Джерри Вайссман - Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию

Наверняка вы когда-нибудь присутствовали на презентации, графическое сопровождение которой оказывалось неэффективным. В чем была проблема? Мои клиенты чаще всего дают такие ответы:

• «беспорядочный визуальный ряд»;

• «слайды перегружены информацией»;

• «слайды похожи на таблицу для проверки зрения»;

• «слайды – простая разгрузка данных».

А теперь перефокусируйтесь и встаньте на позицию поддержки аудитории. Что мешает вам? Скорее всего, все тот же синдром «у меня глаза на лоб», который возникает, когда рассказ перегружен деталями, которые докладчик просто вываливает на вас.

Главная причина этого заключается в том, что многие зачастую не проводят различия между документом и презентацией. Они считают презентацию документом. Так возникает синдром презентации-документа, когда выступающий использует визуальный ряд одновременно как средство демонстрации и документ, для показа и для рассказа. Как вы знаете (об этом шла речь во введении), это рудиментарное наследие давнего предшественника презентации – лекционного плаката с рейкой.

В число деловых документов входят:

• годовые отчеты , в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм;

• стратегические планы, в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм;

• маркетинговые анализы, в которых много текста и очень подробных таб лиц, графиков, диаграмм;

• протоколы заседаний, в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм.

Улавливаете суть? Все эти типы документов необходимы и важны в своей области, но это не в презентации.

Таким образом, реальная проблема демонстрационной графики заключается в том, что очень часто выступающие просто берут поток данных – плотный текст с очень подробными таблицами, графиками, диаграммами – и используют его, практически или вовсе без изменений, в качестве демонстрационной графики.

Синдром презентации-документа – одна из наиболее распространенных проблем, которые портят презентации. Выступающие так привыкли полагаться на графику, особенно на слайды Microsoft PowerPoint , что часто считают саму презентацию простым дополнением к этим вспомогательным средствам. По сути, многие ведут себя так, словно презентацией можно пренебречь. Они говорят: «Я не могу посетить вашу презентацию на следующей неделе. Но это нестрашно. Просто вышлите мне слайды!» Или: «Вышлите мне слайды заранее». Слайды PowerPoint рассматривают как раздаточный материал .

Более того, докладчики нередко снабжают зрителей раздаточным материалом до начала презентации. Затем публика читает материал, смотрит слайды и слушает , как выступающий читает то, что написано на слайдах. Это так называемая тройная доставка, всесторонняя атака на органы чувств публики, которая приводит к порой летальному синдрому «у меня глаза на лоб». Использование слайдов в качестве наглядного материала – не что иное, как проявление синдрома презентации-документа . У него существуют и другие симптомы:

• использование слайдов в качестве шпаргалок , чтобы выступающий помнил, о чем говорить;

• чрезмерное обилие деталей в стремлении продемонстрировать легитимность;

• достаточное количество информации для того, чтобы любой другой представитель компании с помощью этих же слайдов мог выступить с аналогичной презентацией, сохранив единообразие материала и его подачи.

Но разве моя обучающая программа называется

• эффективные раздаточные материалы,

• эффективные шпаргалки,

• эффективные детали,

• эффективное единообразие?

Нет.

Она называется «Эффективные презентации».

Презентация – это чистая игра. Она должна служить единственной цели. Помните слова Дэна Ворменховена, главного исполнительного директора Network Appliance , которые он произнес во вступлении к своей презентации: «Выполняет одну функцию и делает ее хорошо». Если презентация служит двум и более целям, они обе приглушаются. Получается ни рыба ни мясо.

Презентация – это презентация и только презентация, ни в коем случае не документ. В конце концов, Microsoft предлагает Word для работы с документами и PowerPoint для презентаций. И вместе им не сойтись.

Если вам действительно нужен документ своей презентации, выберите в меню Вид Microsoft PowerPoint Страницы заметок (см. рис. 6.1). В верхней части страницы заметок содержится та информация, которую увидит ваша аудитория на экране. Нижняя часть – дополнительный раздаточный материал.

Рис. 6.1.Страница заметок в Microsoft PowerPoint

Раздавайте материалы только после презентации. Если вы предоставите их публике до или во время презентации, многие будут просматривать их во время вашего выступления и не станут слушать вас.

Если вас попросили прислать копию вашей презентации для того, чтобы издать материалы конференции в книжном формате, используйте Страницы заметок PowerPoint. Так вы сохраните целостность своих слайдов, которые останутся исключительно презентационным материалом.

Когда на экране один за другим появляются слайды с плотным текстом и очень подробными таблицами, графиками и диаграммами, фокус аудитории моментально и непроизвольно смещается на графику, и все начинают читать. Когда люди начинают читать, они перестают слушать. Графика попадает в центр внимания, а выступающий становится приложением к слайд-шоу и играет роль в лучшем случае голоса за кадром, а в худшем – чревовещателя.

Проблема усугубляется, когда выступающий сам становится читателем. Чтение редко трансформируется во что-то большее, нежели дословная передача написанного текста. Читая дословно, выступающий занимает покровительственную позицию по отношению к аудитории. Присутствующие думают: «Я не ребенок! Могу и сам прочитать!» В результате не получается ни связи, ни общения, ни, скорее всего, убеждения.