, чтобы обеспечить успешное выполнение краткосрочных задач.

Во время тактических совещаний главное — это решение проблем и полная ясность. Все препятствия нужно выявлять и устранять, избегая любых недомолвок.

Неизбежные трудности

На пути к успешному проведению еженедельных тактических совещаний может возникнуть ряд препятствий.

Одно из них — искушение составить повестку дня заранее, официально или в черновом варианте. Это неразумно, хотя и объяснимо, если вспомнить о традиционном подходе. Участники должны приходить на совещания с ясной головой и выбирать то, что нужно обсудить, исходя из фактических данных и предоставленной статистики.

Другая распространенная проблема — тяготение к длительным обсуждениям во время разминки. Как правило, участникам при этом становится скучно, а это ведет к снижению способности команды выбрать и грамотно обсудить по-настоящему актуальные вопросы. Чтобы избежать этого, во время разминки следует строго придерживаться правила одной минуты. Этого времени более чем достаточно, чтобы вкратце рассказать о своих планах и даже ответить на пару уточняющих вопросов. Если в это трудно поверить, возьмите часы и смотрите, не отрываясь, на циферблат в течение шестидесяти секунд. Вы поймете, что минута — это не так мало, как кажется на первый взгляд.

Хотя обе названные проблемы важны, самая опасная и распространенная ошибка при проведении еженедельных тактических совещаний — это искушение пуститься в обсуждение долгосрочных стратегических вопросов. Почему этого нельзя делать?

Во-первых, на тактическом совещании у вас не так много времени. Важные и сложные вопросы заслуживают неспешного обдумывания, обсуждения и подготовки. Кроме того, даже опытнейшие руководители не всегда могут быстро переключаться с вопроса на вопрос, тем более разной значимости, (например, между тем, каким классом самолета будут путешествовать сотрудники и нужно ли сливаться с конкурентом). Это все равно, что супруги попытаются одновременно думать, как заставить сына вести себя лучше в школе и что приготовить на ужин.

И наконец, на тактических совещаниях нельзя обсуждать стратегические вопросы, потому что часто руководители, в свете обыденных проблем, неверно воспринимают глобальные задачи. Если же на еженедельных совещаниях ограничиться конкретными и насущными задачами, участники будут больше сосредоточены на их решении и активных действиях.

Все эти трудности можно и нужно преодолеть с помощью дисциплины. Когда ненароком поднимаются стратегические вопросы — а это непременно будет происходить, — руководителю следует твердо прервать обсуждение и предложить перенести его на ближайшее ежемесячное стратегическое совещание.

Это самый интересный и во многих отношениях самый важный тип совещаний. А также самый увлекательный. Именно на ежемесячных стратегических совещаниях участники соревнуются друг с другом, спорят и принимают решения по самым главным вопросам, определяющим деятельность всей компании. На этих совещаниях руководителю и его команде представляется возможность по-настоящему углубиться в один или два важнейших вопроса, не отвлекаясь на рутинные проблемы.

Продолжительность стратегического совещания зависит от выбранной темы (или тем). Желательно планировать его так, чтобы на каждый вопрос отводилось не меньше двух часов; тогда у участников будет достаточно времени и для обсуждения, и для обдумывания, и для принятия решения.

Проводить ли эти совещания раз в месяц или раз в две недели, на самом деле не так уж важно. Главное, чтобы они проходили регулярно; в этом случае они станут "гаванью" для стратегических вопросов, которые рассматриваются на тактических совещаниях. Тогда руководитель и его подчиненные будут знать, что случайно затронутый вопрос не останется без ответа.

Специальное стратегическое совещание

Иногда случается, что вопрос, поднятый на тактическом совещании, настолько срочен, что он не может ждать следующего запланированного стратегического совещания. Но это не означает, что нужно сделать исключение из правил и решать его на еженедельном совещании.

Вместо этого нужно созвать специальное стратегическое совещание. Важно отличать его от тактического, чтобы участники смогли настроиться на соответствующий лад, а также выделить достаточно времени для полноценного анализа и обсуждения. Если для этого требуется, чтобы все отменили запланированные на этот день мероприятия и остались вечером, да будет так. Если вопрос действительно не терпит отлагательства, следует пойти на подобную жертву.

Специальное стратегическое совещание — во многих отношениях самое важное мероприятие для деятельности компании. Именно на нем проявляется способность руководителя и его команды выявить стратегический вопрос, который требует немедленного решения, и уделить ему время даже в ущерб насущным, но не таким значимым тактическим вопросам. Эта практика процветает в мощных организациях, в то время как их менее удачливые конкуренты увязают в повседневных проблемах и однообразных совещаниях. Вывести их из состояния оцепенения может только серьезное потрясение или кризис.