Ирина Андрианова - Электронные трудовые книжки

© Ирина Владимировна Андрианова, 2021

ISBN 978-5-0053-4703-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Что такое электронная трудовая книжка? Чем цифровая версия отличается от аналога на бумажном носителе? Что представляет собой отчет СЗВ-ТД, как правильно его заполнить и в какие сроки сдавать начиная с 2021 года? Как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности и что делать, если в них обнаружена ошибка?

Разберем подробно каждый из этих вопросов и рассмотрим практические примеры.

Всем известно, что трудовая книжка – это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность ее ведения и учета возложена на всех работодателей согласно Трудовому кодексу РФ. Этот важный документ необходим во многих жизненных ситуациях. Трудовую книжку предъявляют при устройстве на работу, для оформления пенсий и социальных выплат и др.

До 2020 года трудовые книжки существовали исключительно на бумажных носителях и велись в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Однако уже с 1 января 2020 года в силу вступил Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который закрепил возможность существования трудовой книжки в формате цифрового документа и порядок, в котором предоставляются сведения о трудовой деятельности конкретного сотрудника. А благодаря еще одному Федеральному закону от 16.12.2019 №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» у всех работодателей появилась обязанность сдавать новый отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ, в котором отображаются сведения о трудовой деятельности каждого работника (подробнее в разделе 3). По сути своей эти сведения и являются электронной трудовой книжкой.

В 2020-м переходном году в связи с изменением законодательства работодатели должны были уведомить до 31.10.2020 своих работников о переходе на электронные трудовые книжки (далее ЭТК), а работники – подать заявления работодателю о ведении бумажной или электронной трудовой до 31.12.2020. Для работников переход на ЭТК добровольный. Но с 2021 года те, кто трудоустраивается впервые, выбора не имеют, на них бумажная трудовая книжка не заводится и будут подаваться сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.

Работники, которые не имели возможности подать заявление о формате трудовой книжки в 2020 году, имеют право это сделать в 2021 (подробнее в разделе 2). Сведения о своей трудовой деятельности граждане могут получить у своего работодателя в виде выписки в форме СТД-Р, в Пенсионном фонде, в МФЦ или через сайт госуслуг в форме СТД-ПФР (подробнее в разделе 4).

Пенсионный фонд РФ пояснил, что ЭТК – это новый формат знакомого всем документа, который призван обеспечить постоянный и свободный доступ работников к сведениям о своей трудовой деятельности, а у работодателей благодаря ЭТК появятся новые возможности кадрового учета.

Переход на ЭТК является экспериментом и частью масштабного проекта «Цифровая экономика», начало которому положил Указ Президента от 09.05.2017 №203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы». Также запланировано внедрение и другой электронной кадровой документации (трудовые договоры, документы по оформлению командировок и отпусков, учету рабочего времени, по охране труда и др.).

Действительно, у электронной версии есть свои преимущества по сравнению с бумажным документом.

Безусловно, цель внедрения цифровых документов – облегчить жизнь и работодателю и работнику. Для первого ускоряется обработка кадровых процессов, сокращаются затраты, в т. ч. на приобретение бланков бумажных трудовых книжек, минимизируются риски внесения ошибочных данных. А для второго получение информации о своей трудовой деятельности и многих государственных услуг становится более удобным и быстрым. К тому же, бумажные документы часто теряются, а процесс их восстановления может занять много времени, а иногда это практически невозможно. В этом плане электронная трудовая книжка более надежна.

Как видим, преимуществ у ЭТК немало. Но есть и другое мнение – на практике и работодатель и работник могут столкнуться с рядом неудобств из-за перехода на ЭТК.

Осуществлять процесс обработки, передачи и хранения данных можно используя уже существующие, но доработанные бухгалтерские программы.

Все сведения о трудовой деятельности каждого человека накапливаются и хранится в информационной базе Пенсионного фонда, они надежно защищены, утечка или потеря данных практически исключена.

Если в сведениях о трудовой деятельности работника допущена ошибка или информация внесена не полностью, работодатель обязан исправить (дополнить) эти сведения (ст. 66.1 ТК РФ) и предоставить в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.

От сведений в бумажной трудовой книжке информация в ЭТК практически ничем не отличается. Однако данные о поощрениях и награждениях законом не предусмотрены (в бумажную вносятся в соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). И это существенный минус, т. к. сведения о наградах необходимы для получения звания «Ветеран труда». Работнику в этом случае придется подтверждать эти данные предъявляя наградные документы (грамоты, выписки из приказов о награждении), ведь в электронную трудовую книжку сведения о ведомственных и государственных наградах не вносятся. Также в ЭТК не отображаются данные об образовании работника (для сравнения – в бумажной трудовой книжке запись об образовании делается на титульном листе).