Оксана Осадчук - Отжимать – это нормально. Как получать максимум от сотрудников

Следующий важный момент, который зачастую игнорируют управленцы, – это создание и поддержание в актуальном состоянии «рабочих» баз данных, с которыми имеет дело персонал в процессе выполнения своей работы, а именно: клиентская база, база бизнес-партнеров, подрядчиков, фирм и магазинов, в которых производится закупка расходных материалов или заказ услуг и пр.

Как правило, отсутствие должного внимания к администрированию ключевой информации, которой оперируют сотрудники, чревато для фирмы тем, что:

* существенно осложняется поиск нужной информации, вследствие чего происходят колоссальные временные потери;

* решение рабочих вопросов затягивается и в разы увеличивает их стоимость;

* тормозится работа других отделов, случаются «авралы» и возникает угроза срыва проекта;

* компания переплачивает там, где могла бы сэкономить (например, закупая более дорогие расходники или переплачивая на услугах курьерской доставки, ремонта офисной техники или заправки картриджей);

* при увольнении сотрудника теряется часть или вся информация, с которой он работал, а восстановление ее требует времени и дополнительных хлопот.

Так, в одной компании, занимающейся организацией праздников, ведение баз данных было не обязательным и опиралось на персональное желание сотрудника. Разумеется, большинство информации нигде не фиксировалось и хранилось в головах персонала. Стоит ли удивляться, что реализация каждого проекта проходила в этой фирме под лозунгом «И снова – в бой!» и редко обходилась без косяков и накладок?

Или, например, выбор места для проведения праздника. Обычно по факту получения заказа сотрудники упомянутой фирмы «все хором» вспоминали и «гуглили» подходящие под концепцию мероприятия заведения. Потом начинали делать обзвон и уточнять различные детали (вместимость банкетного зала, расчет меню на i чел. и пр.). Разумеется, на все эти действия раз за разом уходило порядочно времени.

А ведь снизить временные издержки на сбор необходимой информации в данном случае можно довольно просто. Нужно лишь один раз создать максимально полную базу данных в Excel с удобной классификацией заведений (например, открытые/закрытые площадки, на какое количество человек рассчитаны, общая площадь, какая кухня и т. п.) и включить в должностные обязанности одного сотрудника ее регулярное ведение и обновление (что значительно проще и занимает гораздо меньше времени).

И при получении нового заказа уже не нужно мучительно извлекать из памяти «что-то подходящее», «висеть на телефоне» или «серфить в Интернете». Достаточно лишь открыть заветный файл на компьютере и выставить необходимые фильтры. И – вуаля! – получить выборку из локаций на 100 % подходящих под требования. И, заметьте, со всем этим в силах справиться один человек. За 1 минуту времени. Неплохо, а?

И последняя тема, которую я хотела бы раскрыть в рамках данной книги, – это правильное внедрение изменений в организации. К сожалению, нередко бывает, что управленцы из-за сопротивления персонала новшествам и их критики бросают давно назревшие в компании нововведения на полпути.

Для того, чтобы задуманная вами реформа внутри фирмы увенчалась успехом, полезно придерживаться двух ключевых моментов.

Во-первых, важно позаботиться о том, чтобы новости о планируемых в компании изменениях были грамотно доведены до персонала, а не свалились, как «снег на голову», или не передались в искаженном виде по внутреннему «испорченному телефону».

Во-вторых, будьте готовы (прежде всего, морально) к сопротивлению работников нововведениям (это естественная реакция) и к применению в их адрес непопулярных мер (вплоть до показательных увольнений).

Давайте рассмотрим подробнее озвученные тезисы и ваши возможные действия.

Часто бывает, что после того, как ТОП-менеджмент компании разработал новую стратегию развития организации, назначил сроки и критерии успешности ее внедрения, он директивно «спускает» серию распоряжений персоналу фирмы и надеется, что «теперь они [сотрудники] заработают по-новому». Спешу вас огорчить: не заработают. Потому что вашим людям проще работать «по накатанной», «как привыкли», и они вовсе не испытывают потребности выходить из зоны комфорта и что-либо менять (помните, что мотивация собственника сильно отличается от мотивации наемного работника?). Отсюда и принципиальная позиция «а-баба-яга-против».

Именно поэтому важно провести общее собрание с персоналом, которого эти изменения затронут. Если ваша компания по численности небольшая, проведите собрание лично – это укрепит ваш авторитет и придаст внедряемым изменениям больше значимости.

Во время такого митинга расскажите сотрудникам, почему вы решились на перемены, каково текущее положение дел в фирме и чем грозит компании и каждому присутствующему в частности игнорирование данной ситуации. Затем объясните выгоды и перспективы для персонала от планируемых нововведений.