Сергей Павленко - Как навести порядок в бизнесе быстро

Порядок невозможно навести до конца, его можно наводить постоянно, улучшая состояние своего управления, по мере того как внешняя среда стремится ухудшить состояние вашего управления. Даже если вы считаете, что навели порядок и достигли высокого уровня упорядоченности и систематизированности, подумайте о тех компаниях и тех командах, которые построили фирмы, на порядки более сложные и более масштабные, более систематизированные, и подумайте о том, что вы хотите построить компанию такую же, как у них. Такую же огромную, такую же большую и такую же систематизированную. В этом случае, конечно, вам нужно еще раз наводить порядок, и даже не один раз. Вам нужно будет множество раз наводить порядок, переходить на следующую ступеньку управленческой зрелости, и переводить на следующую ступеньку вашу фирму. Но по крайней мере, вы будете тратить меньше усилий впустую, когда немного улучшите порядок!

Когда, зачем и кому нужно наводить порядок? Думаю, многие читатели знакомы с ситуацией, когда не хватает времени на выполнение самых необходимых дел, приходится отнимать время у сна, или у других, ещё более приятных способов провести время.

Могу сказать, что вы не одиноки в своём желании навести порядок. Такое желание есть даже у тех руководителей, которые работают в этой позиции долгие годы, потому что жизнь не стоит на месте, мир развивается и подбрасывает нам новые задачи для решения, в том числе неизвестные никому из наших знакомых. Поэтому наводить порядок нужно всегда. Более того, жизнь и работа организации или бизнеса постоянно ломают тот порядок, который уже создан. Поэтому порядок приходится наводить заново. Мы видим, что предметом этой деятельности является состояние порядка в нашей системе бизнес- организации. Был непорядок или меньше порядка, стало больше порядка. И конечно, не наводится абсолютный порядок. Таким образом, мы наблюдаем изменение состояния нашей предметной системы. Для того, чтобы это изменение состояния произошло, необходимо произвести некоторую работу, некоторую деятельность. Наведение порядка – это «работа» само по себе, это «деятельность». А раз это деятельность, то возникает вопрос – как эту деятельность организовать и провести правильно? Какие законы управляют этой деятельностью? Желательно эти законы знать, чтобы их использовать в своих интересах, так же как силу тяготения можно использовать, если поднимать груз с помощью противовеса, как это делается, например, на подъёмных кранах. Какие лайфхаки можно извлечь из работы другие людей, и своей. Какими лайфхаками могу поделиться я с вами? Необходимо применить несколько фундаментальных методов в упрощённом и облегчённом варианте. Это такие методы, как метод цикла непрерывных улучшений, или кайдзен (также известен под названием Цикл PDSA (Plan-Do-Study-Act), или PDCA (Plan-Do-Check-Act), или Цикл Деминга-Шухарта. Англоязычная аббревиатура не прижилась в Российской Федерации, шире распространено название Процесса Кайдзен. Кайдзен – это процесс постоянных улучшений, в переводе с японского языка).

Следующий фундаментальный метод – это метод системноинженерного подхода, метод выделения систем деятельностей из всей деятельности предприятия, или управления.

Еще один метод – это метод системомыследеятельностной методологии, и схема шага развития. (Несмотря на отпугивающее название, разработанные в этом методе концепции достаточно просты и понятны, и при этом очень мощны. Одна из таких мощных концепций – схема шага развития.)

Например, одна крупная взрослая организация оказалась в ситуации изменения регулирования своего рынка, и заодно была слита с другой крупной организацией. Менеджерам пришлось наводить новое состояние «порядка» в организации.

Рисунок 2. Состояние недостаточного порядка (визуализация).

Пример намерения улучшить порядок в бизнесе

Всем руководителям приходилось рано или поздно задумываться о том, как навести Порядок, и даже делать некоторые практические шаги в этом направлении. Например, у вас конфликты между отделом продаж, отделом закупки и отделом доставки. Для решения этой проблемы, вы хотите разработать инструкции: каким образом отделы должны координировать деятельность между собой, чтобы конфликтов стало меньше. Во-первых, конфликтов будет меньше, следовательно люди будут меньше отвлекаться на их решение. Во-вторых они меньше будут отвлекать вас для решения этих конфликтов, и вы сможете больше времени уделять решению действительно важных стратегических вопросов. Поскольку это очень сложная работа, вы уезжаете в Таиланд в «творческий отпуск», пишете там инструкцию в течение целого месяца, а по возвращению утверждаете эту инструкцию приказом. Вы вводите инструкцию в действие, и рассчитываете, что теперь все работники начнут работать без конфликтов.

Вы рассчитываете, что результат достигнут, порядок увеличен, вас будут меньше дёргать при возникновении тех или иных сложных ситуаций. Однако, за это время уже сформировались новые основания ля конфликтов. Вполне возможно, что для их разрешения вам вскоре придется писать новую инструкцию. Моя гипотеза состоит в том, что эту работу можно делать осмысленно и системно, не обязательно посвящать ей целый полный месяц, и возможно получить долгосрочные положительные эффекты и последствия.

Рисунок 3. Пример попытки наведения порядка.

Я предлагаю применить к этой деятельности четыре метода, которые я обнаружил в библиотеках, протестировал на себе, проверил на практике действенность этих методов. Считаю, что они довольно полезны. Мало того, они достаточно просты, и могут быть применены в деятельности малого или среднего предприятия, и в деятельности отдельного бизнесмена и предпринимателя. Это такие методы, как (1) метод процессного подхода, (2) метод цикла непрерывных улучшений, (3) метод системноинженерного подхода, и (4) метод системомыследеятельностной методологии. Несколько слов поподробнее об этих методах.

Метод процессного подхода и описания деятельности по IDEF0 касается простого описания деятельности и процессов в таком виде, который понятен людям с первого взгляда. Он может применяться для обмена информацией о процессах между людьми и организациями, не требует очень сложных глубоких навыков, и при этом дает достаточно компактное описание.