Оксана Осадчук - Отжимать – это нормально. Как получать максимум от сотрудников

А во-вторых, даже если вновь принятый на работу и задерживается в коллективе и при этом у вас имеются грамотно составленные должностные инструкции, очень нелишним будет своевременно (то есть еще «на берегу») убедиться в правильном понимании новичком своих должностных обязанностей и внутрифирменных правил. Иначе не избежать ошибок и сбоев, которые обычно, по закону подлости, возникают в самый неподходящий момент и на самом значимом проекте.

В результате руководителю все равно приходится отвлекаться от решения своих управленческих задач, тратить время на устранение «косяков» и «раздачу пряников», засучивать рукава и таки приниматься за обучение «уму-разуму». Но «цена вопроса» в этом случае гораздо выше, чем была изначально.

Поэтому правильнее (и дешевле для организации!) действовать превентивно, то есть каждого принятого в компанию сотрудника «прогонять» по заранее утвержденному плану адаптации и обучения.

И в этой главе я хочу предложить вашему вниманию примерный «скелет» такого плана адаптации, который вы можете доработать под свою организацию. Для удобства программа обучения разбита на небольшие тематические блоки, каждый из которых содержит описание возможных заданий для стажеров, а также пояснения для сотрудника, ответственного за обучение персонала.

Вначале с новым сотрудником проводится краткий инструктаж о компании и принятых в ней правилах, который может содержать следующую информацию.

* О компании: когда и кем основана; основные направления деятельности; преимущества работы с компанией; география деятельности фирмы; места расположения офисов, складов и т. д.

* О клиентах: сегменты рынка, на которые ориентирована фирма; источники для поиска новых клиентов; кто может быть ЛПР (лицом, принимающим решение) в организации потенциального заказчика и т. д.

* Общие условия работы с клиентами: документооборот; минимальная сумма заявки; условия оплаты и предоставления скидок; правила сдачи-приема готовой продукции; условия доставки и т. д.

* Взаимодействие сотрудников внутри компании: с какими сотрудниками фирмы и по каким вопросам будет взаимодействовать новичок.

* График работы сотрудника, рабочее место, схема начисления зарплаты и т. д.

Если в вашей компании есть документы, в которых зафиксирована перечисленная выше информация, – выдайте их сотруднику для ознакомления. Если таких инструкций нет – побудите стажера записать ключевые моменты инструктажа в свой ежедневник или в специальную рабочую тетрадь. Маловероятно, что с первого раза новичок запомнит абсолютно всю информацию, которую вы сообщили, поэтому периодическое обращение к своим заметкам на первых порах существенно облегчит ему выполнение работы и снизит риск возникновения ошибок и путаницы в делах.

Далее задайте сотруднику вопросы, чтобы выяснить, насколько внимательно он слушал вас и хорошо ли запомнил основные рабочие аспекты. Например, это могут быть такие вопросы:

* Назовите основные виды деятельности нашей компании.

* Перечислите общие условия продажи товаров/обслуживания покупателей.

* Назовите правила предоставления скидок клиентам.

* Назовите адреса расположения салонов/CTO/складов/офисов.

* По каким вопросам вам необходимо обращаться в 1-й офис? Во 2-й офис? На склад? С кем взаимодействовать?

* Назовите основные источники поиска клиентов и т. д.

Если стажер затрудняется ответить на вопрос, он может найти ответ в инструкции или в своих записях и зачитать его. В этом случае к этому заданию рекомендуется вернуться позже и повторять его до тех пор, когда новоиспеченный сотрудник сможет самостоятельно по памяти повторить нужную информацию.

Вы также можете предложить обучаемому выполнить несколько простых заданий. Например:

* Придумать три новых источника поиска клиентов.

* Найти в должностной инструкции все ситуации, в которых необходимо обращаться к директору (или иному сотруднику фирмы) для согласования рабочих вопросов, и заполнить таблицу:

Предложите сотруднику не менее 2 раз прочитать свои должностные обязанности, фирменные стандарты и прочие рабочие инструкции, принятые в компании. Затем проведите «экзамен». Сначала – со «шпаргалкой». Называйте вслух вразнобой разные пункты должностной инструкции сотрудника. Задача обучаемого – найти и зачитать алгоритм своих действий в данной ситуации. При этом работник дополняет формулировки словом «я». То есть правильный ответ будет звучать так «Я + шаг a. Я + шаг b. Я + шаг…» и т. д.

Минимальное количество повторений: три на каждый пункт должностной инструкции. Идеальный результат: сотрудник по памяти (без обращения к «шпаргалке») правильно воспроизводит нужные алгоритмы действий.

После предварительного ознакомления новобранца с нормативами, которых он должен придерживаться, и критериями оценки его работы задайте стажеру уточняющие вопросы, чтобы убедиться в адекватном восприятии и запоминании донесенной информации:

* По каким критериям будет оцениваться ваша работа?

* Каких результатов вы должны достигать на этом месте?

* Сколько звонков/встреч надо делать ежедневно?

* По какой схеме будет рассчитываться ваша зарплата?

И так далее.

Если у вас нет строго утвержденного регламента рабочего дня, предложите работнику самому составить 1-3 варианта такого распорядка с учетом стоящих перед ним задач, и попросите обосновать их.

Если новый сотрудник – менеджер по продажам, ему можно дать задание составить на основании каталога услуг и прайс-листов не менее 5 вариантов выполнения ежедневного плана продаж (то есть сколько и каких товаров/услуг нужно продать на заданную сумму).